報告書に必須の4要素:1.概説




仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。

 ・設問者が期待した答えがある
 ・だれに何をして欲しいのかが分かる

というポイントが押さえられています。

一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。

最初に登場人物をご紹介しておきます。

 報告書: 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
      場合により、口頭での報告なども含む
 報告者: 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
 書き手: 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
 設問者: 報告者に文章を書くように指示した人
      (多くは上司・メールの発信者)
 設問 : 設問者が報告者に発した内容そのもの
 読み手: 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。

■4要素概説

まず、本シリーズの概説として、4要素とはなにか、なぜこれが必要なのかについて書いておきたいと思います。

会話に限らす、何かの情報発信をするということは、コミュニケーションの一部です。
コミュニケーションは一方から他方へ流れるものではなく、双方向の流れを持っています。

報告書やメールで言えば、書く人と読む人がいる、ということです。

 「×××の実現方法は?」

という設問がプロジェクトリーダーからなされたのであれば、それは、

 実現に必要な技術
  ・○○○�@○○○
  ・○○○�A○○○
  ・○○○�A○○○
  ・○○○�B○○○
  ・○○○�C○○○

とリストアップすることではないのは明らかなのですが、実際にこういうメールを見かける時があります。

以下は本記事を書く際に参考にした本『ロジカル・ライティング』で書かれていた事例ですが、

★――――――――――――――――――――――――――
 部長:製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★


という設問(お題)に対して

★――――――――――――――――――――――――――
 開発部は××をしています
 営業部は××をしています
 製造部は××をしています
――――――――――――――――――――――――――★


と報告したら、どの様な反応が返ってくるかは明らかですね?

■書き始める前の落とし穴

こういた問題ではまっている問題は、大きく4つあって

 ●「問い」  そもそも何のために書くのか、設問者の目的がわかってない
 ●「テーマ」 どの様な「テーマ」について論じるのかが曖昧
 ●「答え」  問に対する答えはなにかを明確にしていない
 ●「反応」  相手にどのような反応をして欲しいのかを言葉にしていない

ということです。

つまり、この4つ「問い」「テーマ」「答え」「反応」を明確にしてから書き始めれば、おおきく外した報告書を作ってしまって、「なんだか意味がわからん。作りなおせ!」といわれるようなことはありません。
※設問者(報告書の読み手)が知りたかったことと違わなければ、という条件付きですが。

次回から、この報告書(口頭での報告も含む)の4要素について詳説します。




■参考図書 『ロジカル・ライティング

マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。もう1冊は『ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル 』でこちらも名著。
同名の本に、安田正氏のロジカル・ライティングもあるがこちらのほうが内容がソフト。




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ロジカル・ライティング
著者 :照屋華子

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●本書を引用した記事
 接種理論:論理構造を図示してアンチテーゼを出す
 報告書に必須の4要素:6.文字にして4要素を吟味する
 報告書に必須の4要素:5.「反応」を引き出す
 報告書に必須の4要素:1.概説
 ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書


ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル(Bestsolution)

大前研一「新・資本論」―見えない経済大陸へ挑む

わかる、使える「論理思考」の本

テキストアンソニー会計学

マーケティング思考法―考えて行動するための実践的手引書

[新版]問題解決の実学





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