私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。
DIPS の参考図書としては、
『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』
『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。
だいぶ長くなりましたが、あと少し。
本日は業務の改善を進めるためのアイディア出しの方法。
■DRASTICなアイディア出し
業務の改善のための基本的なプロセスは、
[ステップ１] 業務の棚卸し：まずは「全体を知る」
[ステップ２] 現状業務を分類する
[ステップ３] 業務の「見える化」プロセスマップを作る
[ステップ４] 業務の「見える化」インとアウト情報を明確化する
[ステップ５] 付加価値業務と非付加価値業務に分ける
[ステップ６] どの部分から手を付けるのか？
[ステップ７] 改善策を考える
[ステップ８] 新業務プロセスの運用
の8つのステップが必要です。
本書『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』では、主にこのステップ７、改善策を考えるという部分について述べています。
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・Dr.DIPS
「Dr.DIPS」とは、 DIPS の各種のノウハウを使って業務の改善を進めていくときの改善の方法を考える視点を提供しようというものです。博士という意味のドク夕ー（ Dr ）にひっかけ、劇的、抜本的な改革、という意味の言葉、「ドラスティック・リフォーム（Drastic Reform）」の頭文字を語呂合わせしています。
・D:Dsicontinue やめられないか
・R:Reverse 反対の立場で考える
・A:Assign 業務の割り振りを見直す
・S:Substitute 他のもので代用する
・T:Turn 順番を変える
・I:Intopieces ばらばらに分解する
・C:Concentrate 集中する
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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ではひとつづつ見ていきましょう。
●D:Dsicontinue やめられないか
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来週の業務や今月の業務一つ一つを見直してリ・スケジューリングを行うとき、最も効果的な時間創出法は、やる予定だった業務を「やめてしまう」ことです。
その仕事のために予定していた時問が、まるまるより効果的で重要な仕事のために用いられることになります。したがって、「どうすれば能率よくできるか？」と検討する前に、まず「やめてしまっても大勢に影響のないものはないか？」と個々の業務を見直していくほうが、はるかに効率のよいアプローチとなります
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●R:Reverse 反対の立場で考える
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お客様にうまく理解してもらえるような説明ができないとき、あるいはどうも部下の気持ちがつかめないといった問題を感しているときは、「相手の立場に立って考えているか？」と自分に問いかけてみてはいかがでしようか。
反対の立場、すなわち、お客様の立場、部下の立場、第三者の立場に立って、「自分ならば、どのように働きかけられれば納得できるだろうか」と考えてみる……誰でも一度くらい試みたこともありそうなことですが、改めて鮮明に意識してやってみると、新しい打開策が見えてくることも多いものです。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●A:Assign 業務の割り振りを見直す
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忙しくてどうにもならないとき、あるいは、同時に対応しなければならない複数の業務が発生して困ったときに用いる視点です。
いま取り組んでいる仕事のうち、誰かに代わってもらえるものはないだろうか。自分の仕事を難易度を考えながら分割して、任せられる仕事は部下に任せることはできないだろうか……というふうに業務の割り振りを見直すのです。
仕事の割り振りを見直す、という作業は、すべての人の雑用をなくす、という考え方につながり、最終的には「すべての人が有効な仕事をしている」という状態をつくりだそうとするものです。
営業アシス夕ントの女性を例にとれば、「わけのわからない雑用」ばかりを与えられている限り、彼女は受け身的な仕事から脱することはできません。しかし、たとえばべテランのセールスマンから依頼されて、テレフォン・アポイン夕ーとしての業務をこなすようになると、「会社の業績向肇上に自分の仕事も貢献しているのだ」と感じることができるはずです。
こうしたことが彼女の意識改革につながれば、彼女がアンス夕ントを務めるセールスマン部隊の効率を、飛躍的に高めることも可能となります。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●S:Substitute 他のもので代用する
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本当は訪問してお話ししたほうがいいけれども、時間がとれないようなとき、取り急ぎ電話をかけ、丁寧な FAX を書いて、もう１度電話で説明させていただこう、というふうに対策を考えるのがこの視点です。
要するに他のもの、他の方法、他の場所、他の時問、他の人で代用できないか、という視点ですが、これも改めて鮮明に意識すると、なかなかよい方法を思いつくことができるものです。「円 URNL 。仕事の順番を考え直してみよう、というのがこの視点です。
忙しいときに当面の時間を創出するためだけではなく、業務の枠組みそのものの無駄、ロスを省いていくことにも有効な方法です。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●T:Turn 順番を変える
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仕事の順番を考え直してみよう、というのがこの視点です。忙しいときに当面の時間を創出するためだけではなく、業務の枠組みそのものの無駄、ロスを省いていくことにも有効な方法です。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●I:Intopieces ばらばらに分解する
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業務を小さな単位に分割してみたら、なんとかならないかと考える視点です。分割することによって複数の人間が分担することができ、うまくいけば分業効果が出て飛躍的に生産性が向上するかもしれません。
また、一見べテランにしかできないような、複雑そうな仕事でも、分解してみればかなりの段階まではアシス夕ントや新人に任せることができるのにお気づさになると思います。べテラン社貝の仕事をアシス夕ントや新人に振り分けることによって、経験の浅い彼らは仕事に「やりがい」を感じることができるようになワます。べテランはいままでの二倍、三倍もの仕事をこなすことがでさるようになワ、組織全体の生産性は大きく高まります。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●C:Concentrate 集中する
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この視点は、「Intopieces」のちょうど逆となります。
業務は、分散しているためにかえって手問のかかっていることがたくさんあります。それを一つの部門、一人の担当者、一度の機会に集中して処理することで、いままでとはまったく違った取り組み方ができることがあるのです。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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■ECRSの原則
これは、よく言われる「ECRS」の原則をもう少し細かくしたようなものだと思います。
おそらくご存知だと思いますが、ECRSというのは
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・Eliminate(エリミネート) 排除（無くせないか）
業務の目的や最終目標を見直し、不要な業務・なくせる業務を考えます。業務の最終的な目的を再定義した上で、必要のない工程は排除しましょう。
・Combine(コンバイン) 結合（一緒にできないか）
複数の業務を同時に処理できないかを考えます。同時に行える作業、まとめて行うことができる作業は、統合して効率化を計りましょう。
・Rearrange(リアレンジ) 交換（順序を変更できないか）
業務プロセスの処理順序を変更し、効率の改善が可能かを考えます。工程を変更することで、大幅に時間を削減できるケースがあります。
・Simplify(シンプリファイ) 簡素化（単純化できないか）
業務の一部を省略しても、同等の成果がつくれないかを考えます。時間の短縮はもちろん、精神的な負担や肉体的な負担も削減可能です。
引用：Web Create
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です。
この ECRS をちょっと視点を変えてもう少し細かく見られるようにしたものですが、ECRSといういかにもな略語よりも覚えやすいので、私はこのDRASTICをよくガイドにしています。
■参考図書 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●本書を引用した記事
Pマトリックスで優先順位を判断する
生産的であるために3：技術編
ダライ・ラマのカバンの中身
DIPSとは何か8：スケジューリング5つの定理
DIPSとは何か13：DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
生産的であるために2：ハック編
DIPSとは何か9：RRASTICなアイディア出し
DIPSとは何か10：作業の効率化と学びを促すTBシート
DIPSとは何か12：根回しのタイプとターゲット明示の原則
DIPSとは何か11：TSシートの思慮の砲台金次第
●このテーマの関連図書
トップと経営幹部のためのDIPS―企業経営の生産性を高める「知的作業者の…
DIPS(デイップス)運動
DIPS実録レポート曖昧排除・凡事徹底
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●本書を引用した記事
生産性を改善するヒント（「1440分の使い方」より）
Pマトリックスで優先順位を判断する
自分の集中できる時間は限りがある
集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)
生産的であるために3：技術編
ダライ・ラマのカバンの中身
DIPSとは何か8：スケジューリング5つの定理
DIPSとは何か13：DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
生産的であるために2：ハック編
DIPSとは何か9：RRASTICなアイディア出し
●このテーマの関連図書
トップと経営幹部のためのDIPS―企業経営の生産性を高める「知的作業者の…
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