プロジェクトの課題管理の方法１：課題とは解決すべき事柄である

何かの業務をするということは、いつも「課題」を解決する活動をしているのと同義だと考えています。
とくにプロジェクトを進める立場にあると、

　プロジェクト管理とは課題管理

なのだなあ、と実感します。

で、さらに進んで、プロジェクトマネージャのマネジメントをするようになると、プロジェクトマネジメントがうまくできない人がいます。そういう人を指導したりするときに、「課題と問題の区別がついてない」とか「課題とタスク、タスクとリスクの区別がついてない」などのように指摘します。

まあ、このタイプの人達はそう言われても、ポカンとすることが多いのが特徴なのですが…

■課題管理がうまくいかないとプロジェクトはうまくいかない

ひとりでやるのか、多人数でやるのかの違いはありますが、庶務のように「決められたことをきちんとする」という仕事を除けば、多くの人は何らかのプロジェクトに携わっています。

そのプロジェクト自体は、

　「××までに○○の課題を解決する」

というものになります。もちろん、「課題」という名前ではなく、「製品を開発する」であったり「売上を10%のばす」であったりするわけですが、その目標に到達するためには、普通に決められた作業をしていれば済むというものではなく、普通に作業していては到達できないから、そのギャップとなる課題を解決しないといけないわけです。

なので、「どのような課題があるのか」と「どのように解決するのか」、「どのような結果(状況)にあるのか」がきちんとマネージメントできないと、プロジェクトは完成できないわけです。

　プロジェクト管理とは課題管理である

という所以です。

■課題とは

つまり、

　課題とは、目標・目的を達成するために解決すべき事柄

なのであって、

　目標・目的の達成を阻害している事柄

ではありません。こちらは「問題」と呼ばれているものです。

■課題管理とは

では、課題管理とは何かを考えてみると、

　課題の集合体の状況のコントロール

であると考えています。

課題には、大別して5つの状況があります。

　１．不明確・不正確な状況
　２．関係者が「課題である」と合意できている状況
　３．課題対応の具体的タスクが検討されている状況
　４．課題に対してアクションが起こされている状況
　５．課題が解決済である状況

です。

まあ、それぞれは書いてあるとおりなので説明も必要ないとは思いますが、冒頭の「プロジェクトマネジメントがうまくできてないなあ」と思う人は、１の状況で足踏みをするか、１の状態のまま３とか４とかをやろうとするので、たいてい迷走します。

たとえば、「ドキュメントの作成が遅れて、実装の時間が取れない」という課題を報告してきたような場合です。
これは、１の状態です。それなのにこれを解決しようとして、「メンバーの残業時間増を承認してください」と言ってきます。

おそらくここまで読んでいただいた方はわかるかもしれませんが、「実装の時間が取れない」は課題の定義である「課題とは、目標・目的を達成するために解決すべき事柄」になってません。単に「いま困っている状況」すなわち「問題」を言っているにすぎないです。

それで残業時間増を認めたとしても、つぎは「評価の時間が取れない」と言ってくるか、「まだ残業時間が足らない」と言ってくるかのどちらかです。

課題管理に問題を持ち込んでも解決はしません。

長くなったので次回に続く…

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