情報をすばやく読み取る技術





情報をすばやく読み取るコツについて、TOEIC やインバスケットの試験を受けたことがある方なら「ピン!」と来るかも知れません。

情報をすばやく読み取るコツは「自分に不必要な情報を読まないこと」です。




■ノイズと情報を振り分ける


TOEIC でも長文問題がでますが、回答につながるヒントを提示してくれているのは、1箇所だけで、それ以外は不必要なものです。これをノイズと読んでます。

仕事をしているときに身の回りに流れてくる情報(多くはメールや会議での発言、議事録)の多くは自分には影響のないノイズです。

この「ノイズ」の除去の仕方のコツを覚えてしまうと、読書にしてもメールを読むのにしても、ものすごく高速に読めるようになります。

■情報を「いかに早く読むか」では解決しない


実際、私がはじめて TOEIC やインバスケットを受けたときは、問題を読み終わったら試験時間が終わりました。正確に理解しようとして何度も読み返したり、線を引いたり、読むことに精力を使ってた感じ。

なんどか受験したり練習したりして、やっと理解できたのは、

 「どうすれば全ての情報を早く読むことができるか?」

と考えていてはいつまで立っても成績はよくならないこと。

もちろん、いわゆる速読の技術や、問題の傾向分析・繰り返し練習などをやれば、はやくはなります。
しかし限界があります。




■解決策は、「読まない」こと


そこで私がようやくたどり着いた方法が、『読もうとしない』ことです。

メールでもそうですし、読書でも同じです。

メールでしたら日に200〜500程度受けていれば、全部キチンと読んでいたら1日がそれだけで終わっちゃいます。

本にしても1日に数百冊が新刊として発行されるそうなので、それを全部目を通そうとしたら、24時間ではとても足りません。

最初にしなければいけないことは、

 読まないものを振り落とすこと

なんですね。

TOEIC やインバスケットの長文問題でも、ほとんどの箇所は読まなくても回答はできます。

よく、試験問題のテクニックとして、「問題文から読む」というのがありますが、これも「どこを読むべきか」をまず決めて、それに該当する部分を探すというところがポイントだったりするわけです。

■ほとんどの情報は「ノイズ」


たとえば、メールだったら、自分がアクションを起こさないといけないメールは、(職位にもよりますが)1割もないでしょう。
なにもしない(ただ読むだけ)のメールは、読んでも成果にはつながらないわけです。

 効率・生産性 = 成果 ÷ 工数

だとすると、成果がゼロであれば、どれほど工数をかけても、生産性はゼロのままです。
いわゆる「ムダ」ってやつ。

■インバスケット問題は、「なにを判断すればいいのか」を考える


これを実践するには、仮説が必要です。

例えば、資料を読む際にはこのように考えます。

 「この資料はどのような判断をする時に必要か?」

メールなどの案件も同じです。

「この案件は何を判断すれば良いのか?」

このように考えると、7〜8割はノイズ的な情報であることに気づきますし、数倍早く読み込むことができます。

■トレーニングの仕方


これを実際にトレーニングをするならば、ビジネス書からすばやくエッセンスを読み取る練習が適しています。

たとえば、

 目次から作者のキーポイントを探り出す
 キーポイントの章(節)から、キーの段落を絞り込む

ようにすると眼力が養われます。

まず、やらないといけないのは

 ・状況や状態を丁寧に確認しなければいけない
 ・神は細部に宿る

という呪縛から逃れるように自分に言い聞かせることですかね。





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posted by 管理人 at 12:56 | Comment(0) | 知的生産術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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