上司のスケジュールは常にチェックしておく



いま、上司がどんなことをしているか知っていますか?

実際、上司の業務の一部が部下の業務なのだから、全く知らないということはないとは思いますが、全体像を知っている人は多分少数派。

仕事を部下の始点で見ると、自分の仕事なのだから上司は理解があって当然と思ってしまいますが、上司にとっては興味のあることの一部でしかないわけです。だからその状況を相談しようと思っても、ほかに優先順位の高い(興味のある)タスクがあれば上司は相手をしてくれない時もあります。

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効率は上げようとしてはいけない



「効率を上げる」。このブログの基本的なテーマなのですが、実は個々の作業の効率を上げるのは簡単ではありません。

過去記事でも触れてますが、カイゼンの基本的な考え方は、

 ・やめる
 ・へらす
 ・かえる

の3パターンで、優先順位もこの順番にしないといけません。つまり、「やめる」が最初に来るべきものなのです。作業の効率を上げるというのは、「かえる」であってこれは一番難しいからです。

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物が増えると時間が減る




「自分の持っているもの」と「時間」って相関関係があるようです。


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●モノに振りまわされない
"モノ"と "時間" は関係ないと思われるでしょうが、これが大いにアリなのです。

モノを持つということは、時間を奪うのです。

モノが増えれば、必然的にそのことを考える時間、心配する時間が増えます。
モノを買いに行くと、遊ぶ時間が増えます。
モノを管理しなければいけない時間が増えます。

モノを探す時間も増えるかもしれません。
探しモノがひとつ見つからないだけで、ぐったり心が消耗した経験は、誰もがあることでしょう。

これでは、私たちがモノをコントロールしているのではなく、モノにコントロールされている事になってしまいます。

しかし、私が伝えたいのはもっと本質的な問題です。

ウルグアイの前大統領、ホセ・ムヒカ氏のこんな名言があります。

 人はモノを買うとき、お金で買っていないのです。
 そのお金を貯めるための人生の割いた時間で買っているのです

私たちが、分不相応なマンションや車を買うために、一体、どれくらいの時間を提供することになるのでしょうか。

まして、「ローンがあるから仕事を辞めたくてもやめられない」「離婚をしたくてもできない」など、我慢を強いられる状態になったら、更に大切な時間を失ってしまうことになります。

ムヒカ氏が来日して、ネクタイを締めない哲学を質問された時、こんなコメントを残しました。

 個人的には、簡素な暮らし、質素な暮らし、モノを抱え込まない人生がいいと思っています。
 そんな暮らしは、本当に私がしたいことをする時間が増えるということを意味します。
 私にとって、ややこしい暮らしとは、新車に買い換えるなど、モノを新しく買い換えること。
 ネクタイよりも大切なモノがあるのです

有川真由美(著) 『「時間がない」を捨てなさい
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確かに言われてみると、モノが多いということは、いろいろ手間が増えるということかもしれません。

特に、多くのモノに囲まれていると、探す手間が増えるということです。
これは由々しき問題です。

電子データなら、PC が検索してくれますが、物理的なものは検索してくれません。
アマゾンの倉庫みたいに、自宅に「モノの置いてある場所検索システム」なんてのがあればいいですが、思いつきで置くから、結局それを探し回る羽目になります。

私などは、トリ頭なので、探している途中で別のことに気が取られて、何を探していたのか自体を忘れることも時々…。

■モノを減らす工夫


我が家では、モノを買うときにひとつルールを作ってます。

 消耗品以外を買うときには、同じ個数を捨てること

まあ、完全には守られていないので、結局者は増えていきますが、それなりにはモノの増加は抑えられているかも。

まあ、ムヒカ氏ほどに徹底できるわけではありませんが、なるべく "モノ" は少なくしたいですね。





■参考図書 『「時間がない」を捨てなさい



いつか時間ができたら、こんなことをしてみたい、あんなところに行ってみたい。でも、たいていは思うだけで、なかなか実現させることはできません。

「だって時間がないですから」そんな自分に、「時間はある」と気づかせてくれるのが、この本です。

毎日の生活では、あっという間に1日が過ぎていきます。新年を迎えるたびに、「今年こそ」と思うのに、ひと月も過ぎれば、また変わらない日常にどっぷりハマっています。

それはどうしてなのか。どうすれば、悔いのない1日、1年を過ごせるのか。会社のために、家族のために使う時間も大事な人生の一部。けれども、それ以上に、大事な自分のための時間、自分を喜ばせる時間も確保しましょう、というのが、有川先生からのメッセージです。自分が優先したいことは何かを考え、それを実践していく、そんな毎日の習慣を今日からはじめませんか?





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「時間がない」を捨てなさい
著者 :有川真由美
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●このテーマのおすすめ図書


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「水」のように生きる





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睡眠時間を優先する




仕事の時間だけでなく、1日24時間のすべてのスケジュールの中で、もっとも大切なのは、仕事でも家庭でも、趣味でもなく、睡眠時間です。

これは、以前に、結局精神的に参ってしまったのは、仕事がきつかったこともたしかにありますが、それよりも、睡眠時間が激減したことが大きな要因だったと感じたからです。

今では普通にサラリーマン生活に復活しており、仕事がきついとかプレッシャーが大きいというのは、会社を長期休みする以前よりもひどくなってそうな気がします。

一方で、それでもなんとかなっているのは、睡眠時間の確保を再優先にしているから、というのが自分でもよくコントロールできていると感じています。

■睡眠時間

睡眠時間は、肉体の疲労を取るだけでなく、脳の疲労も取ってくれます。
その結果、前日どれほどきつい思いをしたとしても、翌日もなんとか出社して、もうちょっと頑張ろうという気になるみたいです。

★P176〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●睡眠だけはしっかりとれ
社会人生活を続けていると、残業や飲み会で帰宅時問が遅くなったり、テレビを観ていて夜更かしをしたりと、生活が不規則になることが多々あります。十分な睡眠時間もとれず、食事のバランスも取れない状態だと、仕事で十分な力を発揮することはできません。

こういった人からは、クリエイティブなアイデアが生まれてくることはないでしょう。早くこの状態から脱したいものです。

ところが厄介なことに、一旦身についてしまった不規則な生活は、なかなか元に戻すことができません。

中には「仕事が終わらなくて徹夜しちゃったよ」と自慢する人もいるのですが、決して褒められたものではありません。

納期直前など、時には徹夜しなければならない状況もあるでしょうが、常態化しているようだと、考えものです。

徹夜したからといって、いいものができるとは限りません。むしろ、悪影響のほうが心配です。

ではどうすれば、不規則な生活に終止符を打つことができるのか。簡単なことです。早く寝ればいいのです

これだけで、だいぶ変わります。早く寝るためには、睡眠以外の時間を減らして睡眠にあてるしかありません。

テレビを観たりゲームをしたりして寝る時間が遅くなるというのは論外ですが、仕事や飲み会、勉強に費やす時間を削ってでも睡眠にあてるべきだと思います。

休むことも、社会人としては大事な仕事だからです
 :
 :(中略)
 :
そう考えれば、寝ることも仕事のうちだということが分かってくるかと思います。

仕事をして余った時間で休むのではなく、休む時間をしっかりとったうえで働くように、少しずつ睡眠の位置づけを変えていきましよう。

時間は無限にはありません。どんな優秀な人にもそうでない人にも、どんなお金持ちの人にもそうでない人にも、一日は 24 時間しかありません。

時間が無限にあれば、いっ寝ていつ起きても構わないと思いますが、有限であるからこそ、寝る時間はいつも決めておくべきです。

その時間になったら、読書や勉強もキリのいいところでやめて、休むことに専念しましょう。それを徹底するだけで、ほとんどの人は不規則な生活から脱することができると思います。
 :
 :(中略)
 :
睡眠の優先順位を下げてまで仕事を頑張っても、いつかは体調を崩してしまいます。

これまでやってきたことが水の抱になったり、与えられたチャンスをふいにしてしまったり、最悪の場合は仕事を休まざるを得ないことだってあるでしょう。

そうならないためにも、しっかりと寝て、規則正しい生活を送ることが大事なのです。

岩瀬大輔(著) 『入社10年目の羅針盤
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■就寝時刻は最優先事項

本書『入社10年目の羅針盤』では、

 「その時間になったら、読書や勉強もキリのいいところでやめて〜」

と書いてありますが、「キリの良い所」などと言っていると、私の場合はズルズルと先延ばしします。

ですので、

 「何をしていようが、時間になったらやめる

ようにしています。

睡眠は最優先事項だからです。

就寝時刻を守るためには、会社は遅くとも夜8時には出ないといけません。
夜8時に出るために、朝はほぼ一番に出社して仕事をします。

そして、寝られるものなら就寝時刻は最大限に前倒しするようにしています。

なので、早くかえれた時には、8時台でも寝ちゃいます。

その代わり、早く目がさめるので、その時間は仕事をしたり勉強をしたりするようにしています。

これをやるようになってから、体調管理がしっかりできるようになった気がしています。

もちろん、飲み会などの例外はちょっとだけあります。
しかし、1週間のうち、例外は1回以下になるようにコントロールしています。1ヶ月でも2回程度までが目安。





■参考図書 『入社10年目の羅針盤

右肩上がりの時代なら、一流企業に就職し、順調に出世して、経済的にもゆとりのある暮らしを築くことが、共通した幸せの概念だったかもしれない。しかし人々の間で物質的な豊かさよりも精神的な豊かさが求められている昨今、若い人たちも、上を目指すだけでは自分の幸せにたどり着くことができないことに気づき始めている。よく「最近の若者は出世欲がない」などと言われるが、出世の先に自分の目的とする場所があるわけではないということを、感覚として分かっているからではないだろうか。

入社10年目というと、30歳前後の若手ビジネスパーソンにあたる。経験を重ね、スキルも身についている頃だが、責任も与えられ、部下を束ねている人もいる。私生活でも結婚や出産を意識するなど、考えることの多い年代だ。若い頃はただがむしゃらに進めばよかったかもしれないが、30代以降はしっかりと方向を定めて進んでいかなくては目的地にたどり着けない。

うまくいかない時、つまらない仕事をしなければならない時もあるだろう。しかし自分の目標が定まっているのであれば、それを平然と乗り越えていく術も必要だ。

 失意泰然(しついたいぜん)、得意淡然(とくいたんぜん)。

うまくいっていない時こそどっしりと構えよ、うまくいっている時こそ謙虚であれ、といった意味合いの言葉だ。この本でも紹介している。




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入社10年目の羅針盤
著者 :岩瀬大輔

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●本書を引用した記事
 オフラインモードで内面刺激を受ける
 イライラしたら飴におさめてもらう
 他人の感情を読み取る
 楽しい仕事はない。楽しめる仕事はある
 政治的見解は述べてはいけない
 入社10年目の羅針盤:転職するなら地方にいけ
 睡眠時間を優先する
 モチベーションが上がるトリガ
 決断力をつけるのは睡眠とリラックス
 できる人は単純作業ですらレベルが違う
 楽しいふりをすると楽しくなる
 少人数でする仕事があなたを成長させる
 論理的に話すコツは、話す前に紙に書くこと
 英語や中国語は度胸で話せる
 相談の作法
 入社10年目の羅針盤

●このテーマの関連図書


仕事でいちばん大切な人を好きになる力

東大×ハーバードの岩瀬式!加速勉強法

社会人のための勉強力の基本(だいわ文庫)

入社1年目の教科書

ハーバードMBA留学記資本主義の士官学校にて

金融資本主義を超えて―僕のハーバードMBA留学記(文春文庫)





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テレビから離れる




私の勝手な判断ですが、普通のサラリーマンにとってもっとも効率が悪いのはテレビやインターネット動画サイトです。

たとえば直近1週間で、これらにどのくらいの時間を使ったか思い出してみてください。
そして、それらを見ることで得られたものがどれくらいあるかを考えてみてください。

教養番組みたいなものもありますが、殆どはニュース、スポーツ、バラエティ、ドラマ、映画だったのではないでしょうか。

これらは見ても、見なくても、仕事や私生活にほとんど影響しません。

逆に、睡眠時間や、勉強の時間を削ったりしてませんか。

■テレビは見ない

とくに、テレビ番組は、ある時間になったら始まるので、その時間に合わせて、今やっていることをやめて見ることになります。

もちろん録画して自分の都合のいい時間になったら見るという方法もあるでしょうけど。
一時期、リアルタイムで見るのをやめて、録画して都合のいい時間に見るようにしようと思った所、録画するばかりで、どんどん見る時間が短くなり、結局テレビも録画も見なくなりました。

見てもみなくても結果は変わらないことに気がついてしまったから。

ドラマなどで1時間を浪費するくらいなら、本を読むなり、Web で面白いものを探すなりしていたほうがよほど生産的です。

ある学術調査によると、テレビを見ている時というのは、脳はほとんど活動していないそうです。
一方、小説などを読んでいる時には、脳は活発に活動しているそうです。

何かを読むというのは、目から画像情報を入れて、それを文字として認識して、そこに書いてある文章を認識し、それをイメージにして理解するというプロセスが必要だそうで、脳は働き続けています。

一方で、テレビなどの動画を見ている時には、それがあまり活性化されないらしいです。

結局、そんな時間があったら、寝ていたほうがマシ、ということでどんどんテレビから離れてしまって、今では1週間の全部合わせても1時間を超えない程度しか見ている時間はありません。
※食事中にテレビがついている時があるんですよ…。その時は見てます。

別に、最新のニュースは、スマホのトップ画面に Google 君が表示してくれますし、職場でも話題になるでしょう。今すぐニュースを見ないといけない理由はありません。

スポーツや娯楽番組は息抜きとしては必要ですが、夜中の中継放送を見て、翌日寝不足で会社っていうのは、息抜きの域を超えてますよね。

私は、過去にウツで体調を崩した経験から、1日の時間割の中で再優先で確保する時間は睡眠時間にしています。仕事の時間や家族との時間はその次。

テレビを見る時間は、優先順位としてはほぼ最下位です。
結局、テレビや動画はほとんど見なくなってます。

■今やるべきことをやれば

結局、今何を優先するべきかを考えればいいだけのこと。

7つの習慣などでいう、「重要なこと」と「緊急なこと」のマトリクスを頭の中に描くだけで、たぶんテレビやスマホの動画などは自然に離れていってしまいました。

テレビを見る時間はあっても「やるべきことをやる時間がない」というのは、有限な時間の使い方を見なおしたほうがいいかと。時間なら使い方次第でなんとでもなるのだから。

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効率を上げるために通勤を考える




仕事を効率的にこなすために、いろいろな手段があります。

たとえば、スキマ時間の活用。

効率を上げるために定期的に今の活動を見直すことは必要です。でも実際これをやっていると、大きな無駄を見落とすこともアリます。たとえば、「通勤」を見なおしたことはあるでしょうか?
サラリーマンにとっては「通勤時間」というのは、1日の時間と消費エネルギーの中で大きな割合を占めているのではないでしょうか。

でも、これを見なおしている人は案外少ないかも。

■やめる、かえる、へらす


トヨタの効率化の考えるポイントというを3つにまとめた標語として

 やめる
 かえる
 へらす

があります。過去記事でも取り上げてますが、効率化のためには、この順番がすごく重要。

まずは「どうしたら無駄な作業をやめられるのか」を考えることが第1です。

では、通勤時間についていうと、移動すること自体には効果がありません。つまり、どんなにがんばって満員電車に乗ったとしても、何も成果を産んでないですね。効率とは、

 (出した成果)÷(かけた時間)

なので、出した成果がゼロなら、どうやっても効率がよくなることはありません。

■ファンクショナル・アプローチ


ファンクショナル・アプローチという手法があります。

これは、あるもの(手段)を一旦抽象的な目的に分解し、その目的を別の手段に置き換えてしまおうと言う手法です。
キーワードは誰のために、何のために

何かの効率化を考えるときに、名称は知らなくても、たぶんこれで考えています。


■通勤をファンクショナル・アプローチする


★P57〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

世のビジネスマンの皆さんは、毎日満員電車に押し込められて通勤されています。

特に都会の通勤事情は大変で、朝から肉体と精神の修行をしているかのような「通勤」という重労働をこなされています。

まるで、一仕事を終えたかのような達成感を感じながら会社に着き、まずはコーヒーを飲んで一息つく人も多いのではないでしょうか。

企業によっては、時差出勤、フレックスタイム制度などを取り入れ、少しでも集中的な通勤を回避しようと工夫されているところもあります。

ビジネスマンは、通勤業務によるストレスから逃れるために、音楽を聴いたり、本を読んだり、ゲームをしたりして、気を紛らしているのではないでしょうか。

 「なんのために通勤するのでしようか」
 「もっと他に手段はないものでしようか」

あなたなら、どのように考えますか。「会社の規定だから」とか「みんなそうしているから」などと考えていないでしようか。

 「何のために、 9 時に会社に行かなければならないのでしょうか」
 「9 時に出社すると、どんないいことがあるのでしようか?」

横田尚哉(著) 『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門
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わりとこういう質問って答えられないですよね。

★P57〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

私たちは、初めは疑問だったことも、改善できないと脳が判断してしまうと、だんだんと疑間を持たなくなってしまいます。

長年繰り返し行っている行動は、いずれ何の疑問も持たなくなってしまうのです

これは決していけないことではありません。ある意味、生物学や心理学でいう順応のようなもので、その環境に適応しようとする、極めて正常な反応なのです。
でも、先ほどのような質間をされたときに、思い出すのです。そういえば、どうしてだろうと。

横田尚哉(著) 『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門
―――――――――――――――――――――★


■ファンクションで考えると案が出せる


本書『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門』では、

 ・朝の挨拶をすることで同僚とのコミュニケーションをはかる
 ・会社にかかってくる電話を逃さずに処理する
 ・部下やスタッフと仕事の分担を決めたり、指示をする
 ・必要な情報にアクセスできる環境にする
 ・お互いに相手の顔色が見えるように集合する
 ・自宅でのリラックスモードから、仕事モードに気分を変える

のように分解しています。

他にもいろいろあるでしょうけど、今の IT 技術なら別の手段で解決できそうなものも少なくありませんね。もし全部解決できたら(代替手段があれば)通勤しなくて良くなるかも。

もちろん、通勤自体がなくなるわけではありませんが、最近だと自宅勤務という勤務形態も広がりつつあります。
こうした、「やめる」という方法を考えるときに、

 ファンクション(機能)に分解する

というのは重要な手法です。

通勤という塊で「やめる」というのは難しいかもしれませんが、分解された機能を別のものに置き換えることができれば、同等の結果は得られるわけです。それを考えるための訓練として、

 誰のために、何のために

という質問は非常に効果のある方法です。そして、その答えとして

 「○○を△△する」

という文章で、目的語と動詞を明らかにすることで、それをより深掘りできると本書『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門』には書かれています。

当たり前だと思っている作業を分解してみませんか。
劇的な方法が見つかる場合が、経験的にですが、結構あります。





■参考図書 『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門



学校では教えてくれない思考のヒント!

点字ブロックやヘアドライヤー、カフェといった日常の風景から、社内規程、Twitter、そして著者が専門とする道路拡幅工事や河川改修まで、世の中のあらゆる事象を、「それは誰のため?」「何のため?」というファンクショナル(機能、効用、はたらき、意図)な視点から思考していく一冊。

ファンクショナル・アプローチとは、アメリカのGE社で誕生し、日米の製造業を中心にVA(Value Analysis)
あるいはVE(Value Engineering)という方法論として広まり、そして今でも使われ続けている思考法です。

「これは誰のためなのだろうか?」
「これは何のためなのだろうか?」

そう考えることから始めていきます。このような見方を繰り返していくと、少しずつ思考の枠組みが変わっていきます。思考が訓練されていきます。
カタチにとらわれていた思考を変え、意識を変え、あなた自身を変え、周りを変えていきましょう。


●関連 Web
 ファンクショナル・アプローチとは-株式会社ファンクショナル・アプローチ研究所
 ファンクショナル・アプローチ もしも、福島を再生させるなら - PRESIDENT Online
 「問題解決のためのファンクショナルアプローチ入門」-ビジネスブックマラソン




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問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門
著者 :横田尚哉

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緊急の仕事を優先する



一般的に言うと、重要度の高い仕事ほど緊急度が低いです。もちろん、例外もありますが。

たとえば、自分の成長のためには勉強することが必要ですし、進捗や振り返りのためのレビューは欠かせません。
でも、毎日の締め切りはやってきますし、トラブルも毎日のように起きます。

多くのビジネス書では、「重要度の高い仕事を優先させなさい」という書き方をしていることが多いですね。
実際に私も、日次レビューの時間は定時前にスケジュールを予約してあって、割り込みがされないようにしてます。

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時間を見える化する





私の改善におけるモットーというか基本原則として以下の様なことを意識しています。


 測定できないものは見えるようにはできない
 見えないものは改善できない

製造業で言えば、「改善=見える化」みたいに言われてます。

もちろん、見えるようになったからといって改善するわけではありませんが、見えるようになれば、どこに問題があるのかがわかるようになります。当たり前の話ですが、問題を見つけてその問題を解決することが改善なので、そもそも問題が発見できないものは改善しようがないわけです。

ただし、どんな形でもいいから見える化すればいいものではなくて、ある指針にそって見えるようにしないと改善しません。
物事にはいろんな側面があるので、どの側面で切り出すかによって、どのように見える化できるのかが決まるわけです。

■時間の見える化

ところで、時間って見えませんよね。

私のモットーにのっとって言うと、時間の使い方が見えるようにならなければ、改善はできないという事になります。

時間の使い方をより良くしようとしたら、過去にどのように時間を使ったのかが見えるようにならないと改善はできません。

たとえば、ある時間短縮のテクニックを知ったとしても、それをやってみる前と後を比較しないと、改善したのかどうかわかりません。そのテクニックを使えるようになったこと、イコール、時間の使い方が良くなったのかどうかというのは、自己満足でいい場合を除けば、判断はできません。

さらに、どの程度の精度で測定するのか、という問題についても無視できません。

5分、10分のレベルで改善しようとしているのに、「1時間前後」みたいな単位で測定しては、結果が良くなったのかどうかはわかりませんね。

つまり、時間を見える化しようと思ったら、

 ・時間の切り口
 ・測定精度

を決めないとできないわけです。

■切り口のパターン

幾つかの例をご紹介します。

●時間の効率改善
 ある時間をいかに効率的に使ったのかを測定するためには、効率の意味を考えればわかります。
 効率とは

    (出した成果)÷(投入した時間)

 です。したがって、この2つを測定する必要があります。
 一般に「効率改善」といった場合には、分子の成果が一定で、分母を変化させるような場合に使います。

 したがって、効率を改善しようとしたら、タスクごとにかけた時間を測定すればいいことになりますが、タスクの難易度によって、かかる基準時間が異なります。分子の大きさが違うものに対して絶対時間を比較しても意味がありません。

 この場合、2つの指針があります。ひとつはタスクの難易度が全部同じになるくらいまで分解して揃えてしまうこと。
 しかし、これはタスク分解の技術も必要ですし、そもそも同じレベルに揃えることが難しい場合が多いです。

 そこで私は、出したい成果の難易度を5段階評価してます。単純作業から複雑な検討作業まで。
 別に10段階でも100段階でもいいですが、予測なので100段階中で11と12にあまり違いはありません(というか根拠がない)。なのでエイヤッで5段階にしちゃってます。

 で、これに過去の実績時間をかけて、成果を正規化しています。
※「正規化」というのは統計用語ですが、単に「単位を揃える」ことだと理解してもらえればいいです。

●ムダ時間の削減
 ムダ時間を削減するためには、ムダ時間とムダ時間でない時間(以下「価値時間」と呼びます)を測定すればいい事になります。
 そのためには、まず、ムダ時間とは何かを定義しないと測定できません。

 私の定義では、「なにも出力がない時間」です。
 したがって、アウトプット(「誰かに何かを指示した」「レポートを出した」など)がなかった時間を測定しています。あるを始める前に、その前にやっていたことのアウトプットが何だったかを評価して、ムダ時間と価値時間を峻別しています。

 ムダ時間は割合ではないので、絶対時間で測定すればいいですから、この定義と測定方法が明確であれば簡単にできます。

 ただし、余暇の時間や休憩時間は、この定義ではムダ時間に分類されてしまいますので、これは除外しています。

■測定したらグラフ化

ここまでできれば、あとはExcelに打ち込むなりしてグラフにすれば見える化できます。

課題は継続してやらないと見えたことにならないということです。

ある日のムダ時間が3時間だったとして、それがいいのかどうかは判断がつきません。何かと比較しないといけないわけです。
※もちろん、「3時間は多いだろう」という絶対判断も可能ですが。

そこで、何度も測定をして、ムダ時間が多かった日に何をしていたかを分析することで、どのようなムダ時間があったのか、それは何故だったのかを検討しないとできません。

したがって、

 ・繰り返し、同じ条件で測定する
 ・分析できるように詳細データを残す

ことが、改善に繋がる道になります。

私の場合は日誌をテキストファイルで書いてますので、あとでこの日はどのようなことをしていたのか、どのようにムダ時間を使ったのかを分析できるようにしています。

「見える化」と言っても結構面倒くさいんですよ…。



◆このテーマのおすすめ図書



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posted by 管理人 at 12:17 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

スケジュール・タスク・ToDoを一元化する




過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

■『仕事のムダを削る技術

こういう定義を考え始めたのは、以下の本から。

★P112〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●細かいタスクもグーグルカレンダーに入れてタスクを一元化する
自分の時間を見える化することについて、もう少し話を続けます。これは仕事術の本でいう「タスク管理」あるいは「スケジュール管理」といった類の話です。

タスク管理について語るとき、「ToDo」と「スケジュール」を分けるかどうかで、しばしば議論が分かれます。

本来、タスクは、すべてタスクではありますが、ここでは便宜上、スケジュールは少し長い時間がかかるタスク、ToDo は短時間で可能な細かいタスクのことを指すということにします。

●「ToDo」と「スケジュール」を分けるべきかとうか
これは、わたしも、ずいぶん悩んできましたが、今の時点での結論として、は、タスクはすべて、グーグルカレンダーで一元化しています。グーグルカレンダーで、「予定」を決めたら、その「予定」の中の「メモところに、細かいタスクを書いています。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術
―――――――――――――――――――――★


ここに3つの言葉が出てきます。これが本日のテーマなのですが、

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

の3つです。これ以外に私は「アクション Action」という言葉を使う時もあります。これも私なりの定義をして使ってます。

■メリット

まず、これを分けて使うことにおけるメリットは「入れる場所が明確になる」ことです。

入れる場所が明確になると、時間効率が良くなります。なぜなら、「10分、時間ができた」といった時に、スケジュールに分類されるような仕事について、やるかどうか考える必要がなくなるから。
スケジュールに分類したものは、その時間が来るまで忘れていても問題ありません。

10分という時間でやれるのは、ToDoリストにしかないので、ToDoリストから見積もり時間10分以内の作業をやればいいわけです。

本書では、「Googleカレンダーに一元化しなさい」と書かれていますが、このやり方は挫折しました。
今は、それぞれ異なるアプリで管理しています。

異なるアプリで管理しようとすると、どこに入れるかが重要になってきます。
入れる場所を間違えてしまうと、見つからなくなったり、やり忘れたりします。

したがって、ある定義に沿えば、いつ判断しても、誰が判断しても同じ結果になるという定義が必要になります。

■定義

●スケジュール
 始まりの時間が決められている仕事です。
 典型的なものが会議。

●タスク
 複数の作業からなっていて、それぞれの作業内容が明確なもの

●ToDo
 単純作業。ToDoが複数集まるとタスクになる。

●アクション
 ゴールが明確でない仕事。
 仕事自体はゴールははっきりしていますが、まだタスクに分解できるレベルにないものです。
 たとえば、「××について調査する」みたいな仕事です。

 「まず、こんなことをやってみよう」みたいに曖昧なものはここに分類します。

■管理するより、実行する

定義をご覧になってわかるように、まず、スケジュールは他のものと比べるとはっきりしています。

仕事は、だんだん少分解されていくと

 仕事→アクション→タスク→ToDo

みたいな形になります。


ToDoは前後関係がない単発のものですので、Excel などのリスト(一覧表)で管理が可能です。

一方でタスクは、前後関係があるので、ガントチャートなどのツールを使って管理するのが妥当です。これは仕事全体に対しての計画を表していることになります。

アクションは環境や進捗状況によって変化が激しいものです。なのでマインドマップなどのアイディアツールを使ったほうが、発想を広げることができるし、「作っては捨てる」みたいなことを繰り返すので、役に立ちます。

目的や用途を定義として明確化すると、案外管理方法はそれに適したやり方が見つかるものです。
一元化するというのは、管理する上では簡単になりますが、管理することが目的ではなく、「それをやる」ことが重要なので。

ただ、今の悩みは別のツールを使うと、それぞれの相関が取りにくくなってしまうこと(つまり管理しにくい)。
これはいまだ、「これだ!」という方法がありません。

もし、「このやり方なら簡単」という方法を発見された方が見えましたら、教えてください。




■参考図書 『仕事のムダを削る技術

仕組みをつくり、絶えずそれを改善し続けること。仕事のスピードを高めるコツは、とてもシンプルだ。
とはいえ、その当たり前のことができないのも事実。
本書では、ビジネス系人気メルマガの発行人が、仕事にまつわるさまざまなムダを削る極意を6つの観点から具体的に紹介している。




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仕事のムダを削る技術
著者 :こばやしただあき

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●本書を引用した記事
 習熟度が上がったらマルチタスクで処理しなさい
 タスクのリマインダーは開始日時にする
 午前・午後の仕事時間の活用法
 PCは複数台運用をすると効率が上がる
 時間を測り、試行錯誤すると効率が良くなる
 時間を記録することが改善につながる
 「完璧」に作ってはいけない
 朝スッキリ起きられるコツ〜気合を入れる
 朝スッキリ起きられるコツ〜スヌーズで起きる
 朝スッキリ起きられるコツ〜しゃべる
 朝スッキリ起きられるコツ〜2台の目覚ましでスヌーズする
 朝スッキリ起きられるコツ〜今日やることを考える
 朝スッキリ起きられるコツ〜ジタバタする
 朝スッキリ起きられるコツ〜自宅だけ窓際族になる
 仕事のムダを削る技術
 改善の時間
 スケジュール・タスク・ToDoを一元化する
 仕事の効率を上げるコツ:マルチタスク化するといい効果がある
 仕事のムダを削る技術
 ルールに触れるには覚悟が必要
 判断に迷ったら判断基準を聞きなさい
 仕事を仕分ける3つの視点

●このテーマの関連図書


5人分の仕事を3人で回す「ムダ時間」削減術

1つのことを長く続けられる技術

めんどくさがる自分を動かす技術

「時間がない!」を卒業する200のアイデア1日が25時間になる超時間節約術

「グズグズ癖」とキッパリ手を切る200のアイデア人生を浪費しないための超時間管理術





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付加価値を意識する




おそらく、多くのサラリーマンが残業する理由というのは、ざっくり言ってしまうとこういう理由です。

 今日、やる予定だった仕事が終わらなかったので残業して片付ける

しかし、もう一つの理由があります。

 残業をすると給料が増える

ことです。

基本的に、管理職は残業しても給料は増えませんが、一般職については、時給で換算すれば、通常の勤務時間よりも残業時間のほうが何割かは時給は高くなります。

■残業を肯定する経営者、否定する経営者

だいたいの経営者は残業に対しては肯定的なイメージを持っていません。まあ、当然ですが残業が増えれば、人件費が増えて利益が減るからです。それを上回る売上があれば相対的にはいいのでしょうけど。
経営者が残業を肯定する場合は、以下のような場合だそうです。

★P731〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●社長は残業に対してだんだん否定的になっていく
経営者は会社の創業当初は残業に対して肯定的ですが、だんだん否定的になっていいきます。

最初は「残業、頼むよ」と社員にお願いしていたのに、やがて「無駄な残業はするな」と注意するようになるのです。

それには理由があります。

仕事が増えてくると、人手が足りなくなってきます。しかし、だからといって社員を 1 人増やすことはしません。1 人分の仕事が長期にわたってあるかどうかわからないからです。

今いる社員に残業させようとするのです。「残業、頼むよ」とお願いします。すると、社員は残業代の分だけ収入が増えます。それを一度経験してしまうと、収人を増やすために残業をするという問違った方向に行きがちで、生産性の低い働き方をするようになるという弊害が起きてしまいます。

1 時間でできていた仕事を 1 時間半かけてこなす、といったように時間だけを延はそうとするのです。

その状況と残業代の多さに驚いた経営者が、「何でそんなにタラダラ什事をしているんだ。無駄な残業はするな。さっさと帰れ」と怒るわけです。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


なるほど、イメージは分かりますね。

サラリーマンにとってみれば、給料が増えるのはいいことで、効率的に仕事をするより、だらだら仕事をしたほうが給料が増えるのなら、そっちのほうがお得。

一方で経営者から見れば、人件費が増えるので、利益が減る。だから残業はさせたくない。

しかし、当初「残業、頼むよ」と言っていた時期はどうだったかというと、残業代を上回る売上の向上があったので、残業を推奨(?)していたということです。

■残業時間は付加価値を意識する

今日中にやらないと、結果を出しても意味がなくなってしまうようなものは、どのような状況であろうとやらざるを得ません。

でも、実際にはそういうシチュエーションは少なくて、「期限今日まで」と言われたような仕事でも、「ごめん、明日の午前中まで待って!」と言えば、期限を伸ばしてもらえるもののほうが多いのではないでしょうか。

それを生真面目に、期限を守ろうとすると、その仕事がどのような付加価値であっても(例えば出張精算書、会議の議事録)、残業時間を使ってでもやらなければならなくなります。

一方で、部門の大方針に関わるような仕事、あるいは売上に直接貢献するような仕事であれば、1日早く仕上げれば、それだけ多くの利益をもたらすことができるかもしれません。

後者なら、経営者も残業に対して、否定的に受け取ることはなくなるのではないかと思います。

もちろん、そんな仕事が月に 100 時間もあるとは思えないでしょうけど(通常の勤務時間でこなしきれない分として)。

★P132〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

残業代というのは、残業することによって粗利益が獲得できるから出せるのです。

当然、残業代は就業時問内に働くよりも割増なので、就業時問内よりも生産性を上げて、粗利益を出さないと、会社には利益が残らなくなってしまいます。

本来であればこのことを経営者は社員によく説明しなければなりません

社員も、「残業して今の収人を増やそう」などと悪魔のささやきに耳を傾けてはいけません。

「これだけの利加価値を出そう」「時間を短縮しよう」と考えて残業すること。そうしないと、生産性の低い仕事の仕方をするようになって自分の能カを下げてしまいます。

そうなったら、なかなか元には戻せないので、自分のために気をつけた方がいいのです。

しかも、付加価値を獲得できない残業を増やすと、会社の利益が減るため、昇給・賞与が減る可能性が大いにあります。

定時で仕事を終えて昇給・賞与が多いのと、残業をして残業代は増えるけれど男給・賞与が少ないのと、どちらを選びたいですか。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


残業時間というのは、会社として一定の枠は見込んでいるはずのものです。

しかし、ここに共有地の悲劇が発生します。

その共有地に生えている草をたくさん食べさせたほうが牛は太ってより高く売れますが、みんながそう考えると、やがて草地は荒れ地になります。

■残業を申請するときには、付加価値が高い仕事を目的にする

上司に、

 「今日は残業をします」

と逐一報告をしなければ残業は認めない、という会社もあるみたいです。

こういう時に、その理由として「(明日でもいい)議事録がまだ書けてません」というよりも、付加価値の高い仕事のほうが上司としても残業を許可する理由として納得しやすいのではないでしょうか。

「部方針の××プロジェクトの進捗をまとめて、課題を明日の朝までに報告します」とか。

緊急性と重要性の高い仕事も許可しやすいですね。「××でトラブってまして、すぐ解決しないと生産に影響します」みたいなのが強力ですね。こちらは、納得以前に「やむを得ない」という判断でしょうが。

当然、残業した以上はその時間内で、結果を出せなければ、「なんだ、明日でも良かったじゃん」と言われてしまいますがね。




■参考図書 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?

本書でお伝えしたいテーマは、ずばり「社員が知らない、評価と給料のホント」です。

あなたは会社に対して、こんな不満を持っていませんか?
「頑張っているのに給料が上がらない。どうして認められないのだろう……」
「自分よりも業績を上げていない同僚が出世していく。ダメなあいつのほうがなぜ!?」
よほどの大企業でない限り、それらはすべて「社長の評価」で決まるのです。
そしてそれを知っているかどうかで、あなたの会社人生は決まります。




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社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
著者 :松本順市

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●本書を引用した記事
 若いアタマを維持する2
 自分の評価を知る方法
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか2
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか1
 若いアタマを維持する1
 昇進したばかりの上司が部下との面談時に気をつけること
 目標は自分だけが管理できる
 不満を持つ
 勉強好きはどのように昇進・昇格に影響する
 昇進・昇格のウラ話
 付加価値を意識する
 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
 人事評価の目的を理解すると評価を利用できる
 人を動かす:罰則は「前向きさ」を失わせる
 自分を律すること
 傍観者の立場で物事を見る
 継続的学習の重要性
 評価されない理由を知る
 問題を報告してはいけない。行動を報告しなさい
 「目標による管理(MBO)」の目標は自分で作る
 成果を出しているのに上司に嫌われている
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 目標は部門目標に合わせる
 管理職の唯一の仕事
 到達基準点を最高にする
 部門目標と個人目標
 複数の選択肢を得る
 評価されるポイント
 やりたい仕事についてはいけない
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 要約
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 詳細目次

●このテーマの関連図書


30日でつくれる人事制度、だから業績向上が実現できる―成果主義人事制度をつくる

「即戦力」に頼る会社は必ずダメになる(幻冬舎新書)

上司はなぜ部下が辞めるまで気づかないのか?(Nanaブックス)

「いい会社」のつくり方-人と社会を大切にする経営10の方法-

ビジネスモデルの教科書上級編

儲ける社長の人事評価ルールのつくり方





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個人的な趣味ですが、けっこう歯ごたえのある食べ物が好きです。まぁ、だれかに言われたからそうしているわけではなくて、単に好きというだけですが、スルメやタコ、ジャーキー、かんぴょう、レンコン、餅といったもの。そのおかげでなのか知らないですが、過去歯医者にかかったのは中学生のときに一度あっただけで、それ以外はまったくなし。歯だけは健康優良児です。この「物をよく噛む」という習慣は、歯にいいだけではなく、記憶力にも影響しているというのが、..

メールは一往復半で完了する

スレッドが伸び続けるメールちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。こうなると収集がつかなくなります。どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。メールの打ち切り時メールでは拉致が..

きっかけを聴く―部下・後輩の無理筋な要求への対応

ムチャな要求をしてくる部下「忙しくてたまらないからもっと増員してほしい」「機能のあるアプリを買ってもらえると××できるようになる」部下・後輩からこういう要望やアイディアが出てくる時があります。増員やアプリの購入などは予算や計画があることですし、簡単には出来ません。私の同僚でも、従業員満足度を上げるために部下の要望をざっくばらんに聞きなさい」と言われるけど聞いてしまったら何らかのアクションが必要になるが、それを上司(部門長)が簡単に認めてくれるわけがない。結..

子供の論理で気分を変える

よく残業時間が減らない理由としてあがるもののひとつにみんな頑張っているのに、自分だけ先に帰りにくい上司が遅くまで残っていて、部下としては帰りにくいみたいな「帰りにくい雰囲気」というのがあります。実際には、「上司・先輩より先に帰ってはいけない」なんてルールがある会社は、たぶんありませんが。交流分析交流分析っていう心理学(だと思う)があります。おそらく、多くの人が、コミュニケーションのトレーニングとして実際に受講したり、何かで..

採用される意見のコツ

「このやり方はおかしい」「ちょっといいアイディアを思いついた」っていうときに、上司や対応する組織に意見や提案を出したりすることがあります。結局、こういう活動が実を結んで、評価が上がる(経験談)。ところが、自分ではいくらいいアイディアだと思っても、関係者や責任者に聞き入れてはもらえず、不発に終わることも当然あります。過去記事で書いたように、「言い方が問題」だったり、分析の仕方が違っている、根回しが不十分、などいろいろ理由があるので..

最初に違いを言う

最近、ビッグデータだのビジネスインテリジェンスだの、インダストリー4.0、IoTだの IT 関係が華やかですね。私のところにもいろいろな IT 関連会社からセールスが来ます。ただ、具体的な提案を持ってくるところまでつながっていくのは、わりと少ないです。セールスの専門家がやっているので、いろいろ研究したり、練習したりしているのでしょうけど、プレゼンの良し悪しって、する方より聞くほうが相手の上手下手を見分けやすくなります。同じように..

休憩を取る

人間は一定時間(約90分らしい)以上集中力を維持できないそうです。なので、適切に休憩を入れることで、効率のいい作業ができるようになります。あなたは仕事をする上でメリハリを意識していますか?ダラダラ病の人は特に気をつけなければいけませんが、人の集中力には限界があります。どんなにがんばっても一日通して集中力を保っことはできませんから、メリハリのつけ方が大事なのです。集中して仕事を片づけ..

あなたの時間の値段はいくら?

『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則集中力を最高にする時間管理のテクニック』に、「あなたの時間の値段を計算する」という節がありましたので、ちょっとご紹介。時間の「値段」を計算して「不採算タイム」をゼロにする一つの便利な分析法は、時間を経済的価値に置き換える方法である。言い換えれば、自分の値打ちを知ることである。会社に対する自分の時間の価格はいくらだろうか?ほとんどの人は..

「どうしようもない」上司への対処方法

「いきなり無理難題を押し付けてくる」「説明がないまま、やることだけを指示する」「困っていても知らんぷりする」「いちいちやることにケチをつける」「突然、言っていたことが変わる」上司に対する不平不満は、まあサラリーマンなら少なからずあるでしょう。上司はマネジメントのプロであるべき個人的には、部下を持った時点で「上司はマネジメントのプロであるべき」だとは思っています。世界的に注目されるようなレベルである必要はありませんが、..

メールに「お疲れ様」は不要?

私の知る限り、多くのメールには、「お疲れ様です」とか「お世話になります」が冒頭に書いてあります。メールの「お疲れ様」は不要?ところで、私は、「オールアバウト」という生活総合情報サイトで「ビジネス文書ガイド」を務めています。定期的にビジネス文書やメールの書き方について記事を書くのですが、あるとき、反響が大きくて驚いたものがあります。それは「社内メールにお疲れ様は必要?..



posted by 管理人 at 09:10 | Comment(0) | TrackBack(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする