一般的に言うと、重要度の高い仕事ほど緊急度が低いです。もちろん、例外もありますが。
たとえば、自分の成長のためには勉強することが必要ですし、進捗や振り返りのためのレビューは欠かせません。
でも、毎日の締め切りはやってきますし、トラブルも毎日のように起きます。
多くのビジネス書では、「重要度の高い仕事を優先させなさい」という書き方をしていることが多いですね。
実際に私も、日次レビューの時間は定時前にスケジュールを予約してあって、割り込みがされないようにしてます。
■緊急の仕事と重要な仕事
しかし、今夜が締め切りのレポートができてない、とか今日中に指示を出さないと日程に間に合わないみたいなジョウタになった時に、「でもレビューの時間だから」というのをやると、自分の成長はできるのかもしれませんが、周囲からの信頼をなくします。
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段取りで大切なことは優先順位に従うこと。緊急の仕事と重要な仕事では、緊急よりも重要を優先することが基本である。
だが、現実を考えると、重要な仕事はすでに段取りに組み込まれているし、困ったことに緊急の仕事は平気でこの重要仕事に割り込んでくるのだ。
事故やクレームといったトラブルのためにすべての予定をキャンセルして事態の収拾に臨んだ、という経験をあなたもしているはずである。
こういう「アクシデント―予期せぬ出来事」はすべて緊急の仕事だから、すぐに対処しなければならない。
しかも、緊急かつ重要というケースが少なくない。
緊急で重要となれば、優先順位のトップの仕事。それが突然、舞い降りてくるのだ。
こうなると、スケジュールも計画もあったものではない。
トラブル、アクシデントの処理しだいで段取り上手かどうかがすぐにわかる。
この時もメモを出してじっくり考えよう。慌てている時ほど過剰反応せず、何が大切かという優先順位をきっちり噛みしめるのだ。対応を間違えると、それこそ命取りになる。
中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』
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私の仕事のひとつ、「システム管理」という仕事は、ほぼ7割がトラブル対応です。
ユーザから、やれ「パスワードを忘れた」だの「データを消しちゃった」だの言ってくるし、サーバは「ハードディスクの調子が悪い…」とか「メモリを使いすぎちゃった…」とか、OSの会社(某M社)からは「新しいパッチを出しました…」「脆弱性が…」云々言ってくるので、その都度すぐに対応が必要です。
…もちろん、それはそれで、ある意味、重要な事ではあるのでしょうけどね…。
■上司に報告する
こうしたアクシデント対応で私が結構重視しているのが、「上司への報告」。
意外とやってない人が多いです。
たとえば、機械の設計者だとして、ユーザから「ちゃんと動かない」とクレームが入ったら、まず上司に「ちゃんと動かない、と言われているので見てきます」と言ってから現場に行く、ということです。
たいていの人は、現場で現象を確認して、対策を検討して、自分だけでなんとかなりそうなら、上司に報告をせずに対応措置を取ることが多いようです。上司には良くて事後報告。
スケジュールや計画に影響するようなトラブルも、あとで「××のトラブルがあって間に合いませんでした」と事後報告を受けても、上司としては、やれることはほとんどありません。
一方で、トラブルなのかどうかわからない時点で上司に報告をしておくと、実際にトラブルになった時に助けてもらえる可能性が出てきます。それによって他のスケジュールに影響がでるような場合でも、他の人たちに調整をしてくれる場合もあります。
してくれない時もありますが。まあ、上司次第かも。
でも、少なくとも、上司が知らないより、知っていたほうが助かる確率が高くなりやすいです。
重要度の高い仕事であればあるほど、上司が知っておいたほうがいいのですよ。
上司にとって重要度がどの程度かわからなければ、すべてを報告しておいたほうが楽だということ。
上司承認のもと、スケジュールや計画を変更するのと、「後になって間に合わなかった」という結果だけを関係者に投げつけるのでは、信頼感に格段の差が生まれます。うまく持っていけば、プロジェクトに影響がないように上司が調整してくれる(というか、これが上司の仕事のひとつ)場合もありますよ。
もう一つ、上司にリアルタイムに報告するメリットは、現場でトラブルが起きても、一歩引いいた位置にいる上司は意外と冷静な判断ができるということです。現場でアクシデントに遭遇すると、「なんとかしなくちゃ」と近視眼的な心理状態になります。上司は経験も多いですし、問題に直面していないので、視野を広く持った対応を考えることが可能です。
ま、もちろん、上司次第なところはありますがね。
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