スケジュール・タスク・ToDoを一元化する

過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

　・スケジュール
　・タスク
　・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

■『仕事のムダを削る技術』

こういう定義を考え始めたのは、以下の本から。

★P112〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
●細かいタスクもグーグルカレンダーに入れてタスクを一元化する
自分の時間を見える化することについて、もう少し話を続けます。これは仕事術の本でいう「タスク管理」あるいは「スケジュール管理」といった類の話です。

タスク管理について語るとき、「ToDo」と「スケジュール」を分けるかどうかで、しばしば議論が分かれます。

本来、タスクは、すべてタスクではありますが、ここでは便宜上、スケジュールは少し長い時間がかかるタスク、ToDo は短時間で可能な細かいタスクのことを指すということにします。

●「ToDo」と「スケジュール」を分けるべきかとうか
これは、わたしも、ずいぶん悩んできましたが、今の時点での結論として、は、タスクはすべて、グーグルカレンダーで一元化しています。グーグルカレンダーで、「予定」を決めたら、その「予定」の中の「メモところに、細かいタスクを書いています。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術』
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ここに3つの言葉が出てきます。これが本日のテーマなのですが、

　・スケジュール
　・タスク
　・ToDo

の3つです。これ以外に私は「アクション Action」という言葉を使う時もあります。これも私なりの定義をして使ってます。

■メリット

まず、これを分けて使うことにおけるメリットは「入れる場所が明確になる」ことです。

入れる場所が明確になると、時間効率が良くなります。なぜなら、「10分、時間ができた」といった時に、スケジュールに分類されるような仕事について、やるかどうか考える必要がなくなるから。
スケジュールに分類したものは、その時間が来るまで忘れていても問題ありません。

10分という時間でやれるのは、ToDoリストにしかないので、ToDoリストから見積もり時間10分以内の作業をやればいいわけです。

本書では、「Googleカレンダーに一元化しなさい」と書かれていますが、このやり方は挫折しました。
今は、それぞれ異なるアプリで管理しています。

異なるアプリで管理しようとすると、どこに入れるかが重要になってきます。
入れる場所を間違えてしまうと、見つからなくなったり、やり忘れたりします。

したがって、ある定義に沿えば、いつ判断しても、誰が判断しても同じ結果になるという定義が必要になります。

■定義

●スケジュール
　始まりの時間が決められている仕事です。
　典型的なものが会議。

●タスク
　複数の作業からなっていて、それぞれの作業内容が明確なもの

●ToDo
　単純作業。ToDoが複数集まるとタスクになる。

●アクション
　ゴールが明確でない仕事。
　仕事自体はゴールははっきりしていますが、まだタスクに分解できるレベルにないものです。
　たとえば、「××について調査する」みたいな仕事です。

　「まず、こんなことをやってみよう」みたいに曖昧なものはここに分類します。

■管理するより、実行する

定義をご覧になってわかるように、まず、スケジュールは他のものと比べるとはっきりしています。

仕事は、だんだん少分解されていくと

　仕事→アクション→タスク→ToDo

みたいな形になります。


ToDoは前後関係がない単発のものですので、Excel などのリスト(一覧表)で管理が可能です。

一方でタスクは、前後関係があるので、ガントチャートなどのツールを使って管理するのが妥当です。これは仕事全体に対しての計画を表していることになります。

アクションは環境や進捗状況によって変化が激しいものです。なのでマインドマップなどのアイディアツールを使ったほうが、発想を広げることができるし、「作っては捨てる」みたいなことを繰り返すので、役に立ちます。

目的や用途を定義として明確化すると、案外管理方法はそれに適したやり方が見つかるものです。
一元化するというのは、管理する上では簡単になりますが、管理することが目的ではなく、「それをやる」ことが重要なので。

ただ、今の悩みは別のツールを使うと、それぞれの相関が取りにくくなってしまうこと(つまり管理しにくい)。
これはいまだ、「これだ！」という方法がありません。

もし、「このやり方なら簡単」という方法を発見された方が見えましたら、教えてください。

■参考図書　『仕事のムダを削る技術』

仕組みをつくり、絶えずそれを改善し続けること。仕事のスピードを高めるコツは、とてもシンプルだ。
とはいえ、その当たり前のことができないのも事実。
本書では、ビジネス系人気メルマガの発行人が、仕事にまつわるさまざまなムダを削る極意を6つの観点から具体的に紹介している。

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●本書を引用した記事
　習熟度が上がったらマルチタスクで処理しなさい
　タスクのリマインダーは開始日時にする
　午前・午後の仕事時間の活用法
　PCは複数台運用をすると効率が上がる
　時間を測り、試行錯誤すると効率が良くなる
　時間を記録することが改善につながる
　「完璧」に作ってはいけない
　朝スッキリ起きられるコツ〜気合を入れる
　朝スッキリ起きられるコツ〜スヌーズで起きる
　朝スッキリ起きられるコツ〜しゃべる
　朝スッキリ起きられるコツ〜2台の目覚ましでスヌーズする
　朝スッキリ起きられるコツ〜今日やることを考える
　朝スッキリ起きられるコツ〜ジタバタする
　朝スッキリ起きられるコツ〜自宅だけ窓際族になる
　仕事のムダを削る技術
　改善の時間
　スケジュール・タスク・ToDoを一元化する
　仕事の効率を上げるコツ：マルチタスク化するといい効果がある
　仕事のムダを削る技術
　ルールに触れるには覚悟が必要
　判断に迷ったら判断基準を聞きなさい
　仕事を仕分ける3つの視点

●このテーマの関連図書

5人分の仕事を3人で回す「ムダ時間」削減術	１つのことを長く続けられる技術	めんどくさがる自分を動かす技術
「時間がない!」を卒業する200のアイデア1日が25時間になる超時間節約術	「グズグズ癖」とキッパリ手を切る200のアイデア人生を浪費しないための超時間管理術

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