前後関係がわかると仕事がわかる

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作業を一覧化し、全体像をより細かいレべルで把握はできているんだけど、やるべき作業があまりにも多すぎて、何から手をつければいいのかとか、どのような手順で進めていけばよいのか、という質問を受けます。

優先順位設定については、前述のとおり、いくつかの方怯をご紹介しましたが、ここでは、手順や前後関係という視点から、仕事を「流れ」でつかむコツをご紹介したいと思います。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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たとえば私の仕事で言うと、新人がプログラミングができないかというとそんなことはありません。
逆に、大学でいろんな勉強をしている分、最新のプログラミング技術などに精通していたりして、先輩より技術知識が高いこともしばしばあります。

じゃぁ仕事ができるかというと、やっぱり新人は大した仕事はできません。

先輩と後輩は何が違うのかというと、私は本書『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』のように、

　仕事の流れを掴んでいるか否か

だと考えます。

先輩であっても、単に会社に長くいるだけの人は、この流れを掴んでいません。

だから次に何が起こるかわからないので、実際に起きた時にあたふたして必要な物を集め始めるから結局仕事が遅いし、できも悪いです。逆に仕事がデキる人はやっぱり準備がしっかりされているので、反応もいいし、できもいいということになります。

新人であるにしろ、配置転換などで職場を変わるにしろ、とにかくこの、どういう流れで仕事が進んでいくかをなるべく早く捕まえることが、仕事ができるようになるキーポイントですね。

■同じ仕事はない

当然、いつも同じ仕事はありません。何かが違うはずです。
プロジェクト名だったり、予算だったり。リーダーの性格だったり。

それらの特殊な点を除いた時に、幾つものレベルで共通の流れがあるんですね。
これが言語化しにくいので、経験によって学ぶしかないのですが、同じ経験をしても学べない人もいるので、差がつくことになります。

本書では「2つの流れ」を説明しています。

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会社の忘年会の幹事を任されたとしましょう。日程調整や会場予約など、早めにやらないといけない作業はイメージしやすいのですが、個々の作業の前後関係・依存関係という 2 つの関係性に着目してみるとどうでしょう。

まずは前後関係です。忘年会の段取りを考える上で、

　「企画 → 手配 → 広報 → 実施 → まとめ」

という 5 つのステップを設定したとしましょう。そこで、前後関係を考えます。「当日の出しものを考える」という作業は企画段階の話、「会場の本予約をする」という作業は手配の段階の話、「収支報告書をまとめる」という作業はまとめの段階の話、と洗い出した作業を各ステップに当てはめていくと、どの段階で何をすべきか、ということが明確になり、まさに段取り、ステップアップのイメージができてきます。

次に、依存関係について考えます。これは［ある作業が終わらないと、ある作業がはじめられない」というように、これをハッキリさせると、仕事のつながりや相関がはっきりしてきます。例えば、企画案の社内承認が得られないと、会場の予約ができないとか、会場や日時が決まらないと参加者への広報・案内ができないといったものです。

作業の依存関係をはっきりさせると、自分の仕事が他者の仕事にどのように影響するのかが明確になります。

本来、早めに周囲にパスを出すべきところなのに、自分がボールを抱え込んだままでは、いっこうに試合は進まないものです。関係性を把握できたら、開始から終了までを図解化してまとめてみましょう。

可視化することで全体的な流れや並行して「ながら作業」を進められる部分がより把握できるものです。また、より他者の仕事を意識することができ、周囲との協調性を生むこともできるようになるのです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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これ以外にも、人間関係の流れ、情報の流れ、決定事項の流れ、承認の流れなどいろいろあります。
あらゆる流れを見て、次に応用できるようになると、仕事ができるようになりますよ。

■参考図書　『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』

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仕事の8割は、段取りで決まる! 仕事のやり方を劇的に改善し効率を数倍高める「段取り力」。「段取り力(PWA)検定の仕掛け人であり、年間200日以上もの企業セミナーでこのスキルを教える「段取りの達人」が秘伝の技術を大公開!

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●本書を引用した記事
　時間を買う
　伝わった結果だけが問題2：どう伝わったかを判断する方法
　伝わった結果だけが問題1：どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
　リスクは上げるより見直す2：リスクマネジメントは「良い加減」に
　リスクは上げるより見直す1：リスクは上げるより見直す
　定型業務をカイゼンしなさい
　締め切りを曖昧にしない
　やることリストとやらないことリスト
　仕事の4条件のスコープを決める
　成果が倍になるコマ割り時間術

●このテーマの関連図書

残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)	頭のいい段取りの技術

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