最近、会議でも議長やリーダーがパワーポイントの資料を使って会議を進める形式が増えてきたように感じています。
偶然、『45歳からの会社人生に不安を感じたら読む本』にそのことが触れられていたので、ちょっとご紹介。
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人間というのは勝手なもので、「いいミーティングだった」と思うのは、その人がミーティングの 7 、 8 割しやべった場合だそうだ。他人の話をじっと聞いているのはストレスがたまるから、自分の方が長くしやべったときに満足度が上がるのはよく理解できる。
あなたも、自分がどういうミーティングで「良かった」と感じたかを思い起こしてほしい。
そうすれば、この盲葉の意味がよくわかるだろう。
だから「聞き上手になれ」と言われるのだ。
相手の言うことをよく聞くことができれば、相手は満足し、あなたのことを好きになり、あなたの言うことを聞いてもらえるようになる。
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パワーポイントは、本来はプレゼンの道具で、プレゼンテーターが話す内容の重要なポイントを示したり、言葉では説明しきれないグラフをわかりやすく示したりするために開発されたものだ。つまり、あくまでもプレゼンテーターの話す言葉がメインで、パワーポイントはそれをサポートする道具にすぎなかった。
植田統(著) 『45歳からの会社人生に不安を感じたら読む本』
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心理学的にも、人は多くを話したほうが満足する傾向があるのは、いろんな本に書いてあることですね。
■パワーポイントを使うと話す側と聞く側に分かれてしまう
私の主観として、最近のパワーポイントで議事を進めることに違和感があったりします。
それは、
パワーポイントを使うと話す側と聞く側に分かれてしまう
ということ。つまり、事前に話すストーリーが出来上がってきているため、話している途中にどの様な異議を言われたとしても、その場は「検討します」とかいう発言になって、最後は用意したスライドの最終ページ、すなわち事前に決まっていた結論を表示してしまいます。
そうすると、異議を言った人は、「なんだ、オレの話を受け入れてないじゃん」と感じてしまいます。
つまり、パワーポイントで話の流れを事前に作ってしまうと、それにどうしても固執してしまって、柔軟な対応ができないのです。
もともと、そのストーリーと結論を押し付けるつもりなのであれば、会議ではなく説明会とするべきですし、反論も受け付けないことを明示するべきです。
それを、「議論しますよ。でも結論は変わりませんから」というスタンスになってしまうと、参加者の参加した実感もありませんし、多数の知見を集約していい結論を出すという会議の本来の機能がなくなってしまっているように感じます。
■議論したかったら、書き込みのできる議事録を用意する
もし、きちんと議論をして、全員の納得感のある結論を出したいと思うなら、一番いいのは、説明しながら板書することです。その次にいいのは、テキストファイルを開いて、そこに議事を書きながら議論を進めることです。
※最近、プロジェクタも安くなったので、1つの会議スペースには2つプロジェクタを用意し、一方をプレゼン資料、他方を議事録の表示に使えるようにした場所もあります。我が社では徐々に増加中。
こうすることで、参加者の参加できるスペースが出来、そこにいろいろな人の意見が追加されていきます。
ご紹介した本書の冒頭にある通り、人は「自分が多く発言したこと」に満足を感じる傾向にあります。したがって、結論に納得感も出やすいのですよ。
ちなみに、引用した部分の副題は
相手に8割しゃべらせよう
というものでした。
それを目指したいですね。
■参考図書 『45歳からの会社人生に不安を感じたら読む本』
立ち読み可 | E5%AE%89%E3%82%92%E6%84%9F%E3%81%98%E3%81%9F%E3%82%89%E8%AA%AD%E3%82%80%E6%9C%AC%E3%80%8F%E6%A4%8D/" target="_blank">ビジネスブックマラソン 45歳はキャリアのターニング・ポイントだ。45歳になると、それまでの20数年におよぶキャリアの答えが出てくる。 よくがんばり結果を出してきた人、部下の使い方がうまい人、人望のある人には、取締役や執行役員になり、腕をふるうチャンスが訪れる。 そうでなかった人はポストを外され、転身を迫られる。 あなたの45歳からのキャリアは、それまでにあなたがどういう準備をし、どのような経験をし、どういう人脈を作り、どういうスキルを身につけてきたかで変わる。 だから、45歳までに周到な準備が必要になる。 本書は、45歳になって途方に暮れないために、今のうちに読者の皆様が心がけておくべきこと、取り組んでおくべきことを、30のポイントに分けて解説する。 |
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●本書を引用した記事
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