前回の記事で、ToDo リストはいろいろ不都合をもたらすと書きました。
ただし、ToDoリストは生産性向上にも役立ちます。
要は使い方次第ということ。どんな薬だって、飲み方を間違えれば死ぬことだってありますが、うまく使えば健康にしてくれます。
■やるべきことは、いつからいつまで
ToDo リストの悪弊に、「終わりを決めて、始まりを決めない」という問題があることを前回の記事で書きました。
本書『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』では、ToDo リストではなくスケジューラを使えと書いてあります。
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大成功を収めた人々はToDoリストは作らないものの、スケジュールは厳格に管理している私は本書を書くために様々な取材や調査を行ったが、そこから特に一貫して感したのは、本当にやり遂げたいことがあるなら、きちんと予定を立てなくてはならないということだ。
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：(中略)
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タスクはToDoリストではなくスケジュール表に入れる。
なんと、たったこれたけのことで心が解き放たれ、ストレスが減り認知能力が高まる。
フロリダ州立大学の研究によれば、ツァイカルニク効果(未完了のタスクによって意識的・無意識的に悩まされる現象)は、タスクを達成するための予定を立てるたけで克服できるという。
実際にタスクそのものを終わらせる必要はないのだ。
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：(中略)
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リストの代わりにスケジュール表を使って生活を管理する上で、重要な考え方がいくつかある.
・重要なことはすべて、やる時間を決め、スケジュール表に入れておく
この手法は「タイムプロッキング」もしくは「タイムボクシング」と呼ばれている
たとえば、健康を心から重んじ、そのために毎日30分のトレーニングをしようと決めたなら、ToDoリストではなく、スケジュール表にそれを記入しよう。
事業戦略として顧客との親密度を高めることが重要たと考え、そのために一日に少なくとも2人の顧客と会話丁ると決めたなら、「顧客訪間」を日々の子定に組み入れよう。
・重要な項目には一日のうちできるだけ早い時間帯を割り当てる
どんなに時間とスケジュールをコントロールしようとしても、放っておけない間題が「降って湧く」ことは誰にたってある。
上司から会議に呼はれたリ顧客からクレームの電話がかかってきたリ、保健室の先生から電話がかかってきて息子を迎えに来るよう言われたり。
当然、一日の時間が過ぎるにつれ、想定外の事態が発生する確率が上がる
私自身、この間題にはひどく悩まされている。日課のトレーニングを午後遅い時間や夜に入れておくとたいてい、実際にトレーニングの時間になるまでの間に、特別に対処しなくてはならない他の優先事項が出てくるのだ。
私の場合は基本的に、朝ランニングマシンに乗らなけれは、ランニングをする確率はどんどん下がると心得ている。
・目標は取り下げない
必要に応して、予定を変えるのは構わないたとえは、ふたんは正午から午後ー時まで(つまリ昼休み)をトレーニングに当てているが、月曜日は正午から始まる仕事のために飛行機で移動しなくてはならないという場合は、トレーニングの時間帯を前か後ろにずらせはよい。
・「タイムプロッキング」した予定は、診察の予約だと思って対処する
つまり、それくらい重要たということだほとんどの人は自分で決めた予定ををあまりにも簡単に覆してしまう。
たとえは、4時から5時までは会社で重要な報告書を書くと決めた後に、「相談したいことができた」という理由で同僚から、5分くれと頼まれたら、どうするたろうか。反射的に「いいよ」と答えながら、報告書は45分で仕上げようとか、予定を5分遅らせようとか、何らかの方法で時間調整しようと考えてしまうのだ。
しかしこれが報告書の作成ではなく、病院や歯医者の予約だったとしたらどうたろう。
その時間を同僚に譲って、5分遅れで診察室に現れるだろうか~そんなはずはないたろう。
想定外の依頼がもともとの予定と重なってしまった場合は、「4時から5時は大事な予定が入ってるんた。5時以降に話せないかな？ それか、明日の朝では遅いかな？」というふうに、ふたんから自動的に応対するのが一番た。
実際にやってみれはわかるが、想定外の用件を空き時間に入れられる場合も意外と多い。
たしかに、自分にとって重要な人(たとえは上司や配偶者)から急に対応を求められることはあるたろうし、それがタイムプロックした予定より重要なのも事実たしかしそのような場合でも、ひとまず他の時間帯に入れられないか頼んでみてもいいのではないたろうか。
ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』
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これはまさしくそのとおりですね。
■Do の種類で適用方法を変える
ただし、これも一面。ToDo の種類によっては、スケジューラでは管理できないものもあります。
たとえば、コンテキスト依存のもの。つまり、「トイレに行くついでに手元のゴミ捨ててくる」みたいなことまでスケジュールに入れるほどパラノイアではありませんので。
どういうトリガのときに、その ToDo が発動するのか、あるいは強制的に発動させるのかを決めておくと、Do はしやすくなります
最後に重要なこと。
ToDo リストには、Do しないことは書かない
結構これができない人が多いんですよ。
たとえば、トンカチがほしいとしたら、ToDo リストに
トンカチ
って書いちゃだめなんですよ。トンカチはあくまでも目的であって、Do ではないです。これをやるから、Do が起きなくなるんです。
車でホームセンターに行く
が Do です。もちろん、「あれ？ 何しに来たんだっけ」にならないようにはしないといけませんがね。
「そんなはずね〜だろ」と思うかもしれません。ところが結構多いんですよ、こういう ToDo リスト。
たとえば、
・来週のスケジュールを考える
・××の目標を見直す
・○○の再検討
・子供の進路について
・出張報告を完成させる
こんなことが、あなたの ToDo リストに書いてありませんか？
それは、どのような物理的な行動で、どのような結果をもたらすものですか？
一般に、前者（物理的な行動や行為）のことを Do って言って、後者（結果・成果）を Task っていいます。
読み返してみると、Do でも Task でもないでしょ。
で、こういう ToDo リストは、たいてい何も起きない（起こさない）ので、いつまでも残ります。
■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』
  Unlimited無料 | 時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。 著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。 そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。 ●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか? ●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか? ●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか? ●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか? 7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。 「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。 原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』 |
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