庶務の価値



まあ、こんなブログを読んでいる人は、仕事で庶務や秘書といった事務仕事を処理してくれる人を持ってはいないでしょう。

ただ、常に意識していたいのは、「事務仕事は価値を生んでいない」ということ。
書類の整理だったり、スケジュールの確認、誰かとのアポイントメントをとること、といった作業は、多ければ多いほど生産性が下がります。




■庶務の価値


本書では「庶務の価値」という表現で、この事務仕事に対して、大いに配慮すべし、と書いてあります。

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●ペンチャー投資家が考える「庶務」の価値

あなたは新興企業の CEO たろうか?

本当に優秀な事務アシスタントを雇ったらいくらかかるたろうか?

コンビュータの使い方を知っていて自分で庶務をやれるのに、わざわざ庶務担当を雇う理由などあるのたろうか?

私には、欠かさす読んでいるプログが2つだけある。

そのうちのひとつを書いているのがペンチャー投資家のマーク・サスターだ。

彼はプログ「Both Side Soft the Table」で新興企業の起業家たちに助言を与えていて、その中の『Aラウンド』のあとで最初に雇うべき職種」という記事で、庶務担当の価値を強く訴えている

投資の第一ラウンドが終了した後、最初に雇うべき人は庶務担当、もしくは事務アシスタントだ。

「何ですって?冗談でしよう?」

あなたが会社を興し、コストをコントロールしている段階では、私は大いに攻めの姿勢で投資したいと思っているとはいえ、あなたの手元に少々の現金がある段階になったら、ハフォーマンスも同しくらい重視するこれまで些細な用事に追われて身動きが取れなくなるや創業者を星の数ほど見てきたからた。

みな、攻めの時期からやるようになった雑用に慣れてしまっていたのだ。

そして、その状態から脱皮できすに苦労していた

今から言うことをよく考えてほしい

起業まもない時期の最車要資産は会社の経営陣であリ、創業メンパー以上に貴重な人間はおそらくいないだろう。

それなのに、経費の請求ホテルの予約、会議の日程調整水がちょろちょろ流れっ放しになっているトイレの対応給与処理コンビュータの発注などで手いつはいになっていていいのたろうか。

庶務を雇わなければ、自分が庶務だ。

たとえあらゆる事務作業を自分でできるとしても、それが自分でなけれはならない理由がどこにあるたろうか~郵便局に走ったり、切手帳の帳尻を合わせたり、航空券を取ったりする時間があるなら、見込み客を訪間したり、何かを習ったり、戦略的な考察をするほうがいい。

自分ならではの強みを活かせること、影響の大きい活動にできるたけ多くの時間を割こう。

会社をを飛び出してオフィス用品店に印刷用紙を買いに走るのは、そのカテゴリーに該当する仕事ではないはずだ。
 :
 :(中略)
 :
結論を言うと、あなたはできるだけすべてのものを外部委託するようチャレンジすべきだ。
たたし以下のいずれかに当てはまるものは例外である。

・自分にとっての楽しみであり、心身を癒やし回復させる過程で必要なもの
・自分のこだわリとして、やリ続けたいもの
・自分でやるよリも外部委託するほうが1時間以上余分に時間を食うもの。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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もちろん、サラリーマンは CEO でもなければ、その他の **O なんて横文字の役職名がつくような立場にはないので、「関係ない」話なんのかもしれませんが、ちょっと考えてみてください。




■価値を生む仕事の時間を増やす


たとえば、頑張れば 1 時間あたり 100 のコストを掛けて 100 の価値が生み出せるとします。

で、1日の中に、自分の仕事の価値を生み出している時間はどのくらいあるでしょうか。100% の人はいませんよね。

だいたい、メールを読んだり、アポイントメントをとったり、会議室に移動して次の会議の始まりをまったり…

自分の感覚でいうと、半分くらいは、無価値時間。やっても仕事の成果には結びつかないような仕事です。

そこに自分の人件費の 10% でいいのでお金をかけて、その時間を半分にしたとすると

価値を生んでいる時間は 4時間→6時間 になります。つまり創出価値は 400 → 600 になります。
一方で、コストは、10×8 で 80 だけ増えることになります。

まあ、簡単な計算です。

 600 ÷ (800+80) = 0.68

今までが

 400 ÷ 800 = 0.5

だったので、10% の投資で、36% も成果が増えることになります。

■秘書ではなくツールを使う


だからといって、会社に「俺に秘書をつけてくれ」といっても、「とっとと役員にでもなれば?」と言われるのがオチなので、こういうことにしています。

 自動化投資をする

最近、RPA って言葉が流行りです。そこそこのレベルの経営者は、こういう流行は結構気にしています。表面的にはどうかはわかりませんが、「もしライバル企業に先行されたらどうしよう」と内心思ってます。

そこで、「××の自動化をすると効率が上がります。ほんのちょっと投資を」と持っていくわけです。
もちろん、効果が上がることを証明しないといけませんし、それを数字で言わないといけません。また、効果はお金に変換できることが前提です。

ただ、それをちゃんと言えたら、経営者はお金を出してくれる可能性はかなり高いです。

その第1ステップとしては、フリーの自動化ツールを自分だけで導入してみることです。

私がよく使うのは、

 ・UWSC
 ・AutoHotKey
 ・Perl
 ・VBA、VB.net

ここらへんは、有名なソフトなので、ネットでちょっとググれば、テーマさえ決まっていれば、だいたいやり方は分かります。そのものズバリのフリーソフトが見つかることもありますが、自分の仕事のやり方にカスタマイズしようと思ったら、自分で作れるのが一番です。

実際大したハードルはありません。半年もコツコツ勉強すれば、たいてい事はできるようになりますし、わからなければ、これらのユーザがお多く集まる掲示板などで質問してみれば、結構答えを親切に教えてくれます。

とくに AutoHotKey は Windows での操作を GUI で簡単にやらせてくれるツール

 http://www.macrocreator.com/tag/macro-editor/

は秀逸です。普通に何百万もする RPA ツールにも対抗できるくらいの機能があって、フリーソフトです。




■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
著者 :ケビン・クルーズ
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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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●本書を引用した記事
 タッチ・アンド・リリースのルール
 10分会議をする
 「送る」メニューを整理する
 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 目標の階層を分ける
 勝ってはいけない
 生産性を改善するE-3Cの法則
 ToDoリストの悪影響2:ToDoリストの悪影響を避ける方法
 ToDoリストの悪影響1:ToDoリストが生産性を低下させる理由

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法

ストレスを操るメンタル強化術

科学的に正しい英語勉強法





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