先延ばしで失敗しないための作業分割法

あるボリュームの大きな仕事があると、それをいつやるかというのは重要な問題です。

　「これは大体4時間くらいかかるから、まとまった時間にやろう」

などと思ってしまうと、そんなまとまった時間は、1週間待っても取れません。

結果、ギリギリまで先延ばしする羽目になって、「もういまやらないと間に合わない」という状態になってから手を付け始めるという羽目になります。

先延ばしグセというのは、私はこういうパターンが多いです。

■まとまった時間はこない

経験的に言って、4時間かかるから4時間のまとまった時間を作ろうと思っていると、たいていは取れません。

たとえば、今午後1時だとして、3時から会議なら2時間ありますよね。でも、4時間ではありません。そうすると、「次に4時間取れるまで置いておこう」と考えちゃうわけです。

いわゆる先延ばしです。

多くの仕事術・時間術の書籍にあるように、これが最悪のパターンです。

明日のスケジュールに4時間「この仕事をする！」って書いておいても、直前になってみると、また別の割り込みが入ってきたり、「その前にちょっとこっちを」って始めた仕事が30分位かかって、「あ〜、あと3時間半ではムリかな…」ってまた先延ばしします。

まとまった大きな時間なんて、そう簡単にできるわけがないんです。

■タスク時間が2時間を超えたらそれは実行不可

私のタスク分割の判定基準のひとつは、

　タスク時間が2時間未満であること

です。

つまり、これ以上かかると思ったら、分割の仕方が足りません。

それは GTD で言うところの、「プロジェクト」です。つまり、複数のタスクがあるものです。

もっと細かく分割しないといけないわけです。

一応ですが、私のタスクの目標は30分未満（あくまでも「目標」）。

そこまで分割するようにしていますが、当然分割できない場合もあるので、「ダメ」と判断する条件は上記のように2時間です。

この2時間というのはどこから来ているかというと、

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●仕事の能率を飛躍的に高める『マックスIIの原則』
「マックス II の原則」がいかに知的作業の生産性を向上させるかについては、既に何度か述べてきましたので十分理解いただいていると思いますが、ここでもう一度整理をしておきたいと思います。

・人間の集中力持続の限界は、およそ二時間であるため、二時間以内に仕事に対する達成感と、解放感が得られるような業務設計にすると生産性が大きく向上する。
・会議のような業務も二時間で終了すると決めてしまえば、会議運営の方法を改革せねばならず、その改革を通じて様々な生産性向上効果が現れる。
・「防衛の三○行動」と「マックス II の原則」を組み合わせることによって、一日の好ましい夕イムスケジュールを設計することができる。そして、これを全社的な就業時間として採用すれば、会社全体に好ましいリズムができることになり、全社的な生産性向上効果が現れる。（この点については次章でもう一度述べる）

大体以上のようなことを述べてきました。そこで、もう一つ加えておかなければならないことがあります。

・業務のブレイクダウンを「披露宴の視点」で行う時に、ブレイクダウンの単位が二時間以上の業務になる時は、これをさらに分割して、分解した各業務にゴールが明示できるよう工夫する必要がある。そうすれば、その業務の生産性は、さらに向上する。

既に読者諸氏には十分理解いただいているところであります。

この「マックス II の原則」は、自分が一人で仕事をする場合でも、また部下たちと一緒に業務を行う場合でも、大変有効なものであります。

長くとも二時間以内になんらかの達成感と解放感が得られるように業務設計をする習慣をつけられることをお勧めします。

小林忠嗣(著) 『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』
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というところから決めています。

■ゴールを明示する

「仕事を30分やったら休憩する」ようにタスクを作るわけではありません。

　ゴールと判断できるマイルストーンを置く

ことがタスクの条件です。

「ここまでできたら終了」というのがわからなければ、タスクにはなりませんから。

タスクの分割が難しいのは、ゴールが時間ではなく成果物であることです。成果物を定義できなければ、何もしなくても時間は経つので。

■参考図書　『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』

コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が高まる画期的な手法を展開。

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●本書を引用した記事
　情報整理は時間の無駄(Windowsサーチを使おう！)
　生産性を改善するヒント（「1440分の使い方」より）
　Pマトリックスで優先順位を判断する
　自分の集中できる時間は限りがある
　集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)
　ジェットストリームアタック！！な仕事術
　調査したら満足するな
　質問や反対意見は合意のサイン
　生産的であるために3：技術編
　DIPSとは何か7：1ヶ月後までスケジュールを立てる効用

●このテーマの関連図書

トップと経営幹部のためのDIPS―企業経営の生産性を高める「知的作業者の…	店長必携!フードサービス攻めの計数	最強の経営を実現する「予材管理」のすべて
やり抜く力GRIT(グリット)――人生のあらゆる成功を決める「究極の能…	どんな仕事も楽しくなる3つの物語

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