仕事でいっつも忙しくしている人と、新しい仕事をどんどん取り込んでいける人がいます。
当然前者の人は残業時間が多い割に結果を出していない場合が多いです。
後者の人は、上司からの信頼が厚くなり、昇進していきます。
これは何が違うのかというと、
仕事をプロセスとして捉えていることの違いが多いです。
私は管理職の昇進面接の面接官もしますが、「仕事のプロセスが見えていない」候補者はまず合格させることはありません。それくらい重要な能力です。
■仕事を見てはいけない
仕事をするときには、仕事そのものを見てはいけません。
仕事のプロセスを見るのが仕事をうまく回せるようにするコツです。
これが言葉で言うのは簡単なのですが、そういう見方ができるようになれる人となれない人がいるんですよ。不思議なことに。
仕事のプロセスというのは、複数のタスクと原因と結果からなります。
あたり前ですが。
つまり
(仕事が発生する原因)→(あなたの仕事)→結果
という流れですね。
で、あなたの仕事というのは、
(仕事の受け入れ)→作業→作業→作業→………→(結果の提出)
ですね。
作業というのは、最小単位はPCのキーボードを打つことだったり、何かのモノを移動させたり、加工したりすることですね。いわゆる「タスク」です。
この2つの大きな流れがあって、その流れを
プロセスと呼びます。
そのプロセスの中で、
・どういうところがキーポイントなのか ・どういうところは省略したり自動化したり出来るのか ・作業が終了すると次の作業は何なのか ・何がクリティカルパスか ・次の次に何が起きるのかこういうところが見えている人は、その同じような仕事が発生した時に前回より楽にできるようになります。問題であれば原因自体に手を入れているのでその仕事自体が発生しないんですね。
だから、発生頻度自体も低くなるし、発生したとしても作業に必要な時間が繰り返すごとに短くなっていきます。
結果、同じような仕事はほんとうに必要な部分だけの単純作業になり、何も考えなくてもすむので、仕事自体が早くなり、新しいことにチャレンジする時間も作れます。
こういうのが下手な人は、同じような仕事にいつもバタバタしていて、最後の方になって、「あれが足りなかった」といってはまた残業し、その仕事にかかりっきりなので他の仕事が滞り、ギリギリになるのでまたやっつけ仕事をして同じような失敗をする、という悪循環のまっただ中にいるんですね。
■仕事の能力を改善する
仕事の能力を改善するには
一つ一つの仕事のプロセスを見る
複数の仕事のプロセスを抽象化して共通化する
この2つの力を磨く必要があります。
いずれにしてもプロセスが見えない人にはできません。
あなたには今の仕事のプロセスが見えていますか？
まずは、仕事の
作業手順を正確に記録するところから始めてください。
これが確実にできるようになったら、たぶん、プロセスとは何かが見えるようになります。
これが見えるようになると、どう改善するかが考えられるようになります。
改善をしていけば自ずと効率は上がっていきます。
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