仕事の教科書を作る



一日仕事をして、何か気づきはありましたか?
何か失敗したことはありましたか?
なにかうまく行ったことはありましたか?

私は日誌にほぼ毎日企発という項目に何かしら書いています。
あとで読み返すと意味不明なことが書いて有ることも少なくありませんが。

読書記録(読書感想文みたいなものです)にも同じように「発見・気づき」を書くようにしています。



こっちに書いたことは、別の Excel に、図書名、引用、気付きの3点セットで書き写しをしています。

本ブログでも、引用+コメントみたいなことを書くことがおおいですが、これはその資料の中の一部です。

■仕事の教科書


これらは、単に気がついたことを書いているだけなら、ただの記録ですが、最低でも1週間に1回はそれを資料としてまとめています。

たとえば、

 PCの廃却時には、
  1.業者の○○に電話をしてHDDの破壊をしてもらう
  2.情報管理部○○係へ廃棄証明書を送る。
    廃棄証明書は業者からもらえる
  3.作業後、請求書がもらえるので、社内システム (...url...) で伝票処理
    費用処理は分類コードは××

みたいなことが書いてあります。

社内のルールだと、よく使うものは覚えてますが、こうした数年に1回しかないようなものは覚えてないことが多いんですよ。これが簡単に調べられるように社内システムが整備されていれば問題ありませんが、大抵の社内システムは探すのに恐ろしく時間がかかる。

で、こうした資料をまとめて OneNote (以前は、PowerPoint でしたが)に書き出してあります。そうすると一度でもやった作業というのは、自分がやるにしても、人にやらせるにしても、その資料を見れば簡単にやれるようになります。やること自体は単純なことが少なくないので。

技術的な作業方法もおなじように、書き出してあります。
たとえば、

 ・サーバ購入の選定要件
 ・プログラムリリース時のチェック項目
 ・機能DRにおける議事進行アジェンダ
 ・iPhone のパスワードリセットの方法
 ・プログラム作成における社内標準
 ・年末調整の記入箇所とチェックリスト(と昨年の提出物)

などなど。

二度と使わないようなものも結構ありますが、たまにしかやらなくてその手順を確認したり調べたりする手間がなくなって、作業時間が本当に減ります。調べ物というのは、成果を産まないですから。

こうした一度やったことというのを整理したノートを「仕事の教科書」と呼んでます。手書きノートではなく電子ノートです。今はほとんどを OneOnte に移植しましたが、以前は Excel や PowerPoint で管理してました。いまでもチェックリストなどは Excel で管理してます。

日誌から仕事の教科書に書き写しているのは、

 ・日誌だと他の情報に紛れて探すのが手間
 ・日誌はテキストで書くので、図解ができない
  一覧性で言えば、図解にまさるものはない

という理由からです。

もう一つ大事なことがありました。整理し直すと頭のなかでも整理できる、という点です。
一度書いただけだと一過性の情報になってしまいますが、「これは整理しておくべき」と思った内容を書き写したり、図解したりしていると頭のなかにはっきり記憶として残ります。過去にやったことがあれば、それが今でも通用するやり方なのかの検証ができます。

こうしておくと、信頼できる今の最新情報としての教科書が出来上がります。

一度にやり方の説明書を作ろうとすると、大変ですし、間違いも多くなります。でも1週間にひとつ程度であれば、それほど難しくはありません。これを3年続ければ、150ページの立派な資料が出来上がりますよ。




■コンテンツエディター


IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣』という本にこんなことが書いてありました。

★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●コンテンツ・エディターとして所属セクションの教科書を作る
入社して五年もすれば、現場をまかされ、後輩が配属されてきます。さまざまなプロジェクトにも参画し、経験を積んでも、積みっばなしでは「会社内個人」には近づけません。

重要なのは、仕事の節目節目でこれまでの経験を総括し、今後の仕事で使えそうなスキルやノウハウを文字にして残しておくことです。

これは僕(原尻)が 「PLANNING HACKS」で、「名作フアイル」(素晴らしい企画書のコレクション)や「教訓ノート」(先輩の言菓や専門用語の整理、仕事の進め方やルール化を箇条書きで貯めたノート)として、知恵をデータべース化するというハックで説明していたことです。

これをさらに体系化したものが、自分教科書です。

この自分教科書を作ったことが、僕のキャリアを大きく変えていくことになりました。

「Planning Basic」と題する教科書は、僕がマーケティングセクションに配属されてから、蓄積してきた膨大な情報を編集したもので、もともと自分だけの虎の巻として作成したものでした。

ある日のこと、後輩がかつて自分と同じ調査レポート作成でつまずいていました。

何度も上司のチェックを受けるのですが、しかられてばかり。

そこで、僕はこっそり、その後輩に虎の巻をプリントアウトしてあげたのです。

すると、面白いことが起きました。

会議で後輩が持っていた虎の巻を見て、ある営業部長が、この資料をもとに部の勉強会を開きたいと言ってきたのです。

僕は、そこで自分が吸収したノウハウを披露し、はじめて会社で「教える」立場になったのでした。

最初は自分自身のためだけに使っていたコンテンツが、相手のためを思ってプレゼントすると、そこから自分の役割が広がっていく。「献身がブランドになる」ということはこういうことなのだ、と実感したのはこの時でした。

原尻淳一(著) 『IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣
―――――――――――――――――――――★


本書では「節目節目で」と書いてありますが、私にはムリで、節目だったかどうかは、あとにならないと気が付かなくて、気がついたときにはもう終わったことなので忘れてますし、もう次のことにかかっているので、それに使うエネルギーはありません。

だから、やっている}今}、それをメモしておくことです。

それが日誌の役割ですので。
で、その記憶が残っているうちにそれを、別の資料としてまとめておくと、確実に資料として残せるようになります。

セミナーなどに行って、勉強したことも、今メモして、その日のうちに資料化しておかなければ、たいていは「あのときは感動したなあ」で終わっちゃいます。

記録は今しましょう。






■参考図書 『IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣





立ち読みできます立ち読み可
IT関連業者を中心に、アメリカのインターネットに端を発して、日本でも盛り上がりを見せる「Life Hacks」(効率よく仕事をこなし、高い生産性を上げ、人生のクオリティを向上させようとする取り組み)の日本版企画。
「スピーディに、楽して、効率よく」仕事をこなすノウハウを、Tips(小ネタ)形式で紹介する本。
「発想法」「情報整理術」「意志決定」「パソコン仕事術」等々のジャンルの仕事にすぐ役立つノウハウのうち、実際に使われているものを実例を交えて分かりやすく解説する。





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣
著者 :原尻淳一

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣
検索 :最安値検索

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 スキーマ読書術
 ポストイット(付箋)はあらかじめ貼っておく
 ポストイットToDo管理法
 TimeHacks:ToDoリストの管理方法
 仕事の教科書を作る
 なぜ、継続できないのか?

●このテーマの関連図書


PLANNINGHACKS!

STUDYHACKS!

TIMEHACKS!

整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣

IDEAHACKS!2.0

勝間和代のビジネス頭を創る7つのフレームワーク力ビジネス思考法の基本と…





■同じテーマの記事

成行(なりゆき)メモ

以前の記事でAARという方法を書きました。ちょっと引用すると改善/AARは、それをどうやったら改善できるかのアイディアを検討するところです。AARというのは「アフター・アクション・レビュー」という言葉の略で、米国陸軍が開発したやり方です。ビジネス書などを読んでいるとよく出てきます。知りたい方は

必勝の時間攻略法

古い本ですが、過去記事でも何度も取り上げた本の要約をご紹介します。『脳を活かす!必勝の時間攻略法』は、副題として「1日を26時間に増やす35の鉄則」とされています。その通り、灘高→東大、元NHKアナウンサーにして医師であり、衆議院議員公設第一秘書も務めた「奇跡のマルチ人間」が最新の脳科学に基づいた時間活用法を紹介した本です。過去記事でもプライムタイムを見つける成果が倍になるコマ割り時間術午前・午後の仕事時間の活..

メールはプルシステム1

以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは..

大量に書くメモを一元管理する方法

メモやノート、最近はデジタルメディアなどいろいろなところで情報が発生します。それを後で使えるようにしておかないと、労力をかけて作成した意味がありません。実際に私がメモをどのくらい使っているかというと…メモの資料量を測定してみた私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約3..

タスクの完了数

やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。「ストレスフリーの仕事術より」−昔の仕事はシンプルだった。その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わっているし、99本だったら終わっ..

毎日基礎トレーニングをする

トレーニングをしていますか?あなたの仕事における基礎能力は何かを考えたことがあるでしょうか。たとえば、PCを操作する仕事であればキーボードの入力の早さ、プレゼンをするのであれば声の出し方、生産ラインで組み立てをするのであれば、手先の動かし方などです。これらはすごく基礎的なことですが、これができないと話にならないものです。自分が知っている範囲で言うと、驚くほどこういった訓練をしていない人が多いです。私は基本ソフトの開発部隊を率いてますので、そのメンバーはPCのキーボー..




posted by 管理人 at 05:25 | Comment(0) | コンピタンス・コンピテンシー | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント: