報告書に必須の4要素:2.正しく「問い」を認識する





仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。

 ・設問者が期待した答えがある
 ・だれに何をして欲しいのかが分かる




というポイントが押さえられています。

一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。

最初に登場人物をご紹介しておきます。

 報告書: 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
      場合により、口頭での報告なども含む
 報告者: 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
 書き手: 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
 設問者: 報告者に文章を書くように指示した人
      (多くは上司・メールの発信者)
 設問 : 設問者が報告者に発した内容そのもの
 読み手: 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。

前回の記事で、報告書には4つの要素「問い」「テーマ」「答え」「反応」が必要、ということを書きました。

本日は4要素の一番目、「問い」について。




■問い


「問い」というのは、前回の記事「落とし穴」で説明した1番、設問者の「目的」です。

前回の失敗事例は

★――――――――――――――――――――――――――
部長から
 「製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ」

というお題に対して

 開発部は××をしています
 営業部は××をしています
 製造部は××をしています

と報告したら、どの様な反応が返ってくるかは明らかですね?
――――――――――――――――――――――――――★


というものでした。
では、ここで部長はどの様な目的を持って、あなたに「市場シェア向上策の報告」をしろ、と言っているのでしょうか?

そこを考えないと答えは出ません。これが「問い」です。

上記事例で説明したように、言葉になった「問い」そのものは、「市場シェア向上策の報告」なので、回答としては、各部門がやっていることを羅列すれば字面だけは満足していますが、設問者の言いたいところはそうではないはずです。

 何をどのように書いて欲しいのか

の「何を」の一部が言葉になっているだけです。

つまり、設問者の言葉を、どの様な「問い」に置き換えるかが第1の重要なポイントです。

たとえば、この「市場シェア向上策の報告」という言葉を問いに直すと

 ・製品Xの現在の市場シェアはどのような状況か?
 ・製品Xの現在の市場シェア低下の原因はなにか?
 ・製品Xの現在の市場シェア低下を食い止め、向上させるための施策はなにか?
 ・自分の部門でどのようなことがやれるのか?
 ・それは誰が、いつ、何をするべきなのか?

ということではないでしょうか(時と場合によりますが)。
それにそって報告しなければ、設問者は「回答を得た」という状態にはなりませんね。

まず、「答え」を出すためには、設問者がどのような「問い」をしたのかがわからないと書けません。

個人的には、「素直に言ったことを吟味すれば分かるだろう」と思える時もあるのですが、個人の経験量や、周辺情報収集力にも関わってくるので、単純に思考力だけではカバーできないこともあります。

要は、「設問者が必要な情報を与えてない」と、「報告者が必要な情報が何かを吟味していない」とが同時または個別に発生するとこういう問題が発生します。

その結果、報告書には報告者が「書きたいことを書く」結果になって、設問者は、「オレの聞いたことにちゃんと答えていない」という不毛なやりとりをせざるを得なくなります。つまり「期待した答え」というのは、報告者が「報告したいこと」ではなく、設問者が「報告者に聞きたかったこと」が必要なんです。

多くの人が間違えるのが、この「自分が報告したいこと」と「設問者と読み手が聞きたいこと」が一致していないことに気が付いていないことです。単純に言えば

 「問い」がわかってない/説明していない

ですね。

■「問い」の見つけ方


問いをどのようにしたら正しく認識できるかという問題は、いろいろなビジネス書にかかれていますが、もっとも単純な答えは

 「設問者に聞くこと」

です。

「アホか?」「そんなことかよ…」と思われるかもしれないんですが、意外と難しいんですよ。

自分の経験から言っても、多くの場合、設問者は自分が問おうとしていることが何なのか、明確に言葉にできてません。すごくぼんやりしたイメージがあるだけです。だから、

 「報告書に何を書けばいいですか?」

と聞くと、

 「そんなこともわからんのか!」
 「それを考えるのがオマエの仕事だろう!」

と怒られるのがオチです。

直球勝負は、相手が自分より上だったら、勝負する前から負けが決定してます。
なので、変化球で様子見をするのが進め方。

つまり、

 「こんな風にしようと思いますがいかがですか?」

と細々と進捗に合わせて、状況を聞くことです。
お互いが、抽象的なイメージで話をするからすれ違うのであって、具体的なものであれば、自分の考えていることとのずれがはっきりします。

たとえば、

 ・報告する目次だけ
 ・キーになる部分の目次詳細
 ・その他の目次詳細
 ・キーになる部分のキーワード
 ・結論概要
 ・結論を導くための要素概要
 ・結論詳細
 ・要素のちょっとだけ詳しい内容
   :
   :

みたいなステップごとに、「どうですか?」「指摘点はありますか?」と聞くと、だんだん設問者の側も言いたいことが明確になってきます。

このテクニックは以下の3要素についても同じです。
文字にして、徐々に細かくしてすり合わせをしていく。

このステップを省略すると、一生懸命書いたのに、ケッチョンを食らうことになります。



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