「やるといい」と言われていることでも、やり方を間違えると生産性や効率の低下を招くことがあります。
使い方に注意すべき5つのことについてご紹介します。
先にまとめてしまうと、要するに
「いい」と言われている薬も過ぎれば毒になるということがいいたいだけです。
■よりたくさんの工数をかければ、より多くの仕事ができる
残業はサラリーマンにはつきものです。
「日付が変わるまで残業しました」なんていうことの経験が全くないサラリーマンも少ないのでは。そうは言っても最近は残業規制とかいろいろな理由でさせてもらえないことも多いですが。
私が
若かりし頃は、年に数回は会社の床で仮眠してました。
でもこれ、生産性を下げるだけでなく、集中力もさがるので、ミスを誘発して余計な仕事を抱え込むもとです。
ですので、もし期限に間に合わないと会社が潰れるとかクビになるとかではない限り、
仕事の時間は10時間以内におさえましょう。
昼休みにメールを見たり、ファーストフードで済ませてすぐに仕事にとりかかるのもやめましょう。
リフレッシュしないと、脳はすぐにパワーをなくします。
■スマホや携帯メール、SNSでいつでも、どこでも仕事ができる
スマホでメールをやり取りできると、移動中(運転中はダメですよ)も仕事ができて効率的、と思うかもしれませんが、これもミスの元。
「何かしながら」というのが集中力を削ぐ原因になって、ポカミスをやります。
スマホや携帯で重要メールがないかチェックするとか、次の打ち合わせ時間・場所を確認するだけとかのような受身的なつかいかたなら大丈夫ですが、お手軽に何か発信するのは避けて、冷静に集中して発信内容が吟味できるようにしたほうが安全。
電話もおなじ。今集中してノッている時にかかってくる電話は、あなたの邪魔をしようと思ってるんですよきっと。
■資料を手元に置くと必要なときにすぐに見られる
その資料が、今必要でないなら、その資料はあなたの集中力を削ぎ、仕事のミスを引き出そうと手ぐすね引いてます。
■「お知らせ」があると忘れない
「××の時間だよ」「メールが来たよ」「××さんが友だち申請しました」
PCやスマホを使っていると、いろんなお知らせが画面に表示されます。
それはあなたの集中力を下げるだけでなく、仕事に割り込みを許可してしまい、あなたの仕事時間をぶつ切りにします。
■ミスの分析をして再発防止をする
「やったほうがいいんじゃない？」と思われるかもしれませんが、要は「加減」です。
すべてのミスについて分析と対策をしていたら、時間はいくらあっても足りません。もちろん、1ヶ月に1度しかミスしない人には当てはまりませんが、私のように毎日何らかのミスをして「すみません…」と言っているような人間には、「すぐに忘れる」ということも大切だったりします。
「ごめん！」で済むようなときは、それで済ませればいいです。
何回も同じことをした時には、さすがにそうはいきませんが。
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