パーキンソンの法則:効率を上げるとムダ時間が増える







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posted by 管理人 at 06:13 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

ダライ・ラマのカバンの中身




私は出張するときも、毎日の出勤のときも同じカバンを使ってます。
海外への出張も、下着と作業服を放り込めば準備完了です。

ちょっと長い出張だと前日に「あれは持ったか」「忘れ物はないか」といろいろ心配になりますよね。

そんなときは、この一節が参考になるかもしれません。


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posted by 管理人 at 10:38 | Comment(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

時間を見える化する






私の改善におけるモットーというか基本原則として以下の様なことを意識しています。


 測定できないものは見えるようにはできない
 見えないものは改善できない

製造業で言えば、「改善=見える化」みたいに言われてます。

もちろん、見えるようになったからといって改善するわけではありませんが、見えるようになれば、どこに問題があるのかがわかるようになります。当たり前の話ですが、問題を見つけてその問題を解決することが改善なので、そもそも問題が発見できないものは改善しようがないわけです。

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posted by 管理人 at 05:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

効率は上げようとしてはいけない



「効率を上げる」。このブログの基本的なテーマなのですが、実は個々の作業の効率を上げるのは簡単ではありません。

過去記事でも触れてますが、カイゼンの基本的な考え方は、

 ・やめる
 ・へらす
 ・かえる

の3パターンで、優先順位もこの順番にしないといけません。つまり、「やめる」が最初に来るべきものなのです。作業の効率を上げるというのは、「かえる」であってこれは一番難しいからです。

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posted by 管理人 at 18:53 | Comment(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

物が増えると時間が減る




「自分の持っているもの」と「時間」って相関関係があるようです。


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●モノに振りまわされない
"モノ"と "時間" は関係ないと思われるでしょうが、これが大いにアリなのです。

モノを持つということは、時間を奪うのです。

モノが増えれば、必然的にそのことを考える時間、心配する時間が増えます。
モノを買いに行くと、遊ぶ時間が増えます。
モノを管理しなければいけない時間が増えます。

モノを探す時間も増えるかもしれません。
探しモノがひとつ見つからないだけで、ぐったり心が消耗した経験は、誰もがあることでしょう。

これでは、私たちがモノをコントロールしているのではなく、モノにコントロールされている事になってしまいます。

しかし、私が伝えたいのはもっと本質的な問題です。

ウルグアイの前大統領、ホセ・ムヒカ氏のこんな名言があります。

 人はモノを買うとき、お金で買っていないのです。
 そのお金を貯めるための人生の割いた時間で買っているのです

私たちが、分不相応なマンションや車を買うために、一体、どれくらいの時間を提供することになるのでしょうか。

まして、「ローンがあるから仕事を辞めたくてもやめられない」「離婚をしたくてもできない」など、我慢を強いられる状態になったら、更に大切な時間を失ってしまうことになります。

ムヒカ氏が来日して、ネクタイを締めない哲学を質問された時、こんなコメントを残しました。

 個人的には、簡素な暮らし、質素な暮らし、モノを抱え込まない人生がいいと思っています。
 そんな暮らしは、本当に私がしたいことをする時間が増えるということを意味します。
 私にとって、ややこしい暮らしとは、新車に買い換えるなど、モノを新しく買い換えること。
 ネクタイよりも大切なモノがあるのです

有川真由美(著) 『「時間がない」を捨てなさい
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確かに言われてみると、モノが多いということは、いろいろ手間が増えるということかもしれません。

特に、多くのモノに囲まれていると、探す手間が増えるということです。
これは由々しき問題です。

電子データなら、PC が検索してくれますが、物理的なものは検索してくれません。
アマゾンの倉庫みたいに、自宅に「モノの置いてある場所検索システム」なんてのがあればいいですが、思いつきで置くから、結局それを探し回る羽目になります。

私などは、トリ頭なので、探している途中で別のことに気が取られて、何を探していたのか自体を忘れることも時々…。

■モノを減らす工夫


我が家では、モノを買うときにひとつルールを作ってます。

 消耗品以外を買うときには、同じ個数を捨てること

まあ、完全には守られていないので、結局者は増えていきますが、それなりにはモノの増加は抑えられているかも。

まあ、ムヒカ氏ほどに徹底できるわけではありませんが、なるべく "モノ" は少なくしたいですね。





■参考図書 『「時間がない」を捨てなさい



いつか時間ができたら、こんなことをしてみたい、あんなところに行ってみたい。でも、たいていは思うだけで、なかなか実現させることはできません。

「だって時間がないですから」そんな自分に、「時間はある」と気づかせてくれるのが、この本です。

毎日の生活では、あっという間に1日が過ぎていきます。新年を迎えるたびに、「今年こそ」と思うのに、ひと月も過ぎれば、また変わらない日常にどっぷりハマっています。

それはどうしてなのか。どうすれば、悔いのない1日、1年を過ごせるのか。会社のために、家族のために使う時間も大事な人生の一部。けれども、それ以上に、大事な自分のための時間、自分を喜ばせる時間も確保しましょう、というのが、有川先生からのメッセージです。自分が優先したいことは何かを考え、それを実践していく、そんな毎日の習慣を今日からはじめませんか?





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「時間がない」を捨てなさい
著者 :有川真由美
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posted by 管理人 at 09:25 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

睡眠時間を優先する




仕事の時間だけでなく、1日24時間のすべてのスケジュールの中で、もっとも大切なのは、仕事でも家庭でも、趣味でもなく、睡眠時間です。

これは、以前に、結局精神的に参ってしまったのは、仕事がきつかったこともたしかにありますが、それよりも、睡眠時間が激減したことが大きな要因だったと感じたからです。

今では普通にサラリーマン生活に復活しており、仕事がきついとかプレッシャーが大きいというのは、会社を長期休みする以前よりもひどくなってそうな気がします。

一方で、それでもなんとかなっているのは、睡眠時間の確保を再優先にしているから、というのが自分でもよくコントロールできていると感じています。

■睡眠時間

睡眠時間は、肉体の疲労を取るだけでなく、脳の疲労も取ってくれます。
その結果、前日どれほどきつい思いをしたとしても、翌日もなんとか出社して、もうちょっと頑張ろうという気になるみたいです。

★P176〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●睡眠だけはしっかりとれ
社会人生活を続けていると、残業や飲み会で帰宅時問が遅くなったり、テレビを観ていて夜更かしをしたりと、生活が不規則になることが多々あります。十分な睡眠時間もとれず、食事のバランスも取れない状態だと、仕事で十分な力を発揮することはできません。

こういった人からは、クリエイティブなアイデアが生まれてくることはないでしょう。早くこの状態から脱したいものです。

ところが厄介なことに、一旦身についてしまった不規則な生活は、なかなか元に戻すことができません。

中には「仕事が終わらなくて徹夜しちゃったよ」と自慢する人もいるのですが、決して褒められたものではありません。

納期直前など、時には徹夜しなければならない状況もあるでしょうが、常態化しているようだと、考えものです。

徹夜したからといって、いいものができるとは限りません。むしろ、悪影響のほうが心配です。

ではどうすれば、不規則な生活に終止符を打つことができるのか。簡単なことです。早く寝ればいいのです

これだけで、だいぶ変わります。早く寝るためには、睡眠以外の時間を減らして睡眠にあてるしかありません。

テレビを観たりゲームをしたりして寝る時間が遅くなるというのは論外ですが、仕事や飲み会、勉強に費やす時間を削ってでも睡眠にあてるべきだと思います。

休むことも、社会人としては大事な仕事だからです
 :
 :(中略)
 :
そう考えれば、寝ることも仕事のうちだということが分かってくるかと思います。

仕事をして余った時間で休むのではなく、休む時間をしっかりとったうえで働くように、少しずつ睡眠の位置づけを変えていきましよう。

時間は無限にはありません。どんな優秀な人にもそうでない人にも、どんなお金持ちの人にもそうでない人にも、一日は 24 時間しかありません。

時間が無限にあれば、いっ寝ていつ起きても構わないと思いますが、有限であるからこそ、寝る時間はいつも決めておくべきです。

その時間になったら、読書や勉強もキリのいいところでやめて、休むことに専念しましょう。それを徹底するだけで、ほとんどの人は不規則な生活から脱することができると思います。
 :
 :(中略)
 :
睡眠の優先順位を下げてまで仕事を頑張っても、いつかは体調を崩してしまいます。

これまでやってきたことが水の抱になったり、与えられたチャンスをふいにしてしまったり、最悪の場合は仕事を休まざるを得ないことだってあるでしょう。

そうならないためにも、しっかりと寝て、規則正しい生活を送ることが大事なのです。

岩瀬大輔(著) 『入社10年目の羅針盤
―――――――――――――――――――――★


■就寝時刻は最優先事項

本書『入社10年目の羅針盤』では、

 「その時間になったら、読書や勉強もキリのいいところでやめて〜」

と書いてありますが、「キリの良い所」などと言っていると、私の場合はズルズルと先延ばしします。

ですので、

 「何をしていようが、時間になったらやめる

ようにしています。

睡眠は最優先事項だからです。

就寝時刻を守るためには、会社は遅くとも夜8時には出ないといけません。
夜8時に出るために、朝はほぼ一番に出社して仕事をします。

そして、寝られるものなら就寝時刻は最大限に前倒しするようにしています。

なので、早くかえれた時には、8時台でも寝ちゃいます。

その代わり、早く目がさめるので、その時間は仕事をしたり勉強をしたりするようにしています。

これをやるようになってから、体調管理がしっかりできるようになった気がしています。

もちろん、飲み会などの例外はちょっとだけあります。
しかし、1週間のうち、例外は1回以下になるようにコントロールしています。1ヶ月でも2回程度までが目安。





■参考図書 『入社10年目の羅針盤

右肩上がりの時代なら、一流企業に就職し、順調に出世して、経済的にもゆとりのある暮らしを築くことが、共通した幸せの概念だったかもしれない。しかし人々の間で物質的な豊かさよりも精神的な豊かさが求められている昨今、若い人たちも、上を目指すだけでは自分の幸せにたどり着くことができないことに気づき始めている。よく「最近の若者は出世欲がない」などと言われるが、出世の先に自分の目的とする場所があるわけではないということを、感覚として分かっているからではないだろうか。

入社10年目というと、30歳前後の若手ビジネスパーソンにあたる。経験を重ね、スキルも身についている頃だが、責任も与えられ、部下を束ねている人もいる。私生活でも結婚や出産を意識するなど、考えることの多い年代だ。若い頃はただがむしゃらに進めばよかったかもしれないが、30代以降はしっかりと方向を定めて進んでいかなくては目的地にたどり着けない。

うまくいかない時、つまらない仕事をしなければならない時もあるだろう。しかし自分の目標が定まっているのであれば、それを平然と乗り越えていく術も必要だ。

 失意泰然(しついたいぜん)、得意淡然(とくいたんぜん)。

うまくいっていない時こそどっしりと構えよ、うまくいっている時こそ謙虚であれ、といった意味合いの言葉だ。この本でも紹介している。




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入社10年目の羅針盤
著者 :岩瀬大輔

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●本書を引用した記事
 オフラインモードで内面刺激を受ける
 イライラしたら飴におさめてもらう
 他人の感情を読み取る
 楽しい仕事はない。楽しめる仕事はある
 政治的見解は述べてはいけない
 入社10年目の羅針盤:転職するなら地方にいけ
 睡眠時間を優先する
 モチベーションが上がるトリガ
 決断力をつけるのは睡眠とリラックス
 できる人は単純作業ですらレベルが違う
 楽しいふりをすると楽しくなる
 少人数でする仕事があなたを成長させる
 論理的に話すコツは、話す前に紙に書くこと
 英語や中国語は度胸で話せる
 相談の作法
 入社10年目の羅針盤

●このテーマの関連図書


仕事でいちばん大切な人を好きになる力

東大×ハーバードの岩瀬式!加速勉強法

社会人のための勉強力の基本(だいわ文庫)

入社1年目の教科書

ハーバードMBA留学記資本主義の士官学校にて

金融資本主義を超えて―僕のハーバードMBA留学記(文春文庫)





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テレビから離れる




私の勝手な判断ですが、普通のサラリーマンにとってもっとも効率が悪いのはテレビやインターネット動画サイトです。

たとえば直近1週間で、これらにどのくらいの時間を使ったか思い出してみてください。
そして、それらを見ることで得られたものがどれくらいあるかを考えてみてください。

教養番組みたいなものもありますが、殆どはニュース、スポーツ、バラエティ、ドラマ、映画だったのではないでしょうか。

これらは見ても、見なくても、仕事や私生活にほとんど影響しません。

逆に、睡眠時間や、勉強の時間を削ったりしてませんか。

■テレビは見ない

とくに、テレビ番組は、ある時間になったら始まるので、その時間に合わせて、今やっていることをやめて見ることになります。

もちろん録画して自分の都合のいい時間になったら見るという方法もあるでしょうけど。
一時期、リアルタイムで見るのをやめて、録画して都合のいい時間に見るようにしようと思った所、録画するばかりで、どんどん見る時間が短くなり、結局テレビも録画も見なくなりました。

見てもみなくても結果は変わらないことに気がついてしまったから。

ドラマなどで1時間を浪費するくらいなら、本を読むなり、Web で面白いものを探すなりしていたほうがよほど生産的です。

ある学術調査によると、テレビを見ている時というのは、脳はほとんど活動していないそうです。
一方、小説などを読んでいる時には、脳は活発に活動しているそうです。

何かを読むというのは、目から画像情報を入れて、それを文字として認識して、そこに書いてある文章を認識し、それをイメージにして理解するというプロセスが必要だそうで、脳は働き続けています。

一方で、テレビなどの動画を見ている時には、それがあまり活性化されないらしいです。

結局、そんな時間があったら、寝ていたほうがマシ、ということでどんどんテレビから離れてしまって、今では1週間の全部合わせても1時間を超えない程度しか見ている時間はありません。
※食事中にテレビがついている時があるんですよ…。その時は見てます。

別に、最新のニュースは、スマホのトップ画面に Google 君が表示してくれますし、職場でも話題になるでしょう。今すぐニュースを見ないといけない理由はありません。

スポーツや娯楽番組は息抜きとしては必要ですが、夜中の中継放送を見て、翌日寝不足で会社っていうのは、息抜きの域を超えてますよね。

私は、過去にウツで体調を崩した経験から、1日の時間割の中で再優先で確保する時間は睡眠時間にしています。仕事の時間や家族との時間はその次。

テレビを見る時間は、優先順位としてはほぼ最下位です。
結局、テレビや動画はほとんど見なくなってます。

■今やるべきことをやれば

結局、今何を優先するべきかを考えればいいだけのこと。

7つの習慣などでいう、「重要なこと」と「緊急なこと」のマトリクスを頭の中に描くだけで、たぶんテレビやスマホの動画などは自然に離れていってしまいました。

テレビを見る時間はあっても「やるべきことをやる時間がない」というのは、有限な時間の使い方を見なおしたほうがいいかと。時間なら使い方次第でなんとでもなるのだから。

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緊急の仕事を優先する



一般的に言うと、重要度の高い仕事ほど緊急度が低いです。もちろん、例外もありますが。

たとえば、自分の成長のためには勉強することが必要ですし、進捗や振り返りのためのレビューは欠かせません。
でも、毎日の締め切りはやってきますし、トラブルも毎日のように起きます。

多くのビジネス書では、「重要度の高い仕事を優先させなさい」という書き方をしていることが多いですね。
実際に私も、日次レビューの時間は定時前にスケジュールを予約してあって、割り込みがされないようにしてます。

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スケジュール・タスク・ToDoを一元化する




過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

■『仕事のムダを削る技術

こういう定義を考え始めたのは、以下の本から。

★P112〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●細かいタスクもグーグルカレンダーに入れてタスクを一元化する
自分の時間を見える化することについて、もう少し話を続けます。これは仕事術の本でいう「タスク管理」あるいは「スケジュール管理」といった類の話です。

タスク管理について語るとき、「ToDo」と「スケジュール」を分けるかどうかで、しばしば議論が分かれます。

本来、タスクは、すべてタスクではありますが、ここでは便宜上、スケジュールは少し長い時間がかかるタスク、ToDo は短時間で可能な細かいタスクのことを指すということにします。

●「ToDo」と「スケジュール」を分けるべきかとうか
これは、わたしも、ずいぶん悩んできましたが、今の時点での結論として、は、タスクはすべて、グーグルカレンダーで一元化しています。グーグルカレンダーで、「予定」を決めたら、その「予定」の中の「メモところに、細かいタスクを書いています。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術
―――――――――――――――――――――★


ここに3つの言葉が出てきます。これが本日のテーマなのですが、

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

の3つです。これ以外に私は「アクション Action」という言葉を使う時もあります。これも私なりの定義をして使ってます。

■メリット

まず、これを分けて使うことにおけるメリットは「入れる場所が明確になる」ことです。

入れる場所が明確になると、時間効率が良くなります。なぜなら、「10分、時間ができた」といった時に、スケジュールに分類されるような仕事について、やるかどうか考える必要がなくなるから。
スケジュールに分類したものは、その時間が来るまで忘れていても問題ありません。

10分という時間でやれるのは、ToDoリストにしかないので、ToDoリストから見積もり時間10分以内の作業をやればいいわけです。

本書では、「Googleカレンダーに一元化しなさい」と書かれていますが、このやり方は挫折しました。
今は、それぞれ異なるアプリで管理しています。

異なるアプリで管理しようとすると、どこに入れるかが重要になってきます。
入れる場所を間違えてしまうと、見つからなくなったり、やり忘れたりします。

したがって、ある定義に沿えば、いつ判断しても、誰が判断しても同じ結果になるという定義が必要になります。

■定義

●スケジュール
 始まりの時間が決められている仕事です。
 典型的なものが会議。

●タスク
 複数の作業からなっていて、それぞれの作業内容が明確なもの

●ToDo
 単純作業。ToDoが複数集まるとタスクになる。

●アクション
 ゴールが明確でない仕事。
 仕事自体はゴールははっきりしていますが、まだタスクに分解できるレベルにないものです。
 たとえば、「××について調査する」みたいな仕事です。

 「まず、こんなことをやってみよう」みたいに曖昧なものはここに分類します。

■管理するより、実行する

定義をご覧になってわかるように、まず、スケジュールは他のものと比べるとはっきりしています。

仕事は、だんだん少分解されていくと

 仕事→アクション→タスク→ToDo

みたいな形になります。


ToDoは前後関係がない単発のものですので、Excel などのリスト(一覧表)で管理が可能です。

一方でタスクは、前後関係があるので、ガントチャートなどのツールを使って管理するのが妥当です。これは仕事全体に対しての計画を表していることになります。

アクションは環境や進捗状況によって変化が激しいものです。なのでマインドマップなどのアイディアツールを使ったほうが、発想を広げることができるし、「作っては捨てる」みたいなことを繰り返すので、役に立ちます。

目的や用途を定義として明確化すると、案外管理方法はそれに適したやり方が見つかるものです。
一元化するというのは、管理する上では簡単になりますが、管理することが目的ではなく、「それをやる」ことが重要なので。

ただ、今の悩みは別のツールを使うと、それぞれの相関が取りにくくなってしまうこと(つまり管理しにくい)。
これはいまだ、「これだ!」という方法がありません。

もし、「このやり方なら簡単」という方法を発見された方が見えましたら、教えてください。




■参考図書 『仕事のムダを削る技術

仕組みをつくり、絶えずそれを改善し続けること。仕事のスピードを高めるコツは、とてもシンプルだ。
とはいえ、その当たり前のことができないのも事実。
本書では、ビジネス系人気メルマガの発行人が、仕事にまつわるさまざまなムダを削る極意を6つの観点から具体的に紹介している。




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仕事のムダを削る技術
著者 :こばやしただあき

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●本書を引用した記事
 習熟度が上がったらマルチタスクで処理しなさい
 タスクのリマインダーは開始日時にする
 午前・午後の仕事時間の活用法
 PCは複数台運用をすると効率が上がる
 時間を測り、試行錯誤すると効率が良くなる
 時間を記録することが改善につながる
 「完璧」に作ってはいけない
 朝スッキリ起きられるコツ〜気合を入れる
 朝スッキリ起きられるコツ〜スヌーズで起きる
 朝スッキリ起きられるコツ〜しゃべる
 朝スッキリ起きられるコツ〜2台の目覚ましでスヌーズする
 朝スッキリ起きられるコツ〜今日やることを考える
 朝スッキリ起きられるコツ〜ジタバタする
 朝スッキリ起きられるコツ〜自宅だけ窓際族になる
 仕事のムダを削る技術
 改善の時間
 スケジュール・タスク・ToDoを一元化する
 仕事の効率を上げるコツ:マルチタスク化するといい効果がある
 仕事のムダを削る技術
 ルールに触れるには覚悟が必要
 判断に迷ったら判断基準を聞きなさい
 仕事を仕分ける3つの視点

●このテーマの関連図書


5人分の仕事を3人で回す「ムダ時間」削減術

1つのことを長く続けられる技術

めんどくさがる自分を動かす技術

「時間がない!」を卒業する200のアイデア1日が25時間になる超時間節約術

「グズグズ癖」とキッパリ手を切る200のアイデア人生を浪費しないための超時間管理術





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本日は、具体的なスキルの話ではなく、心構えのお話。心構え、基礎学習なにをするにしても、かならず「心構え」が必要と言われます仕事というのは、社会に真摯に貢献するという気持ちで向かいなさい社会人としての自覚と責任をもって臨みなさい感謝の気持ちを持つことが大切自分のやったことに誇りを持ちなさいまた、何かを学ぼうというときには、まず基礎的な理論をしっかり身につけて、応用はそれからみたいなことも。それ自体は理解できますし、私自..

一番簡単にできる成果の増やしかた

年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか?」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..

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オフラインモードで内面刺激を受ける

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すでに予定が入っているのに、「ちょっと話がしたい」「他の人の空いている時間がないので、この時間に会議をします」みたいな要求がいろいろ来ます。できる人は「予定」を簡単に動かさないたとえば、営業マンが最も大切にしなければならないのは、お客です。ところが、かつて、人相を輩出することで有名な某社の、トップ営業マンである M さんが、お客との面談を断っているのを見て、さすがだな、と感じた..

会話のトレーニングをする

初対面の人といきなり話し始めて話が弾む人っていますよね。人見知りで口べたな私からみると羨ましい限り。最初の話題の選択肢なにが難しいって、最初の話題がもっとも難しいです。たとえば異業種交流会などのオフ会で、全く初対面の人と食事を一緒にするハメになると、もうひたすらビールを飲んでる。ただひたすら沈黙と食器の音だけ…。ところが同じ席に、話の上手い人がいると全然違います。いきなりサッカーの話題で盛り上がったり、会社の雰囲気の話になった..

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posted by 管理人 at 12:16 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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