スケジュール・タスク・ToDoを一元化する




過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

■『仕事のムダを削る技術

こういう定義を考え始めたのは、以下の本から。

★P112〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●細かいタスクもグーグルカレンダーに入れてタスクを一元化する
自分の時間を見える化することについて、もう少し話を続けます。これは仕事術の本でいう「タスク管理」あるいは「スケジュール管理」といった類の話です。

タスク管理について語るとき、「ToDo」と「スケジュール」を分けるかどうかで、しばしば議論が分かれます。

本来、タスクは、すべてタスクではありますが、ここでは便宜上、スケジュールは少し長い時間がかかるタスク、ToDo は短時間で可能な細かいタスクのことを指すということにします。

●「ToDo」と「スケジュール」を分けるべきかとうか
これは、わたしも、ずいぶん悩んできましたが、今の時点での結論として、は、タスクはすべて、グーグルカレンダーで一元化しています。グーグルカレンダーで、「予定」を決めたら、その「予定」の中の「メモところに、細かいタスクを書いています。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術
―――――――――――――――――――――★


ここに3つの言葉が出てきます。これが本日のテーマなのですが、

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

の3つです。これ以外に私は「アクション Action」という言葉を使う時もあります。これも私なりの定義をして使ってます。

■メリット

まず、これを分けて使うことにおけるメリットは「入れる場所が明確になる」ことです。

入れる場所が明確になると、時間効率が良くなります。なぜなら、「10分、時間ができた」といった時に、スケジュールに分類されるような仕事について、やるかどうか考える必要がなくなるから。
スケジュールに分類したものは、その時間が来るまで忘れていても問題ありません。

10分という時間でやれるのは、ToDoリストにしかないので、ToDoリストから見積もり時間10分以内の作業をやればいいわけです。

本書では、「Googleカレンダーに一元化しなさい」と書かれていますが、このやり方は挫折しました。
今は、それぞれ異なるアプリで管理しています。

異なるアプリで管理しようとすると、どこに入れるかが重要になってきます。
入れる場所を間違えてしまうと、見つからなくなったり、やり忘れたりします。

したがって、ある定義に沿えば、いつ判断しても、誰が判断しても同じ結果になるという定義が必要になります。

■定義

●スケジュール
 始まりの時間が決められている仕事です。
 典型的なものが会議。

●タスク
 複数の作業からなっていて、それぞれの作業内容が明確なもの

●ToDo
 単純作業。ToDoが複数集まるとタスクになる。

●アクション
 ゴールが明確でない仕事。
 仕事自体はゴールははっきりしていますが、まだタスクに分解できるレベルにないものです。
 たとえば、「××について調査する」みたいな仕事です。

 「まず、こんなことをやってみよう」みたいに曖昧なものはここに分類します。

■管理するより、実行する

定義をご覧になってわかるように、まず、スケジュールは他のものと比べるとはっきりしています。

仕事は、だんだん少分解されていくと

 仕事→アクション→タスク→ToDo

みたいな形になります。


ToDoは前後関係がない単発のものですので、Excel などのリスト(一覧表)で管理が可能です。

一方でタスクは、前後関係があるので、ガントチャートなどのツールを使って管理するのが妥当です。これは仕事全体に対しての計画を表していることになります。

アクションは環境や進捗状況によって変化が激しいものです。なのでマインドマップなどのアイディアツールを使ったほうが、発想を広げることができるし、「作っては捨てる」みたいなことを繰り返すので、役に立ちます。

目的や用途を定義として明確化すると、案外管理方法はそれに適したやり方が見つかるものです。
一元化するというのは、管理する上では簡単になりますが、管理することが目的ではなく、「それをやる」ことが重要なので。

ただ、今の悩みは別のツールを使うと、それぞれの相関が取りにくくなってしまうこと(つまり管理しにくい)。
これはいまだ、「これだ!」という方法がありません。

もし、「このやり方なら簡単」という方法を発見された方が見えましたら、教えてください。




■参考図書 『仕事のムダを削る技術

仕組みをつくり、絶えずそれを改善し続けること。仕事のスピードを高めるコツは、とてもシンプルだ。
とはいえ、その当たり前のことができないのも事実。
本書では、ビジネス系人気メルマガの発行人が、仕事にまつわるさまざまなムダを削る極意を6つの観点から具体的に紹介している。




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仕事のムダを削る技術
著者 :こばやしただあき

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●本書を引用した記事
 習熟度が上がったらマルチタスクで処理しなさい
 タスクのリマインダーは開始日時にする
 午前・午後の仕事時間の活用法
 PCは複数台運用をすると効率が上がる
 時間を測り、試行錯誤すると効率が良くなる
 時間を記録することが改善につながる
 「完璧」に作ってはいけない
 朝スッキリ起きられるコツ〜気合を入れる
 朝スッキリ起きられるコツ〜スヌーズで起きる
 朝スッキリ起きられるコツ〜しゃべる
 朝スッキリ起きられるコツ〜2台の目覚ましでスヌーズする
 朝スッキリ起きられるコツ〜今日やることを考える
 朝スッキリ起きられるコツ〜ジタバタする
 朝スッキリ起きられるコツ〜自宅だけ窓際族になる
 仕事のムダを削る技術
 改善の時間
 スケジュール・タスク・ToDoを一元化する
 仕事の効率を上げるコツ:マルチタスク化するといい効果がある
 仕事のムダを削る技術
 ルールに触れるには覚悟が必要
 判断に迷ったら判断基準を聞きなさい
 仕事を仕分ける3つの視点

●このテーマの関連図書


5人分の仕事を3人で回す「ムダ時間」削減術

1つのことを長く続けられる技術

めんどくさがる自分を動かす技術

「時間がない!」を卒業する200のアイデア1日が25時間になる超時間節約術

「グズグズ癖」とキッパリ手を切る200のアイデア人生を浪費しないための超時間管理術





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時間の浪費をやめる




ドラッカー365の金言』より引用

★P271〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

9月2日 時間浪費の中止
●やめても何も起こらなければ結論は、直ちにやめよである。
成果をあげるための第一歩は、時間の使い方を記録することである。時間を自分で記録する人がいる。秘書に記録してもらう人がいる。重要なことは、実際に記録をとることである。

リアルタイムに時々刻々を記録することである。継続して時間の記録をとり、その結果を毎日見ていく。そして、日々の日程を再検討し組み替えていく。

やる必要のない仕事、成果を生まない時間の浪費となる仕事を見つけ排除する。そのような時間の浪費を見つけるためには、記録に出てくるすべでの活動について、まったくやらなかったならば何が起こるかを考えればよい。やめても何も起こらないのであれば、明らかに結論は直ちにやめよである。(『経営者の条件』)

ピーター・ファーディナンド・ドラッカー(著) 『経営者の条件
――――――――――――――――――――――――――――★


これは、

 時間の記録

で紹介しましたね。時間の記録には

 ManicTime

が便利です。意識することなく記録してくれますので。

ただし、記録すること自体が大切なのではなく、PDCAを回して、結果に結びつけるようにすることが重要です。
時間の記録はそのドラッカーの言うとおり「第一歩」に過ぎません。

■重要なのは分析の目的

一番の問題は、

 ・どのような規則で
 ・どのような分類をし
 ・どのように分析するか

ということです。

したがって、ManicTimeを標準で使う限り、いい結果はもたらしません。

たとえば、このソフトを使って

 メールソフトを使っている時間が5割
 EXCEL を使っている時間が2割

だったとして(こんな単純な人は少ないでしょうけど)、だから何?ですよね。

時間の浪費をしているのは、「マウスが動いていない時間」かもしれませんし、「何もPCを操作していない時間」なのかもしれません。

要は、どの様な軸で分析をするのかが重要で、その分析の軸は、どのような目的で分析をするのかによって決まります。

これは、個人の感覚(イメージ)で構わないと思っています。

 ・どうも考えがぐるぐる回りがちだなぁ
 ・メールを読んでも大して成果に放ってないな
 ・インプットに対してアウトプットが少ないなあ

なんでも構いません。まずは、この「何が課題か」「どのようにしたいか」を明確にしないことには、何をどのように分析するかは決まりません。

■分析をすること

もう一つ重要なのは、データを集めて満足しないことです。

たとえば、「インプットに対してアウトプットが少ないなあ」に対して、インプットの時間とアウトプットの時間を測定すると決めたなら、その結果を見て、

 なぜ、期待通りの値になっていないのか

を分析しない限り、どうすればいいのかという答えは出ません。

ところが、データを集めるという作業は結構面倒くさいので、それがある程度達成されると、「やった。データを集め終わったぞ」とある種達成感があります。
これが危険で、一区切り付いただけなのに、「区切り」に満足してしまうんですね。

そうすると、本来の目的はみたつのまま終わっちゃいます。

■成果が出るまで満足しないこと

最終的には、ある分析をして、それの課題について対策をしたら、結果は変わります。
その結果を見て、もう一度分析をするということをやらない限り、成果にはなりません。

当たり前のPDCAですね。

でも、わかっていることと、できることは別物なんですよね。これが現実。
これがドラッカーのいうところの「やめても何も起こらない作業」でしょうかね?




■参考図書 『ドラッカー365の金言

ドラッカーのすごさは、簡潔な文章をもって複雑な世界をずばりと切り裂き、真理を明らかにするところにある。禅師のごとく普通の真理を数言をもって示す。読むたびにこちらの理解が深まっていく。本書『ドラッカー365の金言』は、それら至言のいわば宝石箱である。読者は一万ページを読むことなく真髄を得ることができる。




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ドラッカー365の金言
著者 :上田惇生

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●本書を引用した記事
 新しいシステムには一番協力してほしい人の名前を入れる
 人を動かす:相手の話を聞くときには手を止めなさい
 上司が部下の相談に乗ってくれないのはなぜ?
 海外出張に行くときは、その国の言葉で挨拶をしなさい
 希望の部署に移動する方法
 事前に上司に電話をしてもらう
 人を理解するなら修飾語に注目する
 リスクは上げるより見直す1:リスクは上げるより見直す
 部下力のみがき方2:要約
 遊び時間を作る
 仕事の4条件のスコープを決める
 報連相の手段―上司を捕まえる
 予算管理とは突発費用に対応できること
 巨乳バカ一代
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか2
 面接質問「どんな貢献ができますか?」
 問題認識の手法2―可視化する
 問題認識の手法1―問題と課題
 行動科学で人生を変える
 貢献をしない
 人を動かす:人に好かれる原則5「相手の関心のありかを見ぬいて話題にする」
 上司から歩み寄らないと本当の情報は入ってこない
 人を動かす:名前を覚える努力をする
 学習する組織:マネジメントを学ぶよりも「話す」ことが効果がある
 人を動かす:人に好かれる原則2:聞き手にまわる
 腐ったミカン理論を自分の組織に適用できますか?
 知識とは「何かを変えるもの」
 人を動かす:人に嫌われる方法
 目標は自分だけが管理できる
 人を動かす:日光を吸い込みなさい
 上司には上司がいる
 人を動かす:一心に相手の話を聞くことは、相手に対する最大の賛辞である
 人を動かす:人に好かれる原則3「名前は当人にとって最も快い、最も大切な響きをもつものであることを忘れない」
 人を動かす:人に好かれる原則1「誠実な関心をよせる」人を動かす:人に好かれる原則1「誠実な関心をよせる」
 人を動かす:人に好かれる原則2「笑顔で接する」
 人を動かす:幸福は自分の気持ちで決まる
 人を動かす:笑顔で電話しなさい
 7つの習慣:率先力を発揮する
 意識をして廃棄をしなさい
 人を動かす:あなたの応援がしたい
 7つの習慣:人生の責任を引き受けなさい
 人望が集まる人の考え方:相手に注意を与えて成果を上げるための7つのルール
 人を動かす:相手が優位であることを探す
 7つの習慣:人間は刺激と反応の間に選択の自由を持っている
 人と動かす:他人のことに関心を持たない人は、苦難の人生を歩まねばならない
 チームと個人の関わりを5つに分ける
 7つの習慣:社会通念という歪んだ鏡
 人を動かす:相手の心のなかに強い欲求を起させること
 7つの習慣:MASTERチェックリスト
 人を動かす:心のなかに欲求をおこさせる
 7つの習慣:本は教えるために読みなさい
 人を動かす:相手の立場から物事を見る
 ストレスと付き合う3つのステップ
 付加価値を意識する
 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
 魚の目―フローを見る力4:貯めと開放、3つの力を活用する
 魚の目―フローを見る力2:作用と反作用の視点
 予算管理のコツ1:予定外の予算が出せることが管理
 人を動かす:人に動いて欲しければその人の問題を扱いなさい
 マニュアル・ガイドライン・モットー1
 人を動かす:他人の長所を探しなさい2
 影響の輪2:問題を自分が働きかけると昇進する
 影響の輪1:自分に影響のある問題を外においてはいけない
 弱音を吐くな
 人を動かす:人の8つの欲求を満たす
 タイプ別ストレス発散の方法
 人を動かす:父は忘れる
 人事評価の目的を理解すると評価を利用できる
 人を動かす:罰則は「前向きさ」を失わせる
 今日の決断判断記録を残す
 優先順位と劣後順位を決定する方法
 自分が得意な仕事の仕方を知る方法2:仕事のやり方の特徴チェックリスト
 自分が得意な仕事の仕方を知る方法1:自分が得意な仕事の仕方を知る方法
 「上司」というコンサルタントを雇う
 少数精鋭、数は力?
 援助はうけない
 好き嫌いで仕事をしてはいけない
 予算は2倍にする
 NM法を使う実例
 傍観者の立場で物事を見る
 前後関係がわかると仕事がわかる
 真のプロフェッショナルとは
 問題の見方こそが問題である
 時間の浪費をやめる
 強者が強権をふるうと人は成長しなくなる
 ドラッカー:成功とはなにか
 「ゴールピープル」と「リバーピープル」
 コンセプト化・一般化の効用
 竜頭蛇尾で勉強する
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 サービス労働者の生産性
 ドラッカーが教えてくれるサラリーマンの生産性向上
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 ドラッカー365の金言
 習慣の力を活用する
 原則を作る
 アクションプランには軌道修正が必要
 仕事脳は回転の早さではなく体系化
 目標は部門目標に合わせる
 関係者を巻き込む
 到達基準点を最高にする
 行動に転化する
 部門目標と個人目標
 唯一正しい目標は立てられない
 決定しないという決定
 決断の優先順位

●このテーマの関連図書


松下幸之助成功の金言365

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経営の哲学(ドラッカー名言集)

ドラッカー入門―万人のための帝王学を求めて

プロフェッショナルの条件―いかに成果をあげ、成長するか(はじめて読むドラッカー(自己実現編))

ドラッカー時代を超える言葉―洞察力を鍛える160の英知






■参考図書 『経営者の条件

ドラッカー・エターナル・コレクション第一弾。
絶大な人気を誇る不朽の名著。成果をあげるためにいかなる行動をとるべきか。己の強みを知り、時間を知り、なすべきこととなさざるべきことを知る。すべての知識労働者に必須の書。




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経営者の条件
著者 :ピーター・ファーディナンド・ドラッカー

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●関連 Web
 ビジネスリーダー講座-日経ビジネス
 3分間ドラッカー―ダイヤモンド・オンライン
 経営者のバイブル ドラッカーを学べ―WizBiz
 ピーター・ドラッカー - Wikipedia
 3分間でわかるドラッカー−「経営学の巨人」の名言・至言

●本書を引用した記事
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 常駐タスクをチェックする
 段取りがよくなる段取りシート
 メールはプルシステム2
 ManicTime
 欲しいものを考える
 コーチングの罠
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 面接質問「どんな貢献ができますか?」
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 仕事は4時間で終わらせる
 ClipBor
 優先順位をつける
 ドラッガーのセルフマネジメント
 すぐにやる(ドラッガー 経営者の条件)
 ドラッガーの時間管理
 時間の記録
 知識とは「何かを変えるもの」
 目標は自分だけが管理できる
 睡眠時間を優先する
 コーチングの引き出す質問を使ってはいけない
 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
 人を動かす:罰則は「前向きさ」を失わせる
 意思決定をする
 知識とは「何かを変えるもの」
 自分を律すること
 好き嫌いで仕事をしてはいけない
 自らをマネジメントする
 時間の浪費をやめる
 自分でしか成長できない
 機会をつかむ準備をする
 問題は行動によってのみ解決される
 計画を振り返りましたか?
 目標を達成するには時間配分に気をつける
 習慣の力を活用する
 アクションプランには軌道修正が必要
 計画を作りたければ、まず期限を決める
 ドラッカー名著集1 経営者の条件
 仕事効率を上げる基本ルール(技術編)
 行動を組み込まなければ成果はあがらない
 仕事脳は回転の早さではなく体系化
 目標は部門目標に合わせる
 関係者を巻き込む
 到達基準点を最高にする
 時間の定期点検
 一般的な問題、例外的な問題
 行動に転化する
 時間は常に奪われる
 意思決定回避のリスク
 部門目標と個人目標
 唯一正しい目標は立てられない
 やめる・かえる・へらす
 決定しないという決定
 知識と情報、知識の血肉化
 成果を上げる5つの条件
 フィードバックする仕組み
 時間を分析する
 複数の選択肢を得る
 意思決定をする習慣
 時間を創造する
 時間の定期点検
 時間を塊にする
 目的を明らかにする
 人に任せる
 意見から始める
 時間の使い方を記録する
 ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書


ドラッカー名著集2現代の経営[上]

ドラッカー名著集3現代の経営[下]

創造する経営者(ドラッカー名著集6)

ドラッカー名著集14マネジメント[中]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集15マネジメント[下]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集13マネジメント[上]―課題、責任、実践





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 仕事はゴールから考えなさい

よく言われることですね。
「よく言われる」ということは、「よくできていない」という意味なので、注意しないといけないのですが、本書『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』に、はっとすることが書いてありましたので、共有します。

■出勤したときから、帰る準備をしなさい

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●定時に帰る方法を考える
時間は有限です。どの仕事でも終業時間は決まっており、その時間内に仕事を終わらせるために、スケジュールを組んでいくのが、本来あるべき姿です。

ですから、ぜひあなたに実行してもらいたいのは、「出勤したときから、帰る準備をする」ということです。

定時に帰るために、どのように時間を使えばいいのか―これを考えるのが本来のスケジュール管理であり、そのうえで、「仕事をすべてこなすためにはどうすればいいか」を考えるのです。

考える皿回しは、手当たり次第に皿を回したりしません。決められたパフオーマンスの時間に合わせて、どのように回すかを考えます。
考えない皿回しは、自分の気の向くままに皿を回し、「さあ、これからクライマツクス!」というときに幕を閉められてしまうのです。

鳥原隆志(著) 『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく
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これは全くおっしゃる通り

今日やるべきことは週次プレビューで考えるように、だいぶんと習慣づいたと思っていたのですが、どうやって今日定時内で仕事を終わらせるかについては、朝全く計画を立ててませんでした。目からうろこ。

「やると決める」「やり切る」のは大切なのですが、どうやって所定時間で終わらせるかをちゃんと考えてないと、時間オーバーしてしまうのは明らかですね。

長期計画の時にはやっているのに、短期間のタスクだと、勢いで突入してしまっていました。
定時に帰ろうと思うなら、今日やるべきことのゴールから、いつ、どこまでやるかを考えて、自分のペース配分を考えないと、結局ヘトヘトになりながら残業をすることになります。

いろいろ試してみて、今日の目標達成のポイントになると思ったのは、タスク配分とペース配分。

■タスクの配分をする

今日やるタスクが5つあったとしましょう。そのタスクのうち、もっとも頭を使う仕事はどれでしょうか?
まず、そのタスクをゴールデンタイム(もっとも頭がフル回転する時間)に集中的に割り当てます。

次に今日絶対に終わらないといけない(マストの)タスクはどれでしょうか?
これをシルバータイム(頭も体もそこそこ使う時間)。

残りのタスクは、ロスタイムに配分します。
ロスタイムというのは、余裕時間。つまり、ちょっとした打ち合わせの待ち時間などのスキマ時間と、上記2つのタスクが完了したあとの次のタスクや退社時間までの空き時間です。つまり、残りのタスクというのは、実際には、「実行する時間を決めずに、ゲリラ的に実行する」ということですね。

そうすると、確実に考える仕事とマストの仕事が片付きます。翌日回しでもいい仕事は、やれたりやれなかったりしますが、それは別に明日でもいい。もし、残業時間になっても気力が残っていれば、その他の仕事をすればいいですし、とっとと帰っても構いません。

こういう時間配分をするようになったのは、本書の影響大です。

■午前中のスケジュールに空き時間を作ってはいけない

1時間単位で見た時に、今日のスケジュールに空き時間はありますか?

もしあれば、そこに割り込みをいれられる危険があります。
割り込まれると、今日やるはずだったタスクがこなせなくなります。

なので、私は、当日の朝に空き時間は30分単位で数コマしか作りませんし、午前中は確実にスケジュールのすべてを埋めてしまいます(ダミーのこともあります)。
私にとって午前中は、思考力がよく回るゴールデンタイムだからです。この時間に集中して考えることをしたいので、打ち合わせは、前もって言われている場合を除き、緊急事態以外は受け付けません。

そうすると、午前中に今日の重要なタスクはほとんど完了させることが出来るようになって、午後からは、わりと単純作業だけが残ります。

自分のペース配分にもとづいて今日のスケジュールを配置すると、着々と仕事を進めることが出来るようになりますよ。

■終わりから考える

適切な時間配分をすると、集中力がある時間帯に大切なタスクを実行することが出来るようになります。

一つのタスクが2時間かかる場合に、

 1時間後にはどうなっていたいか
 30分後には何ができていないといけないか

これを考えると、やることが明らかになって、迷走しなくなります。

ゴールに至るストーリーを考えると、余計なことをしなくて済みます。
手元のメモに中間状態のストーリーを書き出してみましょう。

30分でレポートに必要な資料を集めると決めると、余計なことに気を取られて、つい「20分もWebサーフィンをしてしまった」みたいなことが少なくなります。




■参考図書 『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく

「考えて仕事をする」とはどういうことなのか?

「もっと考えて仕事をしなさい! 」
「そんなこと、少し考えればわかるだろう! 」

上司や先輩から、このように叱られることはありませんか?
叱られている本人だって、それなりに考えて仕事をしています。それなのに、うまくいかない。
その本当の原因は、「考えていない」ことではなく、「考え方が間違っている」ことにあります。

仕事のさまざまな場面で、何を考えれば的確な行動ができるのか。できる人が必ず押さえている「15の視点」を本書で解説します。
行動を起こす前の「たった5秒」。そこで何を考えるかが勝負です。




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たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく
著者 :鳥原隆志

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●本書を引用した記事
 指差し確認、もう一度確認
 5秒の予知能力を身につける
 遊び時間を作る
 つまらない会議から抜け出す方法
 仕事は4時間で終わらせる
 親しみのある「たとえ」を使う
 心理的にプレッシャーを与えると交渉が楽になる
 逆算の発想でスケジュールを作る
 定時で帰る方法を考える
 なぜそれがルールなのかを考える
 頑張ろうと思わない
 あふれるコップの水を拭いても無駄
 「あとで…」という言葉には利子がつく
 たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく
 あなたの問題を解決しましょう

●このテーマの関連図書


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posted by 管理人 at 07:19 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

対処療法はパンクの元

仕事でいっつも忙しくしている人と、新しい仕事をどんどん取り込んでいける人がいます。

当然前者の人は残業時間が多い割に結果を出していない場合が多いです。
後者の人は、上司からの信頼が厚くなり、昇進していきます。

これは何が違うのかというと、

 仕事をプロセスとして捉えている

ことの違いが多いです。

私は管理職の昇進面接の面接官もしますが、「仕事のプロセスが見えていない」候補者はまず合格させることはありません。それくらい重要な能力です。

■仕事を見てはいけない


仕事をするときには、仕事そのものを見てはいけません。

  仕事のプロセスを見る

のが仕事をうまく回せるようにするコツです。

これが言葉で言うのは簡単なのですが、そういう見方ができるようになれる人となれない人がいるんですよ。不思議なことに。

仕事のプロセスというのは、複数のタスクと原因と結果からなります。
あたり前ですが。

つまり

  (仕事が発生する原因)→(あなたの仕事)→結果

という流れですね。

で、あなたの仕事というのは、


  (仕事の受け入れ)→作業→作業→作業→………→(結果の提出)

ですね。


作業というのは、最小単位はPCのキーボードを打つことだったり、何かのモノを移動させたり、加工したりすることですね。いわゆる「タスク」です。

この2つの大きな流れがあって、その流れをプロセスと呼びます。
そのプロセスの中で、

 ・どういうところがキーポイントなのか
 ・どういうところは省略したり自動化したり出来るのか
 ・作業が終了すると次の作業は何なのか
 ・何がクリティカルパスか
 ・次の次に何が起きるのか

こういうところが見えている人は、その同じような仕事が発生した時に前回より楽にできるようになります。問題であれば原因自体に手を入れているのでその仕事自体が発生しないんですね。

だから、発生頻度自体も低くなるし、発生したとしても作業に必要な時間が繰り返すごとに短くなっていきます。

結果、同じような仕事はほんとうに必要な部分だけの単純作業になり、何も考えなくてもすむので、仕事自体が早くなり、新しいことにチャレンジする時間も作れます。

こういうのが下手な人は、同じような仕事にいつもバタバタしていて、最後の方になって、「あれが足りなかった」といってはまた残業し、その仕事にかかりっきりなので他の仕事が滞り、ギリギリになるのでまたやっつけ仕事をして同じような失敗をする、という悪循環のまっただ中にいるんですね。

■仕事の能力を改善する


仕事の能力を改善するには

 一つ一つの仕事のプロセスを見る
 複数の仕事のプロセスを抽象化して共通化する

この2つの力を磨く必要があります。

いずれにしてもプロセスが見えない人にはできません。
あなたには今の仕事のプロセスが見えていますか?

まずは、仕事の作業手順を正確に記録するところから始めてください。
これが確実にできるようになったら、たぶん、プロセスとは何かが見えるようになります。

これが見えるようになると、どう改善するかが考えられるようになります。
改善をしていけば自ずと効率は上がっていきます。

posted by 管理人 at 00:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

時間の定期点検

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常に、生産的でない仕事がこの確保済みの時間を蚕食してはいないかと目を光らせなければならない。
時間の管理は継続的に行わなければならない。継続的に時間の記録をとり、定期的に仕事の整理をしなければならない。

P.F.ドラッガー 「経営者の条件」
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時間の使い方は見えない力によって非生産的な方向に引っ張られます。
どのように努力しようと、どのように習慣化しようと、その引力がなくなることはありません。

時間の使い方が改善され、生産性が向上すればするほど、1年前には生産的だった活動が退化し、足かせとなる場合が少なくありません。

これは望ましい姿でもあります。
それはあなたの進歩を表すものです。

しかし、それに気づかなければ害悪にしかなりません。

気づくためには、定期的に自分の時間の使い方を測定し、それを過去の基準ではなく、未来の基準において評価しなければなりません。

ドラッガー自信は毎年2回、過去の時間を振り返り、次の1年になされるべきことを検討していたそうです。




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posted by 管理人 at 04:23 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする