段取りを良くする思考手順

仕事ができる人の特徴に「段取りがいい」というのがあります。

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「段取り八分」という言葉がありますが、仕事は段取りをしっかりやっておけは 8 割は終わったようなもの、という意味で、その昔、宮大工の棟梁が、建築を行う際に土台作りの重要性を弟子に説く際によく使われた言葉といわれています。

まさに現代のビジネスシーンにおいても、皆さんの周りでは段取りのうまい人が活躍しているのではないでしょうか？しかし、いざ現場を見てみると、きっちり段取りをするどころか、次から次へと降りかかってくる仕事をどんどんさばくことで精一杯になっているケースが多いようです。わかっちゃいるけどできないのです。こうなってしまうと、悪循環に陥ってしまう一方です。しかし、段取りかあ……と、少しでもかまえてしまうと、うまくアクションを起こせないものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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たとえば、会議にしても、事前に議事(予定)録を作っておいて、その場では話をしたポイントを書き込むだけにしておくと、会議がスムーズに進むし、会議が終わった瞬間にはもう議事録が出来上がっている、なんてことができるようになります。

ある統計によれば、こうした人の生産性は10倍〜100倍も違うそうです(ホントかどうかは知りませんが)。

■段取りがよくなる思考方法

上記で引用したのは『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』という本の冒頭部分。
ここにもいろいろなコツが書いてありますが、「段取りが良くなるにはどうすればいいの？」という疑問にはなかなか答えてくれません。

もちろん、本書に書かれているようなことをやることで、随分段取りはよくなり、仕事のスピードは上がります。他にもサラヒン〜サラリーマンの仕事のヒントでいろいろな方法を書いてますので、そちらも参考にしてもらえると嬉しいですが、これは筆者や私の環境において効果のあった(あったと思われる)ことであって、すべての人に当てはまるものではありません。

すべての人(殆どの人？)に当てはまるようなものは、抽象的な話になりがちなので、考えずに答えだけを求める人にはむつかいいのですが、こんな辺鄙なブログ記事までたどり着いたような方なら、「どう考えれば段取りが良くなるか」に理解いただけるかもしれませんので、書いてみます。

結論から言えば

　ToDoに分解すること
　依存関係のないToDoと準備完了ToDoを見つけること

です

■ToDoに分解する

ここでいうToDoとは、非常に細かい作業の単位です。たとえば、「○○について会議をする」というタスクは、

　・出席者を決める
　・出席者に案内メールを送る
　・会議場所を確保する
　○議事予定を決める
　○その会議で決めたいことを決める
　○決定のための前提条件を説明する
　○議論の道筋を作る
　○会議をする
　○会議で質問する
　○質問に対して、事実確認して回答をする。
　○会議の発言を記録する
　・決定事項・未決事項を記録する
　○宿題事項を記録する
　・宿題事項をフォローする

のようなToDoに分解されます。

このリストを見てわかるように、もっと細かい単位にも分解できます。たとえば「出席者を決める」というのは、会議の責任者に「この会議に出席しなければいけない人は誰でしょうか？」と確認したり、「必須出席者」「任意出席者」に分ける(本人や責任者に確認する)、とかです。

■事前にやれないか

ここで、○印をつけたものを見ると、前述の「会議がスムーズに進む方法」では、会議の前にやってるわけです。しかし、普通はこれを会議の途中でやります。

ここで段取りのいい人というのは、普通は「何かをしながらすること」を「事前にやってしまう」わけです。

ある「○○について会議をする」という単純なタスクですらこんな風に細かく分解できます。
分解してみると、そのToDoは「今でもやれるもの」「その場でないとできないこと」「後でないとできないこと」のように、関係性があることがわかります。
この関係性がないものを事前に完了させておけば、その会議自体を短くすることが可能になります。

たとえば、会議やプロジェクトを長引かせる大きな理由のひとつとして、「質問に対して調査して回答する」というものがあります。いわゆる「宿題にする」というやつなのですが、あり得る質問に対しては事前に調べておけば、「じゃあ、調べて来週もう一度会議」みたいな結論は避けられます。これだけで会議の時間や決定までの期間が半分にできるわけ。

■段取りがよくなる第一歩はToDoの分解

段取りがよくなるためには、このToDo分解が必須です。それによって、事前に必要な物があれば用意しておけばいいですし、もしそれ以前にやることができれば、処理は圧倒的に早くなります。

この考え方は製造屋にとっては当たり前のことで、製造(とくに工程改善の部署など)に配属されれば、まず「外段取り」「内段取り」「内段取りの外段取り化」ということを教えられます。ある本によると、トヨタでは、ある工程を従来数時間かかっていた工程を5分にまで縮められたそうです。そのためには、その工程でやっていることを徹底的に分解するところから始まったということです。

ここでご説明したのは「内段取りの外段取り化」をやっただけです。

■参考図書　『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』

立ち読み可

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●本書を引用した記事
　やることリストとやらないことリスト
　成果が倍になるコマ割り時間術
　時間を買う
　伝わった結果だけが問題2：どう伝わったかを判断する方法
　伝わった結果だけが問題1：どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
　リスクは上げるより見直す2：リスクマネジメントは「良い加減」に
　リスクは上げるより見直す1：リスクは上げるより見直す
　定型業務をカイゼンしなさい
　締め切りを曖昧にしない
　仕事の4条件のスコープを決める

●このテーマの関連図書

残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)	頭のいい段取りの技術

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