仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。
・設問者が期待した答えがある
・だれに何をして欲しいのかが分かる
というポイントが押さえられています。
一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。
最初に登場人物をご紹介しておきます。
報告書: 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
場合により、口頭での報告なども含む
報告者: 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
書き手: 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
設問者: 報告者に文章を書くように指示した人
(多くは上司・メールの発信者)
設問 : 設問者が報告者に発した内容そのもの
読み手: 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。
■4要素概説
まず、本シリーズの概説として、4要素とはなにか、なぜこれが必要なのかについて書いておきたいと思います。
会話に限らす、何かの情報発信をするということは、コミュニケーションの一部です。
コミュニケーションは一方から他方へ流れるものではなく、双方向の流れを持っています。
報告書やメールで言えば、書く人と読む人がいる、ということです。
「×××の実現方法は?」
という設問がプロジェクトリーダーからなされたのであれば、それは、
実現に必要な技術
・○○○@○○○
・○○○A○○○
・○○○A○○○
・○○○B○○○
・○○○C○○○
とリストアップすることではないのは明らかなのですが、実際にこういうメールを見かける時があります。
以下は本記事を書く際に参考にした本『ロジカル・ライティング』で書かれていた事例ですが、
★――――――――――――――――――――――――――
部長:製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★
という設問(お題)に対して
★――――――――――――――――――――――――――
開発部は××をしています
営業部は××をしています
製造部は××をしています
――――――――――――――――――――――――――★
と報告したら、どの様な反応が返ってくるかは明らかですね?
■書き始める前の落とし穴
こういた問題ではまっている問題は、大きく4つあって
●「問い」 そもそも何のために書くのか、設問者の目的がわかってない
●「テーマ」 どの様な「テーマ」について論じるのかが曖昧
●「答え」 問に対する答えはなにかを明確にしていない
●「反応」 相手にどのような反応をして欲しいのかを言葉にしていない
ということです。
つまり、この4つ「問い」「テーマ」「答え」「反応」を明確にしてから書き始めれば、おおきく外した報告書を作ってしまって、「なんだか意味がわからん。作りなおせ!」といわれるようなことはありません。
※設問者(報告書の読み手)が知りたかったことと違わなければ、という条件付きですが。
次回から、この報告書(口頭での報告も含む)の4要素について詳説します。
■参考図書 『ロジカル・ライティング』
マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。もう1冊は『ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル 』でこちらも名著。 同名の本に、安田正氏のロジカル・ライティングもあるがこちらのほうが内容がソフト。 |
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ロジカル・ライティング 著者 :照屋華子 | 楽天では見つかりませんでした | ロジカル・ライティング 検索 :商品検索する |
●本書を引用した記事
「…による」には2つの意味が存在する
文章校正のためのセルフチェックリスト
「以下の通り」は使わない
接種理論:論理構造を図示してアンチテーゼを出す
報告書に必須の4要素:5.「反応」を引き出す
れる・られるを多用しない
報告書に必須の4要素:6.文字にして4要素を吟味する
報告書に必須の4要素:1.概説
ビジネス書名著目録(必須図書)
●このテーマの関連図書
ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル(Bestsolution)
考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則
問題解決のジレンマ:イグノランスマネジメント:無知の力
クリティカルシンキング・実践篇―あなたの思考をガイドするプラス50の原則
思考・論理・分析―「正しく考え、正しく分かること」の理論と実践
ロジカル・ライティング