ピンチヒッターを作る




あなたがもし、いまインフルエンザにかかっていることが判明して、会社に1週間位出社できなくなったとしたら、どうしますか?

 ・いまやっているプロジェクトは一時停止ですか
 ・明日までに出さないといけない報告書は1週間待ってもらえますか?
 ・明後日の打ち合わせは延期ですか?

いろいろ心配事が起きますね。

まあ、そもそも、「明日の活動が明確に生っていない」なんて場合もあるかもしれませんね。



私の場合は、結構そういう仕事も抱えてたりしますので、それはそれで「問題だよな〜」とは思いますが。

本日のテーマは、「やることが決まっていて、もし自分がやれなくなったときにどう対応するか?」です。

■ピンチヒッター


野球用語で、「ピンチヒッター」というのがあります。レギュラー選手でなく控えの選手を打者に出すことですね。
※ちょっと疑問なのは、「ピンチ」ではなく、「チャンス」だから出すんじゃないの?
※とは思います。
※それに普段は「バッター」と呼んでいて、このときだけ「ヒッター」とはどういうこと?
※みたいなのも疑問なのですが…

※余談ですが

やるべきタスクが明確なもので、期限を1週間伸ばせないようなときに、その仕事を誰かに「ピンチヒッター」として頼めますか?

もし、それができないとしたら、あなたの仕事は、報連相が十分できていないのかもしれません。もちろん、あなたのスキルや能力がなければできないこともあるでしょうけど、1週間だけだったら、不十分とは言えそれがやれないと、仕事の継続性としては問題がありますよね。

これは、管理職としても常に考慮が必要なことです。
つまり、もし、部下が1週間連絡できない状態になっても、その課としての業務を止めないのは必須です。それを常に考慮しているのかは、管理職の仕事のひとつです。

 部下の○○さんがインフルエンザのため、××の業務はできません

では組織として業務をしていることにはならないんですね。




■ピンチヒッターを用意しておく


ただ、最近は業務が細かく分割されていて、相当に専門的なスキルが必要なものも少なくありません。なので、同じチームの同僚であっても、仕事のフォローができない場合もあります。

ただ、そういうときであっても、少なくとも上司だけは、部下の不在期間中のフォローができる状態にしておかないと、本当にチーム(課・部門)としてのマネジメント機能が機能していない、と判断されかねません。

管理職がそれを強く意識することも重要ですが、部下としてもそれを意識して上司に、情報を流しておく必要があります。

ただし、部下の情報が全部上司に流れ込んできたら、上司はパンクします。
そこで、上司が必要になったときに、常に上司に最新情報が提供できる仕組みを準備しておくことが必要なわけです。

そのヒントがこちら。

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いざという時に備え、上司の「ピンチヒッター機能」(いざという時や困った時などに、仕事を手助けしてくれる協力者)を有効なものにするために、仕事を終えて帰る時には、必ず「明日、自分が会社に来ることができなかったら……」と仮定し、仕事を案件ごとにフアイリングして、机の中にきれいに収納することです。

私の場合は、案件ごとに違う色のクリアファイルを使い、付築に大きく案件名を書いては、ファイルの真ん中に貼り付けていました。

社外から電話をかけて、誰かに書類などを捜してもらう時には、一目でわかるので非常に役立ちました。ぜひ参考にしていただければと思います。

田中和彦(著) 『できる人はやっている 上司を使い倒す50の極意
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いまだと紙の書類は少ないので、殆どの情報は自分の PC でしょうかね。
PC のローカルドライブに保存しておけば、PC を共有している場合を除き、もうだれも見ることができません。

なので、サーバに常に最新の情報が入るように設定しています。
※自動でローカルフォルダと同期させるだけですが。

メールも、過去ログをサーバにおいています。
毎日、終業時刻に仕事関係のメールは、オフラインファイルに出力するように設定してありまして、PC をシャットダウンするときにはこのオフラインファイルがサーバにコピーされます。

このオフラインファイルは他の人でも開けるので、いざ見ようとすれば、そのファイルを自分の PC のメールクライアントにインポートすることで、見られるようになります。
※もちろん、機密情報については上司でしかアクセス出来ないようにはしてあります。

で、情報のありかを、共有の進捗状況ファイルに書き込んでおけば、もし明日私がいなくなっても、上司がフォローできるようにはしてあります。

もちろん、長期的には、スキルや情報ではなく、その人自身のコンピテンシーが必要なものもありますので、ちょっと難しいですが、ワンポイントならそれで十分トラブルを回避できます。

最近、災害などの対策として BCP(事業継続計画(Business continuity planning) を作る会社も少ないですが、個人やチームとしても、こういう手段を考えておいたほうが良いかもしれません。





■参考図書 『できる人はやっている 上司を使い倒す50の極意





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できる人はやっている 上司を使い倒す50の極意
著者 :田中和彦

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●本書を引用した記事
 トラブルを上司に報告する前にするべきこと
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 上司の情報を活用する
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 人脈をスタートさせる方法
 ピンチヒッターを作る
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●このテーマの関連図書


部下こそ上司にリーダーシップをとれ





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