私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。
DIPS の参考図書としては、
『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』
『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。
■MAX2の原則
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・MAX2の原則
業務集中のための時間はどの程度の長さが適切なのでしょうか。多くの場合、二時間を目安にしていただけばよいでしょう。それ以上継続して一つの作業を行っていると、逆に疲労が蓄積し、生産性が低下してしまいます。
業務集中の時間を最大（ MAX ）二時間と決め、さらにその二時間で達成できるようなゴールを掲げ、それを目標とすることで一定時間の生産性を高めよう、という提案が、「MAX2 の原則」です。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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これは他の脳科学やいろいろな実験で言われていますが、人間が集中力を保てる時間は、1〜2時間が限界。
それ以上時間をかけても、集中力が下がり、結果として生産性が下がります。
そこで、DIPSではひとつのタスクは2時間以内に完了させるということを原則にしています。
つまり、タスクブレイクしてタスクリストを作ったときに、見積もり時間が2時間を超えるようなタスクはブレイクしきれていないということです。
私の場合、根本的に集中力がない方なので、タスクは1時間未満をルールにしてます。それ以上は続かない。
■雑用優先の法則
前回の記事で説明した「雑用優先の法則」。
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●雑用優先の法則
オフィスでは、本来の自分の仕事よりも目の前の雑用を優先しなければならない、という法則があります。
大急ぎで仕上げなければならない企画書を書いているときでも、電話が鳴ればとらないわけにはいきません。部下を集めて重要なミーテングをしているときに、上司から「ちよっと米てくれないか」と呼び出しがかかれば、それがつまらない用事だと察しがついていても、無視できないのです。そのような邪魔が入ることによって、業務の生産陸が著しく下がってしまうとわかっていても…。
これを DIPS では、雑用優先の法則と呼んでいます。
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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この雑用を望まぬときに発生させない方法として
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●防衛の30(サンマル)行動
雑用優先の法則に示されるような状態が避けられないのであれば、むしろ積極的に雑用を発生させ、自分の都合のよい時間帯に処理できるようにすることで、集中して業務に取り組む時間を確保しようというのが、「防衛の 30 行動」です。
「防衛の 30 行動」では、まずこれからどのような雑用が発生しそうかを列挙します。上司から何か言ってこないだろうか。部下からは。同僚は。顧客からは … 。
漏れがないように列挙するには、「BBC / NHK の視点」を用います。そうして、その雑用に対し、自分から先手を打つことで、適当な時間に処理してしまえないかと考えていきます。
BBC：Boss(ボス), Buka(部下)、Customer(顧客)
NHK：Neighbor(同僚)、Honbu(本部)、Kosai(交際)
小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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が必要でした。
■MAX2の原則＋雑用優先の法則
つまり、タスク実行のスケジュールを組むときには
・MAX2の原則
・雑用優先の法則
を交互に組み合わせていけばいいことになります。
09:00 雑用優先の法則
09:30 タスク1
11:30 雑用優先の法則
12:00 お昼休み
13:00 タスク2
15:00 雑用優先の法則
15:30 タスク3
17:30 雑用優先の法則
18:00 退社
っていうスケジュールを組むわけです。
タスクとタスクの間に雑用を挟むことで、頭のリフレッシュをしながらタスクに集中する時間を確保するわけです。そして発生する雑用はリフレッシュを兼ねて、意図的に発生させることでコントロールをします。
■参考図書 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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●本書を引用した記事
DIPSとは何か3：雑用優先の法則
DIPSとは何か2：知的生産性を左右する五つの要素
DIPSとは何か1：概要
スケジュールがないことが非効率のもと
先延ばしで失敗しないための作業分割法
DIPSとは何か3：雑用優先の法則
DIPSとは何か2：知的生産性を左右する五つの要素
DIPSとは何か1：概要
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●本書を引用した記事
自分の集中できる時間は限りがある
集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)
DIPSとは何か3：雑用優先の法則
DIPSとは何か2：知的生産性を左右する五つの要素
DIPSとは何か1：概要
スケジュールがないことが非効率のもと
先延ばしで失敗しないための作業分割法
説得のための6つのポイント
HARPの法則で、説得の波を作る
DIPSとは何か3：雑用優先の法則
●このテーマの関連図書
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