DIPSとは何か7:1ヶ月後までスケジュールを立てる効用




私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。

DIPS の参考図書としては、

 『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)
 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ

の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。




■スケジュールを立てる


さて、いままで指示された仕事のブレイクダウンをして、行動まで出してきました。
ようやくスケジュールを立てるステージです。

多くの人は、1ヶ月後のスケジュールって決まっていないと思います。
もちろん、私もそうです。

一方で DIPS は1ヶ月後の3時からのスケジュールが立っていることを要求します。

やってみればわかりますが、これはすごく効果があります。
ただ、よほど周囲のバックアップ(特に上司ですね)がないと長続きしません。

上司は、「ちょっとこれからいい?」とは聞くことがありますが、「来月の30日の3時から、空いてる?」とか聞かずに、「30日の3時から会議だから予定しといて」って言うでしょう。スケジュールが空いてるか調整可能なことが前提になってますね。

その時間は「○○の◎◎をやる予定なのでダメです」なんて言えないし…。

で、結局、なし崩しになります。

私の場合、定期タスクを除けば、タスク計画が出来上がっているのは、1〜2週間が最長です。
それ以上は作れてないし、守れない

ただ、DIPS では冒頭の通り、1ヶ月先まで1〜2時間単位のタスクで埋めるのが目標とされていますので、まあ、それがやれる前提で『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』をご紹介します。




■1ヶ月後までの業務計画を立てる


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DIPS では、どのような業務に従事する人に刈しても、向こう一力月の業務を時間単位でスケジューリングすることを要請します。

「三週間後の火曜日の午後二時から三時の間は何をすることになっているの?」と聞かれたときは、すぐさま手帳を開き、その日はかくかくしかしかの予定、と答えられるようでなければならないと考えます。

このようにして一カ月後までの計画を立てるようになると、やがて様々なメリットが得られることにお気づきになることと思います。
元々のスケジュールがあってはじめて、私たちは自分の仕事のやり方を見直し、生産性を高めねばならない環境に身をおくことになります。

もし元々のスケジュールのないところに突発業務が起こったとすれば、その新しい仕事は難なくスケジュール化され、吸収されてしまうでしよう。

しかしその間に遂行されるはずだった業務は、ほぼ間違いなく、翌日、翌週、翌月へと繰り延べられているはずです。これでは生産性の向上など不可能です。明確な時間単位のスケジュールがあってこそ、突発的な業務の発生にもかかわらず、確実な成果を出すことができます。ホワイトカラーが「何とかしてこの仕事を副画通りこなしてやろう」と考えてはじめて、それを可能にする生産性の向上、仕事のレべルアップが起こるのです。

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ
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1ヶ月後の意味は、ここに書いてあるとおりです。

よく、色んな所で予実管理っていう言葉が使われます。

予定と実績を比較し、予定通りに行かなかったところに改善テーマがあるという改善手法としても使われます。

まあ、本書の通り、1ヶ月後に全く違うことをやっていたら、そりゃ効率も悪くなるわなとは思います。
ただ、冒頭にも書きましたとおり、私にはムリでした…。

もう少し詳しく記述された部分をご紹介します。

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●スケジューリングとリ・スケジューリング
このようにして一カ月後までの計画を立てるようになると、やがて様々なメリットが得られることにお気づきになることと思います。

たとえば、クレーム処理のような仕事が突然発生すると、一カ月前に考えていた計画は当然変更せざるをえなくなります。

このとき、 DIPS では「何とか従来考えていた業務も子定通りこなしながら、新しい仕事を処理できないだろうか」と考えるのです。

時間単位でびっしり埋まったはじめのスケジュールに、新しく発生した仕事の遂行スケジュールをそのまま埋め込むことはできません。

しかし、2つのスケジュールを重ねることで、どのような作業が計画通りに実行されないかを明確に把握できるようになります。

「この日は B 社に行こうと思っていたんだが、クレームをつけてきた C 社にお詫びに行ったり欠陥商品を引き取ったりしていると、その時間がなくなってくるな」。

そこで、何とかしてどこかに時間をつくりだそうと考えるわけです。

「この日は B 社の担当者に商品の見本を届けようと思っていた。届けるだけなら明日の朝一番で立ち寄るか、次の訪問で持って行くことにしても十分じゃないか。いや、明後日の会議資料を準備するのにこんなに時間をとっているぞ。ここを削って時問をやりくりすれば…」

DIPS ではこれを、リ・スケジューリングと呼びます。元々のスケジュールがあってはじめて、私たちは自分の仕事のやり方を見直し、生産性を高めねばならない環境に身をおくことになります。

もし元々のスケジュールのないところに突発業務が起こったとすれば、その新しい仕事は難なくスケジュール化され、吸収されてしまうでしょう

しかしその間に遂行されるはずだった業務は、ほぼ間違いなく、翌日、翌週、翌月へと繰り延べられているはずです。

これでは生産性の向上など不可能です。明確な時間単位のスケジュールがあってこそ、突発的な業務の発生にもかかわらず、確実な成果を出すことができます。

ホワイトカラーが「何とかしてこの仕事を副画通りこなしてやろう」と考えてはじめて、それを可能にする生産性の向 L 、仕事のレべルアップが起こるのです。

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ
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■参考図書 『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)




コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が高まる画期的な手法を展開。





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知的生産性向上システムDIPS(ディップス)
著者 :小林忠嗣

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 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 Pマトリックスで優先順位を判断する
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 DIPSとは何か9:RRASTICなアイディア出し
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 ダライ・ラマのカバンの中身
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 DIPSとは何か13:DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
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■参考図書 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ




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 Pマトリックスで優先順位を判断する
 DIPSとは何か9:RRASTICなアイディア出し
 生産的であるために3:技術編
 ダライ・ラマのカバンの中身
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 DIPSとは何か13:DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
 生産的であるために2:ハック編
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