上司のスケジュールは常にチェックしておく



いま、上司がどんなことをしているか知っていますか?

実際、上司の業務の一部が部下の業務なのだから、全く知らないということはないとは思いますが、全体像を知っている人は多分少数派。

仕事を部下の始点で見ると、自分の仕事なのだから上司は理解があって当然と思ってしまいますが、上司にとっては興味のあることの一部でしかないわけです。だからその状況を相談しようと思っても、ほかに優先順位の高い(興味のある)タスクがあれば上司は相手をしてくれない時もあります。




 「いまこんなに困っているのに、役に立たない上司だ」

なんてグチはよくありますが、実際、自分の業務のうちの一部でしかないので、大した興味がないだけなのかもしれないのですよ。

■自分の業務の全体像と上司の業務の全体像


自分に置き換えてみればわかりやすいのですが、重役への報告資料を一生懸命作っているときに、奥さんから「今夜の晩御飯、なにが食べたい?」なんて電話がかかってきたら、どんな反応をしますかね?

私なら、

 「腹がふくれりゃなんでもいい」
 「ビール」

なんて言っちゃいません?
※これでよく怒られるのですが…

役に立たない上司の反応も同じなのかもしれません。

現時点、そんなことはどうでもいいんですよ。
2時間後には別のことを言うかもしれませんが。




■上司の仕事を知る


上司にうまく自分の仕事に興味を持ってもらうためには、その仕事が上司にとってどのくらいの比重を占めていて、それがどう変化しているのかを知る必要があります。

だからといって、上司に「君の持っている仕事の全体像を、オレに報告するように」などとは言えません。

何らかの手がかりから想像するしかありません。

その方法は、

 ・上司の話しぶりに注意する
 ・チームミーティングで同僚の報告を注意深く聞く
 ・上司の活動計画を知る

ことです。上2つについては過去記事でもふれているので、今日は3つ目。上司の活動計画を知る方法について。

■スケジュールを調べる


方法は簡単です。

 共有しているスケジュールをチェックする

ことです。

大抵の会社ではスケジュールを共有する仕組みがありますよね。

スケジュールには、日時・場所・テーマはたいてい書かれています(書いてなきゃスケジュールにならない)。
うまくすれば、そのスケジュールを開いてみると、打ち合わせの案内・議事予定などが書かれているかもしれません。

私はスケジューラにはタスクも登録しています。この時間帯にタスク××をする、みたいに。そういう上司ならもっとラッキー。

それをじっくり読んで下さい。

そうすれば、その仕事がどのくらいの比重を占めているかはだいたい想像がつきます。
同じ部署のことなので、どのような仕事かもだいたい分かるでしょう。

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ここまでできる人は、そう多くはないとは思いますが、少しでも相手の行動を推測して配慮したり、同じ仕事でも‘早く効率的にすむように「ひと手間」を加えることができる人は、上司にとってはありがたい存在です。

小さな什事でも、ひと手間をかけることはできます。

たとえば、 上司からコピーを頼まれたとします。必要枚数のコビーを取り、それを上司に渡せば任務は完了です。

しかし、ひと手間はその先にあります。そのコピーされた書類は、どのように使われるのでしょうか。ファイルされる、ホッチキスで止めて使われる、1枚ずつ配布されるなど、何らかの用途があるはずです。

依頼する上司がそれを頼むときに明確に指示してくれることもあれば、上司自身がそこまで頭がまわっていないこともあります。

「会議まであと 20 分!とりあえず、コピーだけしてくれ!」という感じで頼んでいることも多いものです。

その際、
 「これはファイルするなら、穴を開けておきましようか?」
 「止めておいたほうがいいでしょうか。それとも配布するのなら、止めないほうがいいでしようか?」
などと、部下から聞いてあげることもでさます。

そこで、 L 司もようやく「そうだな。会議で配布しなくてはならないので、 10 名分をそれぞれまとめておいてくれると配布が楽だな」と気づくかもしれません。そして、そう聞いてくれた部ドに、感謝の気持ちが生まれます。

新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
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■上司の仕事が見えると「気の利いた」ことができる


上司にとって、部下の抱えている仕事がどのくらいの位置を占めているのかはこれでわかるようになります。

さらにこの利点として

 上司から「気が利く」と思われる行動が取れる
 次に上司からどんなことを言われるか先読みができる

などという評価をもらうことができます。

たとえば、役員から頻繁に呼び出されているようなら、多分新しい仕事が降りてきます。
自分の仕事の関係者との打ち合わせがあるようなら、自分の仕事について、何か調整しているのかもしれません。

そうした気づきを上司にうまくフィードバックすると

 「あの仕事、いまどんなふう………」
 「あ、進捗の報告書を作っておきました!」

なんて会話ができるようになるかもしれませんね。




■参考図書 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方





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常に「上司の考え」を予測しながら動く能力、それが「部下力」。
この「部下力」を身につけることで、上司を上手に動かすことができるようになり、あなたの仕事も効率的に回っていく!

上司は、仕事ができる部下が可愛く思えても、可愛いから仕事を任せるわけではない。また、仕事は一人で進めるものではなく、上司の決裁がないと進まないものがたくさんある。
そこで本書は、一所懸命に実務をこなしていても、なかなか上司に認められない、仕事を任せてもらえない、または、仕事がスムーズに進められないという部下が身につけたい「部下力」を丁寧に解説!






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著者 :新名史典

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●本書を引用した記事
 マインドマップソフトでループ図を作成する方法
 上司にもアポイントメントを取る
 上司のモチベーションを上げると仕事がしやすくなる
 分割報告法:報連相の頻度を上げる
 新しいシステムには一番協力してほしい人の名前を入れる
 人を動かす:相手の話を聞くときには手を止めなさい
 上司が部下の相談に乗ってくれないのはなぜ?
 海外出張に行くときは、その国の言葉で挨拶をしなさい
 事前に上司に電話をしてもらう
 人を理解するなら修飾語に注目する

●このテーマの関連図書


あなたが上司から求められているシンプルな50のこと

どんなにバカな上司の下でも成長できる仕事術

ザ・フォロワーシップ―上司を動かす賢い部下の教科書

ザ・チームワーク―良質なチームワークを築く24の方法

顧客に必ず“Yes"と言わせるプレゼン(DOBOOKS)

部下がきちんと動くリーダーの伝え方(アスカビジネス)





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posted by 管理人 at 08:24 | Comment(0) | 時間マネジメント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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