過去と相手は変えられない




 「去年から××さんには言ってましたけど、何もしてくれなかったです」
 「自分は以前は○○をやっていて今の仕事は担当してなかったので、××に問題があると言われても…」
 「それ(問題)は気がついていて、昨年●●さんに依頼しましたけど、改善してないです」

「長」のつくような役を持っている人ですら、こういうことをいう人がいます。それも会議の場で。

こういうのを聞くとつい「イラッ」とします。なるべく抑えてはいますが、多分顔に出てるでしょう。

 「お前と話すのは時間の無駄だ! この場からでてけ!」

とつい言いたくなります(言ったことはないですよ。多分)。

■過去と相手は変えられない


以前の記事でも書いたような記憶がありますが、

  起きてしまった事実は変えられない

です。解釈ならいくらでも変えられますが。

ということは、ある課題や問題があって、それをどうするかという時に、過去に誰が何をしたかはその原因や理由を探ろうとする時以外、意味が無いんですよ。
それを延々と述べている人がいる。

 変えられないものを批評して何が良くなるというんだ?

※…とちょっと感情的な文章になってしまいました…。冷静に冷静に。

エリック・バーンという人の名言に

 過去と相手は変えられない
 変えられるのは、未来と自分だけである

というのがあります。まさしくその通り。

たとえば他人を変えられるとしたら、それは自分がその他人に対してどのような説得や働きかけをしたかによってであって、他人が変わらなかったことを責めること自体が、当人が何もしていない証拠です。行為はあったのかもしれませんが、結果が伴わなければやってないのと同じです。

■過去と他人を語ってはいけない


つまり、なにか発言するときには、

 自分の行為と未来を語る

ことをしないといけないんです。

未来を語るためには、「あるべき姿」を描いて、それを自分がどのようにコントロールするのかを決断することです。そしてこれをやり抜くことを宣言することが、多分上司から信頼されるコツです。

当然、当初予定したとおりにはいかない場合が少なくありません。
その時にも、「他人が××してくれない」ではなく、「じゃぁ、○○をする」と変節してしまえばいいです。目的は成果を出すことなので。手段は問いません(コンプライアンスに違反するようなものはダメですが)。

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大局に着眼する




私が若かりし頃、上司から製造品質問題の分析と対策の報告を指示されたことがあります。
そこで指示されたのは

 「4Mに分解して層別せよ」

でした。私はこれに反対して、過去全ての不良現象と対策の一覧をまとめた表を作っていた所、上司に「オレの入った通りにやれ!!」とえらく怒られた記憶があります。

なぜ反対したかというと、個別の不良現象は不良現象であって、何かに分類しようとすれば、それは複数の原因を持っていてMECEではなくなる。不正確なデータは存在意義がない、というものでした。
※いま思えば赤面モノですね。

結局しぶしぶ上司の言うとおりのデータを纏めて、「問題点として○○が大体40%ぐらい………」とやった結果、関係部門を巻き込んで頻度の高い問題グループの設計的な見直しをして不良が激減しました。

■大局に着眼する

囲碁で、「着眼大局着手小局」という言葉があります。

若い時は特に視野が狭いので、重箱の隅をつつくようなことをしがちになります。ところが細かいところに意識を集中していると、全体としてバランスが悪くなっても気が付きません。

全体の筋を間違えると、大きな時間や労力のロスになります。
仕事をしていく上では、大筋を見失わないこと、効率良く物事を進めることが重要です。

だから、タスクをするときには、そのタスクに集中し、進め方を考えるときには手段ではなく流れを考えましょう。

今あげた例で説明すると、大筋は、「どこに資源(ヒト、モノ、カネ)を集中したらいいか」ということです。

そこをわかるようにするためなら、多少の誤差など考慮する価値はありません。

定量的なデータがないからダメだとか、あいつが言っているからその意見は聞きたくないなどというこだわりは仕事の成果に対して害悪にはなっても良いことはありません。
細かいことや自分の考えにこだわらず、先達のアドバイスに従いましょう。

もし最終的にそれではダメだったとしても、「こうしたらダメなんだ」という勉強になったというふうに考えてください。

■レポートもチェックしすぎない

部下や後輩を持つようになると、「レポートをチェックしてください」「プレゼン資料のチェックをしてください」などと依頼される場面が出てきます。

この時も、

 ・ストーリとして成り立っているのか
 ・説得力があるか

にまず着目して指摘しましょう。誤字脱字を細々と指摘すると嫌われますよ。

もちろん、顧客に見せるなど誤字脱字がないことが重要な資料ならきちんと指摘しないといけませんが、社内の関係者に見せる程度の資料なら、多少誤字脱字や「てにおは」が間違っているくらいで指摘する必要はありません。

メリハリを付けましょう。

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業務改革の王道




業務改革はどのようにすればいいのかという問いは簡単に答えが出るものではありませんが、基本パターンはそれほど多くありません。

それを知っていれば、あなたは必要十分な選択肢を持つことができます。

■業務改革の王道6選

業務改革をする方法は以下の6つのパターンのどれかです。

 1.標準化
 2.一元管理
 3.業務集約
 4.アウトソース/オフショア
 5.承認ブ口セスの見直し
 6.納期短縮

世の中で行われている業務の改革や改善はこのどれかのパターンに当てはまるか、その組み合わせに過ぎません。

つまり、このパターンを実際に変えようと思う業務について実際に適用(「テーラリング」といいます)してやれば、答えは出せるようになります。

すでに世の中で使われているものなので、自分がイチから考え直す必要はありません。大いに利用しましょう。

■個人の業務改革

この王道ルールは個人に対しても有効です。ただ表現が組織に対してのものになっているので、個人に置き換えて考える必要があります。

すなわち、

 1.作業ルール化
 2.情報の集中
 3.同時平行化、「ついで」化
 4.他人に任せる、業務移譲
 5.ホウレンソウのやり方
 6.効率化・自動化

です。
ちょっといい言葉に置き換えられてませんが…。

それぞれの詳細や考え方についても今後少しづつ説明していきたいと思いますが、ご自分でも考えてみてください(というか、自分で考えないと自分にあったものは見つけられません)。




■参考図書 『業務改革の教科書

業務改革プロジェクト成功率9割のノウハウを、惜しみなく公開
企業変革・業務改革について書かれた良書はいくつかあるのだが、ほとんどが翻訳書である。
そのため、実際に日本企業で業務改革を進めるうえで最も悩ましいこと、例えば
・いかにトップに味方になってもらうか
・業務調査は何をどこまで調べればいいのか
・抵抗勢力とどう対峙するか
といった、実務家が実際に悩むことについて、きちんと応えていない。
本書は、日本企業のなかで業務改革を起こしたいと思っている、「普通の人」のための教科書である。
実名での企業事例、当事者の声、実際に現場で使った資料をふんだんに盛り込み、ビジュアルに解説した。

★著者 榊巻より
通常、コンサルティング会社はプロジェクトで使う方法論や、ツールを公開しません。
なぜなら、それこそが「メシのタネ」だからです。しかし僕らは、
・すべてをオープンにして、一丸となってプロジェクトを進めなければ上手くいかない。
・僕らの手の内がバレても、世の中から不幸なプロジェクトが減るなら、それでいいじゃないか!
と、わりと本気で思っていて、立ち上げノウハウを文章化することに決めました。
実は、書き始めてから原稿が出来上がるまで、丸々2年半もかかりました……。明文化されていない、暗黙的なコツもたくさんあり、まとめるのに非常に苦労しましたが、その分、実践的な良い教科書になったと思っています。

★著者 白川より
プロジェクト計画は、実行されなければゴミである。
その昔、全社を変革する大きなプロジェクト計画作りに参画したことがある。
その時作られたのは、一言で言えば、「文書ファイル7冊ほどの燃えるゴミ」だった。
「計画書としての質」は高かったのだが、計画が実行に移されることはなかった。いかに書類としてよく書けていたとしても、実行に移されなければ、その会社にとっての価値はない。
僕にとって、この仕事はショッキングだった。あれほどの頭脳と熱意をつぎ込んで成し遂げた仕事が、結局なんの役にも立たなかった。
それ以来、「きちんと実行に移され、プロジェクトを成功に導くプロジェクト計画の作り方」「どう立ち上げれば、プロジェクトは成功するのか」を考えるのはライフワークとなった。この本では、このことについて今のところ僕たちが知っていることを全て書き出した。
皆さんにとって、この本が良き道しるべになりますように。




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業務改革の教科書
著者 :白川克

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●本書を引用した記事
 業務改革の教科書3
 業務改革の教科書2
 業務改革の教科書1
 できない人はできない
 業務改革の王道
 業務改革の教科書

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反常識の業務改革ドキュメントプロジェクトファシリテーション〈増補新装版〉

(はじめの1冊!)オフィスの業務改善がすぐできる本

会社のITはエンジニアに任せるな!―――成功率95.6%のコンサルタントがIT嫌いの社長に教えていること

ビジネスプロセスの教科書

7つの要素で整理する業務プロセス(forMutualInterestSERIES)





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