報告書に必須の4要素:6.文字にして4要素を吟味する




仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。

 ・設問者が期待した答えがある
 ・だれに何をして欲しいのかが分かる




というポイントが押さえられています。

一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。

最初に登場人物をご紹介しておきます。

 報告書: 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
      場合により、口頭での報告なども含む
 報告者: 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
 書き手: 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
 設問者: 報告者に文章を書くように指示した人
      (多くは上司・メールの発信者)
 設問 : 設問者が報告者に発した内容そのもの
 読み手: 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。

本日は、「報告書に必須の4要素」シリーズのまとめをお送りします。

前回までの内容は以下をご覧ください。

 報告書に必須の4要素:1.概説
 報告書に必須の4要素:2.正しく「問い」を認識する
 報告書に必須の4要素:3.「テーマ」を文章にする
 報告書に必須の4要素:4.「答え」を論理的に推敲する
 報告書に必須の4要素:5.「反応」を引き出す




■4つの要素


今までの記事で、報告書の4要素について、私なりに考えていることを書いてきました。

読み手として意味の分からない報告書には以下の様な特徴がありました。

 ●「問い」  そもそも何のために書くのか、設問者の目的がわかってない
 ●「テーマ」 どの様な「テーマ」について論じるのかが曖昧
 ●「答え」  問に対する答えはなにかを明確にしていない
 ●「反応」  相手にどのような反応をして欲しいのかを言葉にしていない

これは、私の経験則で「うまく行った」「うまく行かなかった」ものについて、分析してみた結果なので、業種や会社等によって、どこに重きがおかれるか、それ自体が必要か、他にも重要な要素がある、など違いはあるかと思います。

ただ、ビジネス書なども参考にしましたので、基本的な構造はほぼ押さえていると考えています。

勢いで書いた報告書などはこうした構造がすっぽり抜け落ちているので、「思いつくことを思いつくままに書いたな…」なんていうことがわかってしまったりします。提出した報告書を上司が表紙だけ見て、書類入れに放り込まれないようにするためには、事前の推敲は必須で、その拠り所のひとつとして読んでいただければありがたいです。

最後に、この4要素で考える習慣をつけるためのちょっとしたコツについてご紹介したいと思います。

■4つの反応を考えて、基礎構造を検討する


文章を作ったり、ビジネス上の会話をするときには、この4要素を意識して考えてみてください。

たとえば、今アウトルックを開いてみて、自分宛てに来たメールを一つだけ適当に開いてみてください。
そして、その

 ・問い
 ・テーマ
 ・答え
 ・反応

をそれぞれ書き出してみてください。相手の言葉ではなく、自分の言葉に置き換えて。

意外と難しいですよ。

これらの設定は、これから組み立てていく論理の導入部と本論の輪郭をつかむための、いわば準備運動です。
そして、報告には、このテーマ建てが正しいのかを確認する部分が導入部になります。
そして、回答となる本論を展開することになります。

もし、導入部が間違っていれば、その時点で以下の本文を苦労して読むことはありません。
※この導入部というか、テーマが書かれてないメールや文章も多くて、意外と苦労します。
※私も、あまりかけてない方ですね。

相手が関心を持つ「問い」と、期待する反応から導かれる重要な「問い」がずれていたとします。

自分としては、シェア向上策の実行を承認してもらうために、問い「向上させるための施策は?」に重点を置いたつもりが、上司はアクション以前の問い「低下の原因はなにか?」に関心を持っている、といった場面もあります。

こういうことにならないよう、報告書が完成する前に、期待する反応が相手を考慮せずに先走っていないかどうかをチェックする報連相が重要なんですね。

相手の関心事の問いに十分な説明を用意して、さらに、なぜ、今シェア向上策の実行の承認が必要なのかを説明して、相手の関心を自分の関心のある問いにまで広げられないか、と考えることが有効です。

そして、書き手が製品 X を熟知する担当者である以上、報告者の言いたい問い「向上させるための施策は?」の説明が、担当者ならではの広がりや詳しさを備えていてはじめて、読み手は納得します。

期待する反応、読み手、書き手の各観点から、テーマを考察することに意義があります。

複眼的にテーマを考察することで、読み手に納得感を持ってもらえ、書き手にとっても期待する反応を引き出せる本論の輪郭をつかめるからですね。

以下、『ロジカル・ライティング』からの引用。

★――――――――――――――――――――――――――

「何について、何のために、誰が、誰に向けて書くのか]というコミュニケーションの設定が暖味模糊とした状態。これが、わかりにくい文書の温床になる。

特に気をつけたいのは、「何について,何のために書くのか」、つまり、文書のテーマと読み手に期待する反応が暖昧なまま、書く作業に邁進する、という落とし穴だ。

行き先未確認の見切り発車は禁物だ。

まずは、テーマ、読み手に期待する反応、書き手、読み手というコミュニケーションの設定をしっかり確認しよう。

なぜなら、これから進める文書全体の組み立てのィメージを持てるからだ。

・導入部の土台となる、文書のテーマと期待する反応は何か?
・本論では、テーマをどのような「問い」に置き換えて答えればよいのか?
・答えるべき「問い」が複数あるならば、どれに説明の主眼を置くのか?

この確認を通して組み立ての輪郭をつかむことができる。本章で取り上げた組み立ての準備は、一見、書くことからかけ離れているように見える。
だが、わかりやすく論理的な文書をスムーズに組み立てるうえで欠くことのできない、必須の準備だ。「急がば回れ」はロジカル・ライティングにも当てはまる。準備が整い、導入部を下書きしたら、次は文書の核になる本論の組み立てに進もう。

照屋華子(著) 『ロジカル・ライティング
――――――――――――――――――――――――――★


ということです。

ご参考になれば幸いです。




■参考図書 『ロジカル・ライティング




マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。もう1冊は『ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル 』でこちらも名著。
同名の本に、安田正氏のロジカル・ライティングもあるがこちらのほうが内容がソフト。







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●本書を引用した記事
 文章校正のためのセルフチェックリスト
 「…による」には2つの意味が存在する
 「以下の通り」は使わない
 接種理論:論理構造を図示してアンチテーゼを出す
 れる・られるを多用しない
 報告書に必須の4要素:6.文字にして4要素を吟味する
 報告書に必須の4要素:5.「反応」を引き出す
 報告書に必須の4要素:1.概説
 ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書


ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル(Bestsolution)

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

問題解決のジレンマ:イグノランスマネジメント:無知の力

クリティカルシンキング・実践篇―あなたの思考をガイドするプラス50の原則

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ロジカル・ライティング





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