ToDoリストの悪影響1:ToDoリストが生産性を低下させる理由




できるひとはToDoリストを使って効率的に仕事をしている

本当でしょうか?

私もいろいろなリストを作っていますが、そのリストを常に使っているかと言うと、それほどでもありません。

というのも過去に、頑張って ToDo リストで仕事をしようとして失敗した経験があるので。

最近読んだ本で、私が最初につまづいた ToDo リストの失敗が書いてありましたので、ちょっと共有。




■ToDoリストに終わらないものを書いてはいけない



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●ToDoリストをやめる
ピル・ゲイツやトナルト・トランプ、ウォーレン・パフェットがToDoリストを長々と書いてA1,A2,B1,B2,,C1 などと優先順位をつけていると本気で思っているたろうか?
スティープ・ジョブズが常にToDoリストを用意し、一日に何回も「次は何たつけ?」と考えたりしたたろうか?

●ToDoリストの間題点
ToDoリストはむしろ、「消えることのないウィッシュリスト」と呼ふべきたろう。クリアしたいタスクを書き連ねたたけで、いつになったら全部終わるのか、という具体的な計画がない。

ここ数日、あなたの。リストには、一体何件のタスクが居座っているたろうかここ数週間、あるいはーカ月ではどうたろう?

ToDoリストの第一の間題は、数分しかかからない項目と、1時間以上かかる項目が混在している点にある。

そのため、ふと。リストを取リ出し、「さて、次はどれを片づけるべきたろう」と考えると、たいていすぐ片づく項日、簡単な項目を選ふことになる。しかしそれは、必すしも最重要項MITとは限らないのた

◇研究による証明
ToDo0リストの項日の 41% は永遠に終わらない」(出典: ToDo 管理サーピスサイト「アイ・ダン・ディス」)

第二の間題は、第一の間題に似ているが、ToDoリストを作ると、重要なタスクよりも急ぎのタスクに安易に飛びつきやすくなることたまさにその理由から、私のToDoリストには「2013年版の家族アルバムを作る」という項目が未たに残っている(実に2年も!)。

ToDo リストに毎年「結腸内視鏡検査」と書いておきながら放置している男性が何人いることたろう?

◇研究による証明
「ToDo0リストの項日の 50% は当日に完了し、その多くは書き留めてから1時間以内に完了する」(出典: ToDo 管理サーピスサイト「アイ・ダン・ディス」)

第三の間題は、ToDoリストが不必要なストレスを生むことだ。

たしかに、未完了のタスクを長々とリストにして持ち歩くのも、やるべきことを思い出すためのひとつの方法ではある。

しかしそれは、対処すべきタスクがまたたくさん残っていることを絶えず意識させられ、しつこく急かされることでもあるのた。精神的に参ってしまっても不思議ではない。

夜は疲れ切って倒れ込むような状態でありながら、ありとあらゆる未完タスクが頭に浮かんできて、不眠症に悩まされるかもしれないし、ストレスで体を壊すかもしれないそれも無理からぬことた。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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■消えないToDoリストとストレス


「おいおい、オレのことかよ」と思えるくらい、そのままの失敗をしました。

やったことよりやるべきことが多いと、結局 ToDo リストは増える一方で、ToDo リストから消すという快感も得られません

残課題が 100 件にもなれば、もう見返したくなくなるんです。単なるストレス源にしかならない。

私が勝手に ToDo リストの問題点と読んでいるものは

・ToDo なのに何をするかが書いてない
 ToDo は「やること」です。何をするのかが明確ではないものを ToDo に入れても、行動は起きません。これは、ウイッシュリストやタスクリストの仕事です。
・優先順位づけができない
 ToDo リスト書かれているのは、「行動」レベルなので、その行動の結果から得られる効果はどのみち大したことはありません。効果や目的で優先順位をつけようとしても、どれも大差はありません。ましてや 1000 ステップのうち、1ステップ目をやるか、12ステップ目をやるかなんて大した意味を持ちません。
・やることの分解(Do)が不十分、または細かすぎる
 「やること」まで落として Do を書いたとしても、どこまでなら Do と言えて、どこまでなら タスク と言えるのかは明確な判断基準がありません。したがって、書く時ごとの気分で基準が変わります。曖昧なものは永久に明確にはできませんので、いつもばらついています。
・いつやるかが書いてない
 ToDo に期限を書く人は多いですが、いつ始めるかを書いている人は少数派みたいです。土壇場にまとめてやるなら、ブレイクダウンした意味がない
・いつ始めるかが書いてない
 作業は大抵は締め切り前にしかやりません。
 その上、お尻に火がつくと、Do のいくつかは省略可能。つまり、書いただけ時間の無駄。

などなどいっぱいあります。

■ToDoリストは作れ。でもそれに振り回されるな


一方で、論理的に行動を決めるのであれば、ToDo リストは多くの仕事術の本で推奨されている通り、仕事の効率化や生産性向上には必須のツールです。

 ToDo リストは作らないといけないが、作り方と使い方を考えないといけない

ということです。

どうすればいいかというと……長くなっちゃったので、次回につづく。




■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





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時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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著者 :ケビン・クルーズ
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●本書を引用した記事
 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 日誌を付ける意味
 生産性を上げる3つの宝具
 スーパープログラマがスーパーな仕事ができた理由
 1440分の使い方

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法

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posted by 管理人 at 07:51 | Comment(0) | 知的生産術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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