仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。
・設問者が期待した答えがある ・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。
一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。
最初に登場人物をご紹介しておきます。
報告書： 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
場合により、口頭での報告なども含む
報告者： 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
書き手： 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
設問者： 報告者に文章を書くように指示した人
(多くは上司・メールの発信者)
設問 ： 設問者が報告者に発した内容そのもの
読み手： 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。
前回の記事で、報告書は最初に「問い」がある、と書きました。
本日は、その「問い」を「テーマ」として報告書にどのように展開していくのかについて、整理してみたいと思います。
■テーマ
時々、報告時に見かけるのが、テーマ選択自体が間違っている報告です。
前回の第1の要素「問い」に使った例題からもう一度考えてみることにします。
★――――――――――――――――――――――――――
部長：製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★
ここでの「問い」が前回のように
★――――――――――――――――――――――――――
・製品Xの現在の市場シェアはどのような状況か？
・製品Xの現在の市場シェア低下の原因はなにか？
・製品Xの現在の市場シェア低下を食い止め、向上させるための施策はなにか？
・自分の部門でどのようなことがやれるのか？
・それは誰が、いつ、何をするべきなのか？
――――――――――――――――――――――――――★
だったとした時に、テーマは単純に「製品Xの市場シェア向上策」ではありません。
以前の記事でも書きましたが、「
アクションを体言止めしてはいけない」んですよ。
「体言(名詞)止め」というのは便利なのですが、その意図するところがぼんやりしてしまいます。
同じことが「テーマ」についても言えます。
報告書やメール、果ては口頭での報告でも、「向上策」と言ってしまうと「策をどうするのか」という動詞の部分、すなわちアクションがごまかされてしまいます。
※すごく一般的な言い方をしてしまえば、なにかの「アクション」とは行動であって、行動というのは「動詞」でないと表せません。だから、「問い」として、「向上策として誰が何をするべきなのか？」という「問い」がはっきりしたら、
「製品Xの市場シェア向上策の次の活動を開始を促す」
とするのか、
「製品Xの市場シェア向上策の効果推定をする」
「シェア向上策をいつ始めるべきなのか」
のかを明確に表さないといけないというわけです。
「テーマ」とは、日本語にすれば「話の
主題」。主題が明確にならなければ、首尾一貫した報告書にはなりません。
設問者が部長なら、おそらく
その部門のリソースをいつ、どのように、どのくらい使えば、シェアの向上にどの程度貢献できるのか
が主たる設問のテーマでしょう(まあ、それぞれのシチュエーションに依存しますが)。現在のシェアがどうなのかはその前菜に過ぎません。
つまり、テーマは設問者の背景に当たる部分からくる、
本来要求したかったことです。
◆このテーマのおすすめ図書
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